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Die Corona-Pandemie wirkte wie ein Booster für Hybrid Work: Homeoffice wurde notgedrungen von der Ausnahme zur Regel. Das ortsunabhängige Arbeiten erfreut sich bis heute ungebrochener Beliebtheit. Doch wie können Unternehmen Daten und Anwendungen einfach und sicher bereitstellen? Cloud Content Management sorgt für die nötige Sicherheit, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.

Der fixe Büroarbeitsplatz ist längst nicht mehr das Maß aller Dinge. Im Laufe der vergangenen Jahre haben die Mitarbeiter in Unternehmen zunehmend die Vorzüge von Hybrid Work zu schätzen gelernt. Dabei spielt es kaum noch eine Rolle, wo sich die Angestellten gerade befinden: Ob im Büro, Zuhause oder gar Unterwegs – hybrides Arbeiten ist von der einstigen Kür zur Pflicht geworden.

Spätestens im Zuge der Corona-Pandemie ging es in vielen Betrieben auch gar nicht mehr anders. Damals notgedrungen und oft überstürzt als Abhilfe eingeführte Systeme wurden mittlerweile auf stabile Füße gestellt und sind in vielen Firmen Teil des Geschäftsalltags. Flexibel und ortsunabhängig arbeiten zu können, ist zudem ein Faktor, der die Entscheidung für oder gegen einen Arbeitgeber deutlich beeinflussen kann.

Für die Unternehmen selbst ist die Umsetzung solcher Angebote nicht immer einfach. Es gilt, möglichst alle benötigten Daten und Anwendungen so bereitzustellen, dass sie von Anwendern sowohl sicher als auch komfortabel genutzt werden können. Hier setzen Lösungen für Cloud Content Management (CCM) an: Sie bringen alle nötigen Funktionen mit, um die Verwaltung von Unternehmensinhalten über Cloud-basierte Dienste und damit unabhängig vom jeweiligen Standort zu ermöglichen. Dazu zählen auch zusätzliche Services, wie etwa Automatisierung manueller Prozesse und Workflows, Kommunikation und Filesharing sowie Sicherheits- und Governance-Funktionen.

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Breiter Funktionsumfang

CCM-Lösungen sollen grundsätzlich die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens optimieren, indem sie Prozesse digitalisieren, automatisieren und zentral bereitstellen. In diesem Zuge ermöglichen sie auch den geschützten Zugriff auf relevante Daten und Anwendungen über die Cloud. CCM-Systeme bestanden zunächst vor allem aus klassischen Filesharing- und Collaboration-Lösungen. Ihr Funktionsumfang hat sich aber in den vergangenen Jahren massiv erweitert: Sie umfassen nun auch Lösungen wie E-Mail- und Telefoniesysteme, Messaging-, Video-, Filesharing- und UCC-Plattformen („Unified Communications & Collaboration“) sowie EFSS-Systeme („Enterprise File Sync and Storage“). Da auch diese einzelnen Lösungen im Laufe der Zeit einen immer breiteren Funktionsumfang erlangt haben, verschwimmen ehemals klare Abgrenzungen zwischen einzelnen Segmenten zusehends.

CCM-Lösungen ermöglichen jedem Anwender maßgeschneiderten Zugriff auf die von ihm benötigten Geschäftsdaten und Anwendungen. Dabei ist sichergestellt, dass nur der Zugriff auf für den Nutzer relevante Daten möglich ist. Anzeige, Bearbeitung und Austausch von Daten werden in sicherer Form abgewickelt. Auf diese Weise wird unter anderem verhindert, dass Mitarbeiter sich potenziell unsicherer Tools oder öffentlich zugänglicher Dienste beim Austausch von Unternehmensdaten bedienen. Dies ist auch nötig, denn der Schutz sensibler Informationen vor unbefugtem Zugriff sowie die Einhaltung von Compliance- und Datenschutz-Vorgaben sind für Unternehmen obligatorisch.

Ein Beispiel dafür ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Sie sieht vor, dass die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung persönlicher Daten nachvollziehbar und nachweisbar durchgeführt werden muss. CCM-Systeme bieten hierzu entsprechende Sicherheitsfunktionen und erfüllen einschlägige Compliance- und Governance-Vorgaben. Serverstandorte im Inland oder innerhalb der EU tragen dazu bei.

Sicher Zugriff, hoher Komfort

Gängige CCM-Lösungen lassen sich mit verschiedenen Datenquellen nutzen, darunter auch das lokale Rechenzentrum eines Unternehmens, Cloud-Plattformen oder hybride Varianten. Sie stellen APIs („Application Programming Interfaces“) bereit, die eine Integration in bestehende Umgebungen vereinfachen. Zu den gebotenen Sicherheitsmaßnahmen zählen beispielsweise Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Data Loss Prevention (DLP), Authentifizierung, Containerisierung sowie Policies zur Zugriffssteuerung. Administratoren können zudem mittels Remote-Löschfunktionen, Gerätesperren, Black- und Whitelisting sowie Ablaufdaten für Dateien für weitere Sicherheit sorgen. Je nach Anbieter ist sogar die Überwachung von Nutzeraktivitäten in Echtzeit möglich.

Ein wichtiger Punkt bei CCM-Systemen ist der Komfort für die Anwender. Sie können in der Regel per Browser oder über spezielle Apps und Clients auf ihren Endgeräten auf die Unternehmensumgebung zugreifen. Dokumente und Dateien werden dabei versioniert, lassen sich kommentieren und gemeinsam bearbeiten. Automatisierungsmöglichkeiten, optimierte Benutzeroberflächen und unkomplizierte Prozesse sorgen für den bequemen Einsatz von Daten und Anwendungen. Das gilt auch für die Administration: Wartung, Updates und andere Routinearbeiten der Cloud-Plattform übernimmt meist der jeweilige CCM-Anbieter.

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