Speicherplatz schaffen, Zugriffe kontrollieren, Backups aufräumen 12 Tipps, um Dropbox besser zu nutzen

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Um die Sicherheit zu erhöhen und Speicherplatz einzusparen, sind regelmäßige Überprüfungen von unnötig in der Cloud gespeicherten Dateien notwendig.

Dropbox bietet viele Möglichkeiten, Dokumente in der Cloud zu speichern, zu teilen und auch digital zu signieren. Das macht die Anwendung zu weit mehr als einen Cloud-Speicherdienst. Es gibt zahlreiche tiefergehende Funktionen, welche die Leistung des Dienstes deutlich erhöhen.

1. Freigegebene Dokumente im Griff behalten

Neben dem Dropbox-Client lässt sich in der Weboberfläche bei „Freigegeben“ überprüfen, welche Dateien Anwender für andere Nutzer verfügbar gemacht haben. Über das Menü mit den drei Punkten auf der rechten Seite lassen sich wiederum die Rechte festlegen, mit denen andere Nutzer auf die freigegebenen Daten zugreifen dürfen. Hier können direkt die Links zum Betrachten und zum Bearbeiten gelöscht oder Link-Einstellungen angepasst werden.

2. Der Signaturen-Hub in Dropbox

Über den Signaturen-Hub lassen sich bei „Signaturen“ eigene erstellen und hinterlegen. Dadurch können Anwender Dokumente digital unterzeichnen und von anderen Nutzern unterzeichnen lassen. Die signierten Files sind im unteren Bereich des Signaturen-Hubs zu sehen und können hier auch direkt heruntergeladen werden. Eine eigene Unterschrift wird dazu mit „Ihre Signatur erstellen“ hinzugefügt. Über die Kacheln im oberen Bereich ist es möglich, Signaturen anzufordern oder eigene Dokumente zu unterschreiben und zu versenden.

3. Dateien richtig organisieren: Versionen, Duplikate und Papierkorb

Der Papierkorb sollte regelmäßig geleert werden. Das spart Speicherplatz und verhindert Unordnung. Die Organisation von Dateien im Cloud-Speicher ist für die richtige Anordnung wichtig; dazu gehört unter anderem das Benennen. Auch das Unterteilen in Ordnern spielt dabei eine große Rolle. Duplikate und nicht mehr notwendige Versionen sollten ebenfalls gelöscht werden.

4. Dateien von außerhalb an ein Dropbox-Konto senden

Mit Dateianforderungen ordern Inhaber eines Dropbox-Kontos Daten von externen Benutzern. Dazu steht der Menüpunkt „Dateianfragen“ auf der linken Seite zur Verfügung. Mit „Neue Anfrage“ fordern Dropbox-Besitzer von außerhalb Dateien in beliebiger Größe an. Dabei wird ein Link erstellt, der an die Absender der Files verschickt wird. Diese laden die gewünschten Dokumente in den Cloud-Speicher, genau in den Ordner, wo sie benötigt werden.

5. Dropbox kann fast jede Datei als Vorschau anzeigen

Dropbox hilft bei Dateien, die Anwendern nicht auf ihrem PC anzeigt werden. Die Dateivorschau kann viele Files anzeigen, zu denen Windows, Linux oder macOS nicht in der Lage sind.

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6. Benachrichtigungen steuern

Dropbox verschickt Benachrichtigungen, wenn der Speicherplatz ausgeht, neue Geräte verknüpft werden, neue Apps Zugriff auf Dropbox haben sowie weitere Aktivitäten anstehen. All diese Vorgaben lassen sich in den Einstellungen des Dropbox-Kontos bei „Benachrichtigungen“ konfigurieren. Im Desktop-Client können ebenfalls Mitteilungen angepasst werden; diese gelten dann aber nur für den jeweiligen Desktop-Client. Hier sollten möglichst nur die Einstellungen aktiviert werden, die wichtige Aktualisierungen erhalten. Ansonsten besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen durch ständige Benachrichtigungen untergehen.

7. Dateien ohne Internetzugriff bearbeiten

Die Offline-Verfügbarkeit einzelner Dateien wird im Dropbox-Client eingestellt. Die Dateien lassen sich dann ohne Internetverbindung über den Client in Windows und macOS bearbeiten.

8.Synchronisierungsgeschwindigkeit erhöhen

Für das Synchronisieren von Dateien nutzt Dropbox standardmäßig nur maximal 75 Prozent der verfügbaren Internetgeschwindigkeit. In den Einstellungen definiert man bei der Bandbreite ein anderes Limit oder stellt es ganz ab. Dadurch sind vor allem große Dateien oder umfangreiche Dateimengen schneller synchronisiert. Verschiedene Optionen sind für Uploads und Downloads möglich.

9. Dateien löschen, ohne Spuren zu hinterlassen

Wenn Anwender sensible Dateien in Dropbox löschen müssen, ohne Spuren zu hinterlassen, ist Folgendes zu beachten: Im Cache-Ordner „dropbox.cache“ befinden sich oft noch Informationen zu gelöschten Dateien. Der Ordner öffnet sich mit „%HOMEPATH%\Dropbox\.dropbox.cache“. Jetzt können die Dateien und Ordner gelöscht werden, die Anwender spurlos entfernen möchten.

10. Direkte Download-Links

Dropbox erstellt bei Anklicken eines Links eine Vorschauseite zum Downloaden von Dateien. Durch das Ändern von „dl=0“ zu „dl=1“ wird ein direkter Download-Link für ein File generiert. Das vereinfacht das Herunterladen von Dokumenten.

11. Screenshots mit Dropbox teilen

In den Einstellungen des Dropbox-Clients ist über den Menüpunkt „Backups“ bei „Screenshots“ die Option „Screnshots mit Dropbox teilen“ verfügbar. Neue Screenshots speichert Windows automatisch im Ordner „Dropbox\Screenshot“. Dadurch lassen sich diese leicht mit anderen Benutzern teilen.

12. Dokumentenordner mit Dropbox sichern

In den Einstellungen eines Dropbox-Kontos, zum Beispiel im Windows-Client, kann über den Menüpunkt „Backups“ eine automatische Sicherung bestimmter Ordner zu Dropbox konfiguriert werden. Dazu steht der Menüpunkt „Sichern Sie externe Festplatten und bestimmte Ordner wie Desktop und Dokumente automatisch auf Dropbox“ zur Verfügung. Mit „Backups verwalten“ startet an dieser Stelle ein Assistent, der bei der Einrichtung hilft.

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