UiPath gibt eigene Erfahrungen an Kunden weiter So funktioniert ERP-Transformation mit Agentic Automation

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Während viele Unternehmen noch darüber diskutieren, wie sie die Mammutaufgabe einer SAP-Transformation überstehen sollen, hat UiPath seine eigene Migration auf SAP S/4HANA bereits abgeschlossen. Das Unternehmen setzte auf KI-gesteuerte Automation als neues Betriebsmodell.

Der Auslöser für die ERP-Modernisierung lag in der rasanten Entwicklung von UiPath selbst. Nach dem Börsengang und dem starken globalen Wachstum stieß das bestehende ERP-System schnell an seine Grenzen. Die Finanzprozesse waren geprägt von manuellen Abläufen, die nicht nur zeitaufwendig waren, sondern auch das Risiko von Fehlern erhöhten. Abrechnungszyklen zogen sich in die Länge, komplexe Verträge und Non-Standard-Deals erforderten zahlreiche manuelle Eingriffe.

Auch die Erstellung von Berichten für unterschiedliche Rechnungslegungsstandards band erhebliche Ressourcen. Hinzu kamen fragmentierte Systemlandschaften und eingeschränkte Skalierbarkeit, die den Handlungsspielraum des Unternehmens zunehmend begrenzten. Diese Mischung aus wachsendem Geschäftsvolumen, manueller Belastung und fehlender Agilität ließ keine Zweifel daran aufkommen, dass ein moderner, integrierter ERP-Ansatz keine Option, sondern eine Notwendigkeit geworden war.

Lernen am eigenen Beispiel: „Customer Zero“

UiPath entschied sich, die eigenen Lösungen nicht nur bei Kunden einzusetzen, sondern zuerst im eigenen ERP-Projekt. Unter dem Titel „Customer Zero“ wurde die Migration als Proof-of-Concept für ein neues Vorgehensmodell konzipiert. Dabei ging es nicht darum, ein Show-Case aufzubauen, sondern darum, die Plattform in einem realen, unternehmenskritischen Szenario zu testen und weiterzuentwickeln.

Der Mehrwert liegt auf der Hand: Die Erfahrungen aus diesem Projekt fließen nun unmittelbar in die Beratung und Umsetzung bei Kunden ein. Methodiken, wiederverwendbare Automatisierungen und Governance-Modelle wurden dokumentiert und in Form eines Automation Playbooks gebündelt.

Clean Core plus Automatisierung: Architektur mit Zukunft

Ein Kernprinzip von „Customer Zero“ war die Clean-Core-Strategie. Statt umfangreiche kundenspezifische Anpassungen vorzunehmen, blieb der SAP-Kern weitgehend standardnah. Wo sich dadurch Lücken ergaben, setzte UiPath auf Automatisierung. Dieses Vorgehen reduzierte die technische Komplexität und schafft heute die Grundlage für schnellere Upgrades und eine flexible Weiterentwicklung.

Technologisch kam dabei die gesamte Bandbreite der UiPath-Plattform zum Einsatz: Von Robotic Process Automation über intelligente Dokumentenverarbeitung und Testautomatisierung bis hin zu KI-gestützter Orchestrierung. Diese Kombination machte es möglich, Datenmigrationen, Integrationen mit Systemen wie Workday oder Salesforce sowie Testzyklen weitgehend automatisiert und koordiniert abzuwickeln.

Orchestrierung als Schlüssel

Dass mehr als 200 Automatisierungen entstanden sind, ist bemerkenswert, entscheidend ist jedoch, dass sie nicht isoliert arbeiten, sondern orchestriert werden. Genau hier zeigt sich die eigentliche Stärke des Ansatzes.

Orchestrierung stellt sicher, dass Bots und KI-Agenten nicht nur Einzelschritte abarbeiten, sondern im Zusammenspiel ganze Prozessketten stabil und zuverlässig ausführen. Wenn beispielsweise in der Fakturierung eine Abweichung erkannt wird, sorgt die Orchestrierung nicht nur für einen Neustart des betroffenen Prozesses, sondern löst vordefinierte Korrekturschritte aus, informiert die zuständigen Fachbereiche und dokumentiert den Vorgang für die Revision. Damit wird Automatisierung von einer punktuellen Lösung zu einem verlässlichen Betriebsmodell.

Die Ergebnisse sprechen eine klare Sprache: Ein Clean Core von 93 Prozent spart langfristig Kosten, indem er die Probleme verhindert, die durch kurzfristige Abkürzungen in der Entwicklung oder Systemgestaltung entstehen. Über 85 Prozent der Finanzprozesse laufen vollautomatisiert, wodurch sich Durchlaufzeiten verringern und manuelle Fehlerquellen nahezu ausschließen lassen. Rund 60 Prozent der Testfälle wurden automatisiert, was die Belastung der Fachbereiche spürbar reduzierte. Und die gesamte Projektdurchführung gelang um rund zehn Prozent schneller als in vergleichbaren Rollouts.

Für IT-Entscheider sind diese Zahlen nicht nur Effizienzkennzahlen, sondern ein Hinweis auf ein neues Vorgehensmodell: weniger Risiko, mehr Agilität, bessere Auditierbarkeit und eine nachhaltige Architektur für zukünftiges Wachstum. Mihai Faur, CIO von UiPath, bringt es auf den Punkt: „Unsere Customer-Zero-Reise zeigt, wie Organisationen ihre Prozesse zukunftssicher gestalten können, indem sie Agentic Orchestration tief in ihre ERP-Landschaften integrieren.“

Vom Effizienzbooster zum Unternehmensorchestrator

Auf der erreichten Basis entwickelt UiPath nun das Konzept des Agentic ERP weiter. Ziel ist es, autonome KI-Agenten noch stärker in die täglichen Abläufe einzubinden. Diese sollen Entscheidungen vorbereiten, Ausnahmen eigenständig managen und Prozesse über SAP- und Non-SAP-Systeme hinweg orchestrieren. Menschen werden dann nur noch dort eingebunden, wo Unklarheiten bestehen oder dies den größten Mehrwert bringt.

Damit geht die Automatisierung über reine Effizienzsteigerung hinaus: Sie wird zum Orchestrator eines Unternehmensbetriebs, der agil, resilient und zukunftsfähig ist. Aber: Agentic Automation ist kein Allheilmittel. Fehler in Governance, unzureichende Datensicherheit oder eine schlechte Anbindung von Schnittstellen können Automatisierungsvorhaben schnell teuer machen. Technisch sind stabile APIs, saubere Datenmodelle und Versionierung von Automatisierungen Voraussetzungen, damit das Agentic-Modell zuverlässig funktioniert. Unternehmen, die eine solche Transformation planen, sollten sich deshalb auf das Know-how von erfahrenen Experten verlassen.

Transformation als Blaupause

ERP-Modernisierung muss nicht zwangsläufig ein Kraftakt voller Sonderentwicklungen sein. Ein Clean Core, kombiniert mit einer konsequenten Automatisierung und professioneller Orchestrierung, eröffnet Unternehmen eine praktikable Alternative: weniger Risiken, geringere Betriebskosten, schnellere Ergebnisse. Die Customer-Zero-Initiative ist damit nicht nur ein interner Erfolg, sondern eine Blaupause für den Markt. Unternehmen, die ihre SAP-Transformation planen, finden hier ein Modell, das zeigt: Mit Agentic Automation lässt sich ein ERP nicht nur modernisieren, sondern in eine neue Betriebslogik überführen.

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