Der Copilot-Check für Unternehmen KI-Potenziale für Microsoft 365 freisetzen

Anbieter zum Thema

COMPAREX AG

netfiles GmbH

Cloudgermany.de GmbH

STACKIT GmbH & Co. KG

Will ein Unternehmen künstliche Intelligenz (KI) – beispielsweise in Form von Microsoft 365 Copilot – einführen, braucht es stabile Strukturen. Daher sollte es die eigene KI-Reife prüfen – sie ist die Basis dafür, um gesetzte Ziele zu erreichen.

Wer mit Microsoft 365 arbeitet, spielt auch mit dem Gedanken, den KI-Assistenten Copilot zu implementieren. Allerdings sollten Unternehmen vorher prüfen, ob sie reif genug für KI in ihrer Organisation sind. Denn Copilot ist kein simples Werkzeug, sondern ein umfassendes Technologie-Ökosystem mit drei Hauptpaketen: Copilot Free, Copilot Pro und Microsoft 365 Copilot. Ersteres ist kostenfrei, hat jedoch aus Datenschutzgründen kaum einen Platz im Unternehmensumfeld. Copilot Pro ist für Privatpersonen gedacht und die Microsoft-365-Variante für Unternehmen – Microsoft 365 Copilot ist in Microsoft 365 integriert, datensicher und als Monats- oder Jahresabonnement zu haben.

Das volle Potenzial lässt sich aber nur mit einer soliden IT-Infrastruktur, genügend Cloud-Kompetenz und einer KI-affinen Unternehmenskultur ausschöpfen. Fehlt diese Basis, kann der Nutzen begrenzt bleiben. Wie gewährleisten Unternehmen, dass sie den KI-Assistenten sinnvoll einführen? Am besten halten sie sich an den folgenden 5-Schritte-Plan:

Die fünf Schritte des Reifegrad-Checks

1. Arbeitsprozesse analysieren: Wo schafft ein KI-basierter, persönlicher Assistent Mehrwert?
Im ersten Schritt gilt es bestehende Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Welche Arbeitsabläufe lassen sich durch Microsoft 365 Copilot beschleunigen, welche vereinfachen? Eine gründliche Analyse hilft, die Verbesserungschancen zu erkennen.

2. Technische Infrastruktur prüfen: Fit für die Zukunft?
Hierbei wird die gesamte IT-Landschaft des Unternehmens beleuchtet. Sind die Netzwerke ausreichend leistungsfähig? Entsprechen die Cloud-Systeme den Anforderungen? Besteht Bedarf an Integrationsmaßnahmen? Je detaillierter die Überprüfung, desto klarer das Bild.

3. Datenqualität und Datenschutz: Sicher und strukturiert
Ist die Datenbasis für KI-gestützte Prozesse geeignet? Dabei geht es nicht nur um die Qualität der Daten, sondern auch ob Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.

4. Mitarbeiterschulungen planen: Kompetenzen aufbauen
Welche Schulungsmaßnahmen sind nötig, damit die Mitarbeiter lernen mit Microsoft 365 Copilot umzugehen? Das kann das gesamte Spektrum umfassen: von Grundkenntnissen bis hin zu fortgeschrittenem Prompting.

5. Strategische Planung: Ziele und Fahrplan definieren
Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse lässt sich eine individuelle Strategie entwickeln. Diese betrifft technische und organisatorische Maßnahmen ebenso wie eine langfristige Vision für den KI-Einsatz.

Copilot-PCs kommen

KI in der Cloud oder im PC?

Die Rolle der Unternehmenskultur

Die Belegschaft muss jedoch nicht nur lernen, mit dem KI-Assistenten umzugehen, sondern auch Vertrauen in die Technologie aufbauen. Dafür braucht es ein gezieltes Adoption- und Change-Management (ACM). Unternehmen, die ihre Mitarbeiter auf dem KI-Weg überlegt begleiten, profitieren langfristig davon: Die Teams akzeptieren Microsoft 365 Copilot rascher und nutzen ihn auch. Das Risiko, dass sich eine Schatten-KI etabliert, ist damit gebannt – und damit auch eventuelle Datenschutzverstöße und Konflikte mit dem EU-AI-Act. Denn kein Mitarbeiter darf inoffizielle KI-Tools verwenden und dabei sensible Daten in offene Modelle speisen.

ACM setzt auf Schulungen, die über die technischen Grundlagen hinausgehen. Workshops und Trainings, die individuelles und kollaboratives Arbeiten mit Microsoft 365 Copilot simulieren, bilden hier ein besonders festes Fundament. Ein weiteres Element ist der Aufbau interner Communities, in denen sich Anwender über ihre Erfahrungen austauschen können. Diese fördern nicht nur die Lernkurve, sondern auch die Identifikation mit den neuen Arbeitsmethoden.

Richtig prompten

Die Ergebnisse von Microsoft 365 Copilot hängen direkt davon ab, wie klar und präzise die Eingaben – die sogenannten Prompts – formuliert sind. Vage Anweisungen wie „Fasse meine letzten E-Mails zusammen“ führen oft zu unbrauchbaren Ergebnissen.

Wer hingegen konkrete und gut durchdachte Prompts nutzt, kann das volle Potenzial der KI entfalten. Beispiel: „Durchsuche alle meine E-Mails, Teams-Chats und Dokumente nach Projektinfos der letzten zwei Wochen. Erstelle daraus eine Tabelle, sortiere sie nach Wichtigkeit und markiere die drei dringendsten Punkte.“ Solche detaillierten Eingaben erfordern ein Verständnis dafür, wie die KI funktioniert. Auch hier können Schulungen und sogenannte Prompt-Guides dabei helfen, Anwendern die nötigen Fähigkeiten zu vermitteln.

KI in der Microsoft-Cloud effektiv einsetzen

So lassen sich „Copilot für Microsoft 365“ und Fabric zur Datenanalyse nutzen

Compliance: Daten clever steuern

Microsoft 365 Copilot ist zwar datenschutzkonform in die bestehende IT-Landschaft integriert, doch ohne klare interne Leitlinien kann es trotzdem zu Problemen kommen. Daher gilt es sicherzustellen, dass die Datenstruktur den Anforderungen entspricht und dass genaue Regeln festgelegt sind, wie das KI-Tool zu nutzen ist.

Das betrifft auch die Frage, welche Daten Copilot nutzen darf. Sind zu viele Daten unnötig geteilt, droht Oversharing. Sind es zu wenige, wird die Anwendung zu stark eingeschränkt.

Testen, lernen, optimieren

Schrittweise vorzugehen, hat sich bewährt. Am besten beginnt ein Unternehmen mit Pilotprojekten in ausgewählten Abteilungen. Diese Projekte dienen nicht nur als Testfeld, sondern schaffen auch Erfahrungswerte, die sich auf den gesamten Betrieb übertragen lassen. Wichtig ist dabei, regelmäßig Feedback von den Mitarbeitern einzuholen, um mögliche Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und anzupassen.

KI-Sicherheit in der Cloud

Sicherer KI-Einsatz in stark regulierten Branchen

Externe Unterstützung nutzen

Für Unternehmen, die unsicher sind, ob sie die technischen und organisatorischen Anforderungen für den KI-Einsatz erfüllen, empfiehlt es sich, externe Experten hinzuzuziehen. Erfahrene Dienstleister wie SoftwareOne können umfassend beraten und helfen mit ihrer Expertise bei der Copilot-Einführung. Das kann von der Reifegradanalyse über die Entwicklung einer individuellen KI-Strategie bis hin zur Schulung der Mitarbeiter reichen. Der Vorteil dabei: Ist der Partner an der Seite kompetent, können Unternehmen Fehler vermeiden und lernen gleichzeitig, das volle Potenzial des KI-Assistenten auszuschöpfen.

Copilot-Einführung: Überlegt starten, unterwegs lernen

Unternehmen, die mit Pilotprojekten starten, Daten gezielt steuern und ihre Mitarbeiter von Anfang an einbeziehen, schaffen die Grundlage für eine erfolgreiche Integration. Entscheidend ist, flexibel zu bleiben und aus den eigenen Erfahrungen zu lernen oder sich externe Unterstützung zu holen. Microsoft 365 Copilot verändert nicht alles auf einmal, aber der Assistent kann Schritt für Schritt zeigen, wie Arbeit besser funktionieren kann.

(ID:50304944)