KI in der Microsoft-Cloud, Apps und in Microsoft Office Copilot für Microsoft 365 buchen und nutzen

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Unternehmen, die mindestens Microsoft 365 Business Standard gebucht haben, können den Copilot für Microsoft 365 dazu buchen. Die Vorteile sind vielfältig, die Kosten allerdings nicht gerade niedrig.

Copilot für Microsoft 365 erweitert die KI-Produktlinie von Microsoft, um die Möglichkeit die eigenen Daten in der Cloud oder im eigenen Netzwerk mit KI zu nutzen. Der KI-Assistent kann auf die Daten aus Microsoft 365 zugreifen und über einen Chat den Anwendern Fragen daraus beantworten Darüber hinaus unterstützt er in den Apps von Microsoft 365 beispielsweise für automatisierte Transkriptionen, Zusammenfassungen und in Teams. In den Microsoft-365-Apps steht Copilot ebenfalls zur Verfügung, zum Beispiel um Texte zusammenzufassen, zu erstellen oder bei E-Mails zu helfen.

Alle Daten, die Anwender in Copilot eingeben, werden nicht zum Training der KI verwendet, sondern bleiben geschützt. Das gilt auch bei der Verwendung von Copilot in Microsoft Edge. Auch hier steht Copilot für Microsoft 365 zur Verfügung, um zum Beispiel Informationen aus der Cloud im Browser abzufragen, oder mit Informationen aus dem Web zu verbinden.

Copilot buchen – Keine Testversion verfügbar

Copilot für Microsoft 365 wird als einzelne Lizenzen gebucht. Eine Testversion, wie zum Beispiel bei Windows 365 hat Microsoft nicht vorgesehen. Soll der KI-Assistent im Unternehmen getestet werden, ist daher das Buchen von mindestens einer Lizenz notwendig. Diese kostet pro Jahr und Nutzer etwa 340 Euro. Nachdem der Dienst im Microsoft 365 Admin Center bei „Abrechnung -> Dienste kaufen“ einmal erworben wurde, kann die Lizenz entweder über den Menüpunkt „Copilot“ oder bei „Lizenzen und Apps“ den Benutzern zugewiesen werden. Diese erhalten im Anschluss eine E-Mail und können die KI-Assistenz nutzen.

Nachdem einem Benutzer eine Lizenz zugewiesen wurde, sieht er in seinem Microsoft-365-Dashboard über die Adresse www.microsoft365.com das Copilot-Icon und kann es für die Kommunikation mit dem KI-Assistenten nutzen. Direkt lässt sich der Chat über www.microsoft365.com/chat aufrufen. In den M365-Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) steht nach der Aktualisierung der Software ebenfalls das Copilot-Icon an den verschiedenen Stellen zur Verfügung, meistens oben rechts. In Word blendet sich Copilot als Icon in freien Textbereichen ein und ermöglicht dadurch die Erstellung oder das Zusammenfassen von Texten.

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Copilot in Microsoft 365 verwalten

Im Microsoft 365 Admin Center können Admins nach dem Buchen von Copilot über den Bereich „Copilot“ ebenfalls Einstellungen vornehmen. Bei „Overview“ sind allgemeine Informationen zur Nutzung zu sehen und bei „Settings“ sind verschiedene Einstellungen zu finden.

Hier kann zum Beispiel festgelegt werden, dass Copilot nur Informationen aus Microsoft 365 ausgeben soll und keine Verbindung zum Internet aufbauen darf. Diese Einstellungen sind bei „Verbesserte Antworten mit Webinhalten in Copilot für Microsoft 365“ zu finden. Außerdem können hier die Sicherheitseinstellungen und der Datenschutz eingestellt, beziehungsweise die Links aufgerufen werden, um Copilot mit Microsoft Purview zu konfigurieren.

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Der Microsoft 365 Setup-Assistent hilft bei der Einrichtung

Nach dem Buchen von Copilot für Microsoft 365, kann im Microsoft 365 Admin Center über den Bereich „Setup -> Apps und Mail -> Bereiten Sie sich auf Copilot für Microsoft 365 vor“ ein Assistent gestartet werden, der bei der Einrichtung und Verwaltung der Umgebung unterstützt. Der Assistent blendet zahlreiche Seiten mit Links und Informationen ein, die für die Einrichtung des Copiloten eine Rolle spielen.

Im Rahmen einer Testphase und spätestens bei der produktiven Inbetriebnahme von Copilot für Microsoft 365 sollten sich Admins mit dem Thema beschäftigen und alle Bereiche an die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens anpassen. Benutzer, denen eine Copilot-Lizenz zugewiesen wurde, erhalten eine Zusammenfassung und Informationen zu den Möglichkeiten. Der Einrichtungs-Assistent zeigt den Inhalt der E-Mail an und ermöglicht die Konfiguration, wer die E-Mail erhalten soll.

Die verschiedenen Plug-Ins und die Einbindung an die verschiedenen Apps in Microsoft 365 lässt sich wiederum bei „Einstellungen -> Integrierte Apps“ steuern. Über „Manage licenses“ bei „Copilot“ im Microsoft 365 Admin Center sind die lizenzierten Benutzer zu sehen, die auch eine Lizenz für den Copiloten zugewiesen bekommen haben. Nach einem Klick auf den Benutzer kann festgelegt werden auf welche Funktionen des Copilot der Benutzer zugreifen darf. Das lässt sich dediziert für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen steuern.

Copilot für Microsoft 365 in Microsoft Edge nutzen

Copilot für Microsoft 365 lässt sich auch direkt in Microsoft Edge integrieren. Oben rechts in Edge ist das Copilot-Icon zu sehen, das standardmäßig den Copiloten oder Copilot Pro startet. Nach der Verbindung mit dem Copilot für Microsoft 365, ist dieser an dieser Stelle direkt erreichbar. Anwender können dadurch daher direkt in Edge auf Daten aus Microsoft 365 zugreifen. Der Zugriff erfolgt dabei geschützt, die Daten verbleiben im Unternehmen.

Über die Schaltfläche „Arbeit/Web“ im oberen Bereich können Anwender zwischen dem Copilot für Microsoft 365 und dem Copilot für Windows/Edge umschalten. Dieser nutzt wiederum das Internet zur Recherche. Die Integration in Edge lässt sich mit einem PowerShell-Skript durchführen und überprüfen. Der Download des PowerShell-Skripts „ConfigureM365Copilot.ps1“ erfolgt direkt bei GitHub.

Um den aktuellen Status von Copilot für Microsoft 365 in Bing, Edge und Windows abzurufen, wird das Skript ausgeführt:

Um die Integration zu aktivieren, wird folgender Befehl eingegeben:

Die Deaktivierung der Verbindung zwischen Copilot für Microsoft 365 in Bing, Edge und Windows erfolgt über folgenden Weg:

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