Microsoft-Cloud aus zweiter Hand Steigende Preise für Cloud-Anwendungen – es geht auch günstiger

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Jahr für Jahr steigen die Preise für cloud-basierte Softwarelösungen. Zuletzt hatte Microsoft im April 2023 die Preise für sein beliebtes Office-Softwarepaket um durchschnittlich 11 Prozent erhöht. Das belastet zunehmend die IT-Budgets.

Die Preiserhöhungen sorgen gerade bei Kommunen und kleineren Firmen, die sich die monatlichen Kosten nur schwer leisten können, für Unmut. Sie suchen deshalb zunehmend nach Angeboten, die bei ähnlichem Leistungsumfang günstiger sind.

Eine solche Alternative bieten gebrauchte Softwarelizenzen. Für Unternehmen, die auf der Suche nach günstigeren Alternativen zu den Cloud-Lösungen sind, stellen gebrauchte Softwarelizenzen also eine lohnende Option dar, um bares Geld zu sparen. Der Handel mit gebrauchten Microsoftlizenzen ist dabei in der EU grundsätzlich unproblematisch – sofern der Käufer selbst auf einige Dinge achtet.

Steigende Preise bei Microsoft 365 und Co.

Heutzutage sind hochwertige und rechtssichere Softwarelösungen ein Muss für jedes Unternehmen. Das ist wichtig, um die betrieblichen Abläufe reibungslos zu gestalten und somit Kosten im Unternehmen zu reduzieren. Denn optimierte Prozesse führen zu zeiteffizientem Arbeiten. Die Krux an geeigneter Software besteht allerdings darin, dass Anbieter mittlerweile horrende Summen fordern. Das betrifft vor allem Microsoft, der seine Preise kontinuierlich anzieht.

Ganze 30 Millionen Euro – so beziffert beispielsweise der „Couchbase Cloud Evolution Report 2022“ die jährlichen Kosten, die Unternehmen im Durchschnitt durch Cloud-Abonnements entstehen. Das sind beachtliche Summen, die schmerzen – wenn man bedenkt, dass dieses Geld auch in anderen Bereichen des Unternehmens gut eingesetzt werden könnte. Um diesem Szenario zu entgehen, das vor allem kleine und mittelständische Unternehmen finanziell stark belastet, gibt es eine Lösung. Diese lautet: gebrauchte Microsoft-Lizenzen.

On-Premises-Anwendungen priorisieren

Dabei handelt es sich um eine rechtssichere und finanziell lohnende Lösung. So existieren beispielsweise von allen Anwendungen in Microsofts Office-Softwarepaket auch Offline-Versionen, die lokal auf den Rechnern und Servern des Unternehmens installiert werden. Im Gegensatz zu Cloud-Anwendungen sind deren Lizenzen in der Regel nicht zeitlich beschränkt und können ohne monatliche Gebühren genutzt werden.

Gleichzeitig bieten On-Premises-Softwarelösungen eine höhere Flexibilität und können ganz den Bedürfnissen des Unternehmens angepasst werden. So ist es unter anderem möglich, die Programme auf einem firmeneigenen Server aufzuspielen, sodass von jedem zugriffsberechtigten System damit gearbeitet werden kann – sie lassen sich also genau wie Cloud-Anwendungen auch zur Arbeit im Homeoffice nutzen. Anders als bei Cloud-Software behält dabei das Unternehmen selbst die volle Kontrolle darüber, wer auf die Daten zugreifen kann und wie diese aufbewahrt und geschützt werden.

Gebrauchte Softwarelizenzen oft erheblich günstiger

Lizenzen für gängige Software wie Microsoft Office sind zudem nicht nur neu vom Anbieter zu beziehen, sondern auch vollkommen legal aus zweiter Hand erhältlich. Möglich ist dies durch mehrere Entscheidungen von EuGH und BGH seit dem 3.7.2012, die es Softwareschmieden untersagen, die Weitergabe nicht länger benötigter Softwarelizenzen zu verbieten. Wird eine Anwendung ersetzt, kann der bisherige Lizenznehmer seine Lizenz also problemlos weiterverkaufen, um anderen die Arbeit damit zu ermöglichen.

Auf diese Weise gelangen völlig legitime Lizenzen auf den Markt und Unternehmen können dank der gebrauchten Softwarelizenzen im Vergleich zum Neukauf bis zu knapp 72 Prozent einsparen. Dabei entstehen ihnen dadurch keinerlei Nachteile, denn die gebrauchten Microsoftlizenzen liefern den vollen Funktionsumfang. Der neue Besitzer kann somit sofort von allen enthaltenen Features und zukünftigen Sicherheits- und Funktions-Updates profitieren. Da der bisherige Lizenznehmer das Programm nicht mehr nutzt, ist die Weiterverwendung zudem rechtskonform und auditsicher möglich.

Cloud-Funktionen ohne Cloud-Preise

Einziger Wermutstropfen bei gebrauchten Softwarelizenzen ist, dass On-Premises-Lösungen von der IT-Infrastruktur des Unternehmens abhängig sind – die Einbindung in bestehende Systeme und hauseigene Netzwerklösungen muss also selbst realisiert werden. Dies erfordert einerseits fachliches Know-how, ermöglicht jedoch auch eigene Anpassungen, um besondere Anforderungen zu erfüllen.

In Fällen, in denen einzelne Features von Cloud-Anwendungen benötigt werden, besteht zudem die Option einer Hybridlizenzierung – einer Kombination aus gebrauchten Softwarelizenzen und Cloud-Anwendungen von Microsoft. Diese bietet den Vorteil, dass der Lizenznehmer zwar kostengünstig auf die benötigten Cloud-Funktionen zugreifen kann, um zum Beispiel Daten in der Cloud zu speichern und auf jedem System abzurufen, sich jedoch nicht für sein Tagesgeschäft davon abhängig macht.

Kauf nur beim verlässlichen Händler

Beim Erwerb gebrauchter Microsoftlizenzen ist jedoch unbedingt darauf zu achten, dass die Lizenz echt ist und der Vorbesitzer sie tatsächlich nicht mehr verwendet. Dies sollte durch eine EuGH-konforme Dokumentation gesichert sein, um zu verhindern, dass in Audits Probleme auftreten. So könnte eine doppelt verwendete Lizenz dazu führen, dass empfindliche Strafzahlungen und Kosten für die Nachlizenzierung der verwendeten Software fällig werden.

Es empfiehlt sich daher, gebrauchte Softwarelizenzen nur über einen seriösen Händler zu beziehen. Dieser ist mit der Rechtslage und den Anforderungen für den Weiterverkauf vertraut und vertreibt nur Lizenzen, die die geltenden Bestimmungen erfüllen. Insbesondere sollte bei der Auswahl darauf geachtet werden, dass der Händler den gesamten Prozess von der Deinstallation der Software beim Vorbesitzer bis zum Erwerb und Weiterverkauf der Lizenz EuGH-konform dokumentieren kann. Dazu gehört unter anderem auch eine Erklärung des Erstbesitzers, in der dieser rechtsverbindlich bestätigt, alle zusätzlichen Kopien vernichtet und die Programme von seinen Geräten gelöscht zu haben.

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