Risiken einer unkontrollierten SaaS-Nutzung IT-Wildwuchs wieder unter Kontrolle bringen

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Software-as-a-Service (SaaS) ist heute in fast allen Unternehmen angekommen und hat sich aufgrund der zahlreichen Vorteile, die es bietet, zu einem Standard in der Anwendungsbereitstellung entwickelt. Doch der Erfolg dieses Bezugsmodells führt zunehmend zu administrativen Problemen.

Die Zahl der SaaS-Anwendungen, die ohne offizielle Prüfung der IT-Abteilung verwendet werden, hat aufgrund des raschen Wechsels zum Homeoffice zu Beginn der Corona-Pandemie im Jahr 2020 erheblich zugenommen. Die unkontrollierte Nutzung von SaaS-Anwendungen ist jedoch problematisch, denn sie kann zu erheblichen Sicherheitsrisiken führen und die Effizienz der Arbeitsabläufe im Unternehmen beeinträchtigen.

Besonders das geistige Eigentum des Unternehmens wird bei der leichtfertigen Verwendung von SaaS-Anwendungen gefährdet: Unternehmensdaten, die in Anwendungen gespeichert sind, auf die ohne Prüfungs- und Compliance-Verfahren zugegriffen werden kann, können durch leichtfertige SaaS-Nutzung schnell in die falschen Hände geraten.

Solche schlecht gesicherten Daten, sowohl auf Unternehmens- als auch Kundenebene können zu schwerwiegenden Compliance-Problemen führen, die für Unternehmen schnell in hohen Geldstrafen resultieren können. Ein weiteres Problem besteht, wenn Mitarbeiter individuelle Abonnements nutzen, die eigentlich über das Unternehmen laufen sollten. Das hat zur Folge, dass es eine Vielzahl von unnötigen Anwendungen gibt, von denen die IT-Abteilungen nicht mal etwas wissen, für die das Unternehmen jedoch bezahlt.

Doch wie können Unternehmen solche entstandenen SaaS-Ausuferungen wieder unter Kontrolle bringen?

Eindämmung und Korrektur von SaaS-Wildwuchs

Da sich SaaS-Lösungen in vielen Unternehmen hoher Beliebtheit erfreuen und das hybride Arbeitsmodell wohl in den meisten Unternehmen auf absehbare Zeit bestehen bleiben wird, ist es wichtig zu wissen, wie man die Menge der Anwendungen verwalten und kontrollieren kann.

1. Feststellung der verwendeten SaaS-Anwendungen
Damit eine erfolgreiche Verwaltung gelingt, sollte der erste Schritt daraus bestehen, festzustellen, wie viele SaaS-Anwendungen tatsächlich im Unternehmen verwendet werden. Diese Information ist zum einen wichtig, um die Risiken von Systemangriffen zu reduzieren und zum anderen, um die Kosten für ungenutzte Anwendungen senken zu können. Mitarbeiter sollten dabei grundsätzlich nur SaaS-Anwendungen nutzen, die ein formelles Beschaffungsverfahren und die Identitäts- sowie Zugriffsmanagementlösungen des Unternehmens – zum Beispiel Single Sign-On (SSO) – durchlaufen haben.

2. Konsolidierung aller verwendeten Anwendungen
Im Durchschnitt sind 30 Prozent der Lizenzausgaben in Unternehmen unnötig, da Premium-Lizenzen Benutzern zugewiesen sind, die gar nicht so viele Funktionen benötigen. Auch unbekannte doppelte Lizenzen innerhalb des Unternehmens führen zu vermehrten Kosten. Dies tritt dabei besonders häufig in Unternehmen mit mehreren Niederlassungen auf oder als Folge von Übernahmen. Hier ist es sehr wahrscheinlich, dass unwissentlich mehrere Verträge mit demselben Anbieter bestehen, was unnötige Kosten zu Folge hat. Deswegen ist es sinnvoll, regelmäßig die unterschiedlichen Bedürfnisse der Teams und Abteilungen abzufragen, um Korrekturen vornehmen zu können.

3. Nutzung von Softwarelösungen mit Technology Intelligence
Wenn eine Vielzahl von SaaS-Anwendungen von Drittanbietern genutzt werden, kann die manuelle Verwaltung und Sicherheitsprüfungen mühsam und aufwendig sein. Eine zentrale Sicht und ein umfassendes Management – auch als „Technology Intelligence“ bekannt – ist jedoch wichtig, um nicht in versteckte Kostenfallen zu treten. Abhilfe können jedoch Tools bringen, die bei der automatisierten Erkennung unterstützen. Sobald das System mit einem Technology-Intelligence-Tool komplett vermessen wurde, können IT-Verantwortliche mit Hilfe dieser gesicherten Daten in fundierte Entscheidungsprozesse über das Onboarding einzelner SaaS-Tools eintreten und deren Nutzung weiter verwalten.

Transparenz schafft Sicherheit

Beim Management jeder Anwendung geht es vor allem um volle Transparenz und die komplette Kontrolle über SaaS-Anwendungen, um Wildwuchs vorzubeugen und mögliche Schatten-IT zu vermeiden. Nur so können CIOs ihr Unternehmen vor dem Risiko potenziell schwerwiegender Sicherheitslücken sowie unnötiger Kosten schützen.

* Die Autorin Jennifer Kuvlesky ist Senior Product Marketing Manager bei Snow Software.

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