Software Lifecycle Management als Managed Service Routine sicher auslagern – Digitalisierung stemmen

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Beim Software Lifecycle Management (SLM) geht es heute um weit mehr als die Verwaltung von Lizenzen. Eine zentrale Rolle spielt die Abstimmung der Lizenzierung mit der Geschäftsstrategie und die Kostenoptimierung. Gerade im komplexen Umfeld der Cloud-Lizenzierung gewinnt dies zunehmend an Bedeutung.

Deshalb lohnt es sich in den meisten Fällen, das SLM in die Hände eines spezialisierten Dienstleisters zu legen. So profitieren Unternehmen von Experten-Know-how und entlasten damit gleichzeitig die eigene IT-Abteilung.

Welche Software-Lizenzen haben wir im Unternehmen? Nutzen wir unsere Lizenzen richtig? Und zahlen wir auch wirklich nur das, was wir tatsächlich benötigen? Um diese Fragen beantworten zu können, benötigen Unternehmen ein funktionierendes Software Lifecycle Management (SLM). Der zunehmende Einsatz von Cloud Services hat das nicht wie erhofft vereinfacht, sondern eher verkompliziert.

In der Cloud ist das Risiko für Compliance-Verstöße zwar gering, aber Unternehmen laufen hier Gefahr, dass die Kosten explodieren. So gibt es zum Beispiel viele verschiedene Möglichkeiten, Microsoft Office 365 zu lizenzieren. Häufig buchen Unternehmen ein größeres Paket als sie eigentlich bräuchten. Zudem werden Cloud-Services teuer, wenn Kunden mehr Ressourcen konsumieren als geplant. Wer 100 Stunden Rechenleistung oder 100 GB Speicher pro Monat abonniert hat, aber 120 Stunden und 120 GB verbraucht, muss nachzahlen.

Lizenzierungsakribie muss sein

Bedarfsgerechte Lizenzierung benötigt fundiertes Know-how in den komplexen Lizenzmodellen der Hersteller, um die jeweils günstigste Lösung herauszufinden, gleichzeitig aber Unter- oder Fehllizenzierung zu vermeiden. Werden neue Lizenzen angeschafft, müssen diese richtig zugeordnet und ablegt werden, sodass sie im Falle eines notwendigen Nachweises schnell parat sind und die Compliance belegen. Das ist akribische Fleißarbeit, die erheblichen Aufwand verursacht und den Einsatz von Spezial-Tools erfordert.

Darüber hinaus haben Lizenzmanager die Aufgabe, Chancen und Risiken innerhalb der Lizenzierung transparent zu machen und regelmäßig an die Geschäftsleitung zu berichten. Sie behalten die Lizenzkosten immer im Blick und zeigen auf, wo man Ausgaben optimieren könnte oder wo die Gefahr einer Fehlnutzung besteht. Es obliegt dann der Geschäftsleitung zu entscheiden, ob sie Risiken eingehen will. Dabei hängt die passende Lizenzierung eng mit der Unternehmensstrategie zusammen. Manchmal mag es zum Beispiel sinnvoll sein, heute ein überdimensioniertes Lizenzmodell zu wählen, um morgen für geplante Entwicklungen gerüstet zu sein. Die Basis für solche Entscheidungen schafft das SLM.

All diese Aufgaben im Lizenzmanagement zu stemmen, ist aufwändig und komplex. In großen Unternehmen ist SLM daher meist auf mehrere Köpfe verteilt. In kleineren muss dagegen ein einzelner Mitarbeiter sämtliche Rollen übernehmen. Das ist eine erhebliche Belastung und geht häufig auf Kosten der Qualität. Unabhängig von ihrer Größe leiden Unternehmen heute unter dem anhaltenden Fachkräftemangel. Qualifizierte IT-Mitarbeiter zu finden, ist schwer, und viele Teams arbeiten schon am Rande ihrer Kapazitäten. Gleichzeitig stehen sie vor der Herausforderung, die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Denn die IT ist heute in allen Fachbereichen stärker gefragt denn je und muss die Basis für Innovationen schaffen.

Das stellt viele Betriebe vor ein Dilemma: Einerseits dürfen sie Routine-Aufgaben wie das Lizenzmanagement nicht vernachlässigen – andererseits brauchen sie ihre IT-Fachkräfte dringend für wichtige Digitalisierungsprojekte.

Bedarfsgerechter Managed Service als Alternative

Ein Managed Service Provider (MSP) für SLM kennt sich umfassend mit den Lizenzierungsarten aus, ist immer über die neuesten Regelungen informiert und verfügt über das nötige rechtliche Hintergrundwissen. Da dieser in der Regel SLM für unterschiedliche Unternehmen betreibt, kann er auf einen großen Erfahrungsschatz zurückgreifen. Bei der Wahl des MSP sollten Unternehmen darauf achten, dass er groß genug ist, um Kontinuität im Service zu garantieren. Er sollte in der Lage sein, Teams bei Bedarf aufzustocken und bei gleichbleibend hoher Qualität zu skalieren.

Der Dienstleister kann wahlweise einzelne Rollen oder das komplette Lizenzmanagement übernehmen. So werden die eigenen IT-Mitarbeiter entlastet – und diese gewinnen Zeit, sich mit der digitalen Transformation zu befassen. Zudem müssen Unternehmen kein eigenes Experten-Know-how in Lizenzthemen aufbauen, sondern können auf das Fachwissen von erfahrenen Spezialisten zurückgreifen. Ein ebenso wichtiger Garant für die optimale Funktion eines SLM Managed Service ist eine möglichst hohe Automatisierung durch die Anbindung und Nutzung spezifischer Werkzeuge. Mit ihrer Hilfe kann er zum Beispiel auch Schatten-IT aufdecken und ermitteln, welche Cloud-Services im Unternehmen eingesetzt werden. Verwendet der Kunde bereits eigene SAM-Software, kann der MSP diese in seine Prozesse integrieren.

Ein zentraler Bestandteil des Managed Service sind regelmäßige Reportings und Analysen. Der Provider informiert den Kunden über seine aktuelle Lizenzierung, Nutzung, Chancen und Risiken. Er berät ihn, ob die Analyse-Ergebnisse zur IT-Strategie des Unternehmens passen und gibt Handlungsempfehlungen. Eventuell sollten zum Beispiel bestimmte Prozesse im Einkauf, in der IT oder im Lizenzmanagement selbst angepasst werden. Speziell an diesem Punkt ist es wichtig, dass der MSP in der Lage ist auf die zumeist sehr spezifischen Anforderungen und Situationen in den Empfehlungen einzugehen, dies auch idealerweise im Dialog mit dem Kunden.

Wann sich Managed SLM lohnt

Natürlich kostet ein Managed Service auch Geld. Üblicherweise zahlt der Kunde eine monatliche Pauschale für die vereinbarten Leistungen. Ob sich das lohnt, lässt sich mit einer einfachen Kosten-Nutzen-Analyse errechnen. Je mehr Lizenzen ein Unternehmen einsetzt und je komplexer die Nutzung ist, umso aufwendiger ist auch das SLM.

Umso größer ist die Gefahr für Unter- oder Fehllizenzierung und die Chance zur Kostenoptimierung. Dadurch rechnen sich die Ausgaben für den Managed Service schnell. Jedes Unternehmen muss zudem selbst für sich entscheiden, ob es sinnvoll ist, Zeit und Geld zu investieren, um eigene Mitarbeiter im SLM zu schulen – oder ob man diese Ressource nicht lieber für andere Projekte einsetzen möchte.

* Der Autor Bernhard Schweitzer ist Practise Lead SLM Services bei SoftwareONE.

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