Ausgabenmanagement mit Hilfe der Cloud optimieren Echtzeitdaten und Datenvisualisierung als Gamechanger

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Cloud-basiertes Ausgabenmanagement ist – angesichts neuer Arbeitsplatzmodelle – eine zukunftsweisende Praktik für mehr Agilität in Unternehmen. Und nicht zuletzt wichtiges Mittel, um wertvolle Ressourcen für die Zukunft des Unternehmens zu erhalten.

Der Blick in die Buchhaltungsabteilung kleiner und mittelständischer Unternehmen gleicht dem Blick in eine Zeitkapsel: Berge aus Papier, eine Bibliothek aus Aktenordnern, (gefühlte) Kubikmeter an Rechnungen, Belegen und Auftragsbestätigungen, währenddessen ein Buchhalter, den Kopf in die linke Handfläche gestützt, mit der rechten auf einem Taschenrechner tippt.

Zugegeben: Das Beispiel ist vielleicht etwas überspitzt. Grundsätzlich ist die Buchhaltung aber in zahlreichen Unternehmen ein enorm intransparenter und zeitaufwändiger händischer Prozess. Die Papierberge sind keine Hyperbel – entsprechend langwierig ist es, Informationen zu sammeln, zu ordnen und zu bearbeiten. Digitalisierung? Von wegen!

Jetzt beginnt wieder die alte Leier von der Digitalisierung. Aber durch sie reduzieren wir nun mal die Fleißarbeit, steigern die Effizienz, optimieren unsere Prozesse. Gerade in der Buchhaltung ist das Thema „Transparenz” nämlich entscheidend. Belege, Aufträge, Spesen – alle müssen fein säuberlich und korrekt sortiert und gebucht werden. Je unübersichtlicher dieser Schritt ist, desto schwieriger eine saubere Buchhaltung. Eine digitale und transparente Buchhaltung ist also kein Nice-to-have, sondern unumgänglich.

Doch die digitale Buchhaltung ist einfacher gesagt als getan. Sonst hätte der Einstieg nicht so ein vertrautes Gefühl ausgelöst. Wie geht Datenvisualisierung richtig? Vier Tipps:

1. Verantwortung durch Transparenz

Datenvisualisierung schafft Transparenz. Und diese Transparenz muss allen (!) Mitarbeitenden zu Gute kommen. Das heißt: Unternehmen müssen die Daten zentral und demokratisch – also für jede/n verfügbar – speichern. Nur dann kann Jede oder Jeder eigenständig und eigenverantwortlich arbeiten und den vollen Nutzen aus den übersichtlichen Datensets ziehen.

Sobald das Management direkten Zugriff auf Daten hat, kann es beispielsweise daraus schnell und unkompliziert Handlungsoptionen ableiten. Buchhalter können etwa Buchungsdaten für eine Kostenstelle abwarten und müssen etwa nicht darauf warten, dass ein Kollege diese Daten zuschickt.

2. Transparenz braucht eine neue Unternehmenskultur

Dieses Prinzip der verteilten Verantwortung und allgemeinen Verfügbarkeit von Daten setzt jedoch eines voraus: Eine Unternehmenskultur, in der jeder Person dieses Maß an Verantwortung zugestanden wird – und diese somit befähigt wird, eigen- und selbstständig Entscheidungen zu treffen und zu arbeiten. Der Anwender ist schließlich der Schlüssel für eine erfolgreiche digitale Transformation. Gelingt dies nicht – und die Arbeitsschritte müssen stets neue interne Grenzen überqueren und durch viele Hände laufen – können digitale Tools kaum ihr volles Potenzial entfalten. Wir alle produzieren Daten, also sollten wir diese auch alle interpretieren.

Und Unternehmen müssen allen Mitarbeitenden jene Daten auch in einer Art und Weise zur Verfügung stellen, sodass jene diese Informationen auch verwerten können. Es reicht nicht aus, die Informationen in unübersichtlichen Tabellen zu teilen. Die Daten müssen visualisiert werden, um sie für jeden greifbar zu machen. Denn nur wer die Daten verstehen kann, ist befähigt mitzuarbeiten.

3. Datenvisualisierung für dezentrales Arbeiten

Zudem ist die Datenvisualisierung dahingehend entscheidend, dass Mitarbeiter auch aus den eigenen vier Wänden, dem Café nebenan oder dem Zug in der Lage sind, wichtige Daten schnell und einfach zu verstehen – und mit ihnen zu arbeiten. Übersichtliche und transparente Daten sind die Basis für erfolgreiches dezentrales Arbeiten.

Denn es ist glasklar: das Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Ganz egal, wie sehr sich Unternehmer und Abteilungsleiter sträuben. Eine Studie der Beratungsgesellschaft PwC legt nahe, dass sich die Homeoffice-Tage, gemessen an dem Vorkrisen-Niveau, langfristig um 65 Prozent steigern werden. Und, um etwas die Angst zu nehmen: Eine DAK-Studie zeigt auf, dass die Mehrheit der Kollegen im Homeoffice sogar produktiver arbeitet.

4. Die Kraft der Synergien

Datenvisualisierung bedeutet auch Vereinheitlichung. Gerade für abteilungsübergreifendes Arbeiten ein entscheidender Punkt. Schließlich hat jedes Team seine eigenen kleinen Kniffe, Abkürzungen, Methoden und Prozesse. Teamintern sorgen diese für einen flüssigen Arbeitsalltag – teamübergreifend ist die Folge jedoch oft Verwirrung. Schließlich muss etwa das Marketing-Team erst einmal die Daten und Tabellen des Sales-Departments entschlüsseln und vice versa.

Mithilfe der Datenvisualisierung werden diese Verständnis-Barrieren aufgehoben. Mit ihrer Hilfe erfassen Fachfremde komplexe Sachverhalte und Zusammenhänge und interpretieren diese einfacher. So entstehen Synergien zwischen einzelnen Abteilungen: Budgets und Strategien lassen sich abteilungsübergreifend abstimmen.

Begeben Sie sich auf Schatzsuche!

Kurzum: Brachliegende, unverständliche Datensätze sind ungehobene Schätze. Leicht verständlich und aufbereitet haben sie das Potenzial zum Wettbewerbsvorteil. Eine Übersicht über die Ausgaben ist hilfreich, um diese Opportunitäten zu erkennen: Wohin geht das Geld? Welche unnötigen Abos verlängern sich permanent? Welche Zulieferer verursachen die meisten Kosten und wo kann ich diese sparen? Unnötige Ausgaben werden früh erkannt und gestoppt, wichtige Ressourcen für die Zukunft des Unternehmens geschaffen.

* Der Autor André Reimers ist Head of Sales Deutschland bei Pleo. Pleo bietet eine intelligente, sofort einsatzbereite Plattform für alle Unternehmensausgaben an sowie virtuelle und physische Pleo-Firmenkreditkarten mit individuellen Budgets.

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