IT-Abteilungen und ihre neue Rolle als Business Enabler

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Um exakt beziffern zu können, welche Kosten die IT-Services im Unternehmen verursachen, sind folgende Maßnahmen notwendig:

• Eine möglichst genaue Ermittlung der notwendigen IT-Services für die Kernprozesse des Unternehmens.

• Eine detaillierte Analyse der kompletten Betriebskosten (TCO) der IT-Services über einen Zeitraum von 36 bis 60 Monaten.

• Die Festlegung von verursachergerechten Verrechnungspreisen.

• Eine Steuerung der Nutzung der IT-Ressourcen.

Die grundlegende Voraussetzung dafür besteht darin, für jeden Geschäftsprozess eindeutig festzulegen, welche IT-Dienste er in welchem Umfang benötigt. Das heißt, es ist ein klar definiertes IT-Serviceportfolio in Verbindung zu den Geschäftsprozessen erforderlich.

IT-Transformation

Bei der Transformation einer IT-Umgebung spielen nicht nur strategische Erwägungen eine wichtige Rolle. Einen hohen Stellenwert hat nach wie vor speziell die Senkung von Kosten. Ziel ist ein optimales Kosten-Nutzenverhältnis der IT und der Services, welche die IT-Abteilung bereitstellt. Leider verfügen die meisten Unternehmen bestenfalls über eine vage Vorstellung darüber, wie sich die Kosten für den Betrieb ihrer IT-Umgebung zusammensetzen. Das heißt, es liegen zu wenig belastbare Daten vor, die Auskunft über die Wirtschaftlichkeit oder die Amortisation einer Erweiterung oder Modernisierung der IT-Umgebung geben könnten. Dies führt oft dazu, dass kostengünstigere und ebenso leistungsfähige Alternativen gar nicht in Betracht gezogen werden.

Durch externe Spezialisten eine detaillierte Gesamtbetriebskosten-(TCO)-Analyse der IT-Umgebung erstellen zu lassen, hilft dabei, einen ganzheitlichen Überblick über offensichtliche sowie versteckte Kosten zu bekommen. Sie berechnen nicht nur die Kosten der IT-Implementierung. Vielmehr zeigen sie anhand von Investitions-Alternativen auf, welche Änderungen der Kostenstruktur sich ergeben, wenn neue IT-Systeme eingeführt oder Services an Dienstleister ausgelagert werden. Wichtig ist dabei, dass sowohl der interne, als auch der externe Migrationsaufwand berücksichtigt werden. Hinzu kommen die Produktivitätsraten und Risikoaufschläge. Qualitative Aspekte, beispielsweise durch die Erstellung einer Nutzwertanalyse, runden das Vorgehen ab.

Neues Selbstverständnis

IT-Abteilungen müssen und können ihre Daseinsberechtigung in Zukunft also immer wieder aufs Neue unter Beweis stellen. Sie müssen sich ihrer Rolle als unternehmensinterne IT-Service-Dienstleister bewusst werden und gemeinsam mit den Fachabteilungen die richtigen Antworten auf die geschäftlichen Herausforderungen finden. Sie müssen deutlich machen, dass sie in Notfall-Situationen parat stehen und die IT gegen alle Eventualitäten absichern können. Und zuletzt müssen sie auch offen darüber beraten, wo IT-Dienste doch besser ausgelagert werden – sei es aus Sicht der Kosteneffizienz oder der technischen Möglichkeiten. Dadurch erlangen sie letztendlich wieder die technische Hoheit zurück, die sie lange Zeit unersetzlich gemacht hat.

Holger Müller, Fritz & Macziol Group.

* Der Autor Holger Müller ist Business Unit Manager IT Management & Betrieb bei der Fritz & Macziol Group.

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