Firmen bewerten ihren SharePoint-Einsatz

SharePoint-Anwender urteilen: Intranet Top, Cloud Flop

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Die aktuelle Anwenderstudie fasst den Status-quo über den Einsatz von Microsoft SharePoint im deutschsprachigen Raum zusammen.
Die aktuelle Anwenderstudie fasst den Status-quo über den Einsatz von Microsoft SharePoint im deutschsprachigen Raum zusammen. (Bild: Rewpixel Ltd., Fotolia)

Microsoft hat mit SharePoint eine mächtige Plattform in den Unternehmen platziert, die für so ziemlich alles eingesetzt werden kann – von der Dokumentenverwaltung über Intranet bis Social Collaboration.

Doch diese Vielfalt muss nicht nur ein Segen sein. Vielmehr wirft sie die Frage auf, wo genau die Stärken und Schwächen von SharePoint liegen und ob vielleicht auch viel Potenzial ungenutzt schlummert. In Zusammenarbeit mit dem Fachportal sharepoint360.de hat die Stuttgarter Hochschule der Medien Anwender zu ihrem Einsatz von Microsoft SharePoint im deutschsprachigen Raum befragt. Die Verfasser wollten insbesondere Licht in die unterschiedlichen Einsatzbereiche, die genutzten Funktionsumfänge, die geplanten Strategien sowie mögliche Hindernisse bringen.

Mit über 300 befragten Entscheidern aus mittleren und großen Anwenderunternehmen ist die Studie laut Angabe die umfangreichste Erhebung in dieser Region, die aktuelle Transparenz über den facettenreichen Einsatz von SharePoint gibt. Die ausführliche Online-Befragung erfolgte im Zeitraum von Dezember 2015 bis Januar 2016 und wurde von den Anbietern Harmonie, Henrichsen AG, IPI GmbH, Inosoft GmbH, R.K. Profits, Nova Capta Software & Consulting GmbH sowie der Implexis GmbH unterstützt.

Social-Intranet als Digitalisierungsbasis

Die Ergebnisse auf einen Blick.
Die Ergebnisse auf einen Blick. (Bild: Hochschule der Medien/Sharepoint360.de)

Insgesamt 88 Prozent aller Befragten nutzen den SharePoint Server als Mitarbeiterportal. Und 85 Prozent verwalten darüber ihre Dokumente und Dateien. Damit spricht sich die klare Mehrheit weiterhin für SharePoint als Plattform für dokumentenzentrierte, teamübergreifende Zusammenarbeit aus. Bezogen auf das Social Business sehen die Befragten daher ihr internes Social Intranet klar als Ausgangspunkt für die Digitalisierung des Arbeitsplatzes. Diese Entwicklung unterstreichen auch 83 Prozent, die in SharePoint die strategische Basis für eine verbesserte Zusammenarbeit sehen. 39 Prozent können sich die Technologie sogar als Grundlage für umfangreiche Digitalisierungsvorhaben vorstellen. Allerdings kommen 54 Prozent auch zu dem Schluss, dass die bisherige Nutzung der Plattform eher mangelhaft ausgefallen ist. Auch der geschäftliche Nutzen des Tools war bisher für rund die Hälfte nicht erkennbar.

Kritische Beurteilung der Cloud-Umgebung

Obwohl Microsoft seinen Geschäftsfokus inzwischen deutlich auf die Cloud setzt, reagierten die deutschen Anwender bisher eher verhalten. On-Premise bleibt bevorzugte Betriebsform.
Obwohl Microsoft seinen Geschäftsfokus inzwischen deutlich auf die Cloud setzt, reagierten die deutschen Anwender bisher eher verhalten. On-Premise bleibt bevorzugte Betriebsform. (Bild: Bild: Hochschule der Medien)

Mit 65 Prozent setzt die Mehrheit der Firmen SharePoint bevorzugt als On-Premise-Lösung, also im eigenen Rechenzentrum, ein. Eine gemischte – hybride – Nutzung der Instanzen spielt mit 17 Prozent noch eine untergeordnete Rolle. Ganz entgegen der propagierten „Cloud-First“-Strategie aus dem Hause Microsoft, wollen 53 Prozent der deutschen Anwender vorerst gar nicht in die Cloud investieren.

Ganze 71 Prozent sehen eine gute Usability als das entscheidende Kriterium bei der Einführung von Portalsoftware an. Rund 40 Prozent sind genau in diesem Punkt nicht zufrieden mit ihrer SharePoint Anwendung. Um eine bessere Benutzerfreundlichkeit zu erreichen, geben 60 Prozent an, grundlegende Anpassungen an der Software vornehmen zu müssen. Mehr als die Hälfte will daher, künftig mehr Geld in weitere Anpassungen investieren. 75 Prozent sehen bei diesen Aufgaben vor allem ihre Dienstleister in der Pflicht. Die Mehrheit der Mitarbeiter (95 Prozent) greifen direkt am Desktop auf die Anwendung zu. Tablets liegen mit 58 Prozent noch deutlich darunter, ebenso Smartphones, deren Nutzung 42 Prozent ausmacht. Diese Ergebnisse deuten darauf hin, dass der mobile Zugriff auf Dokumente und Informationen aktuell noch in den Anfängen steckt und sich erst entwickeln muss.

Durchwachsene Usability

Intranet-Experte Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki bewertet SharePoint trotzdem als „ein ideales Werkzeug für die Digitale Transformation in Unternehmen“. Mit-Verfasser Prof. Dr. Arno Hitzges, Spezialist für Contentmanagement und ebenfalls Lehr- und Forschungsbeauftragter an der Stuttgarter Hochschule der Medien, pflichtet dieser Meinung grundsätzlich bei, allerdings sei als Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz ein klarer Fokus auf ein definiertes Einsatzszenario und damit die Reduktion der Komplexität für den Anwender unabdingbar. Das bestätigt auch David Lavenda vom Microsoft Partner Harmonie: „Mit dem Wunsch nach besserer Usability legen die Kunden den Finger in die Wunde, denn je einfacher und schneller die Handhabung, desto höher die Zufriedenheit und schließlich die Akzeptanz der gesamten Plattform.“

Alle relevanten Informationen zur SharePoint Anwenderstudie 2016 stellt das Studienteam in Kurzfassung zur Verfügung.

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