Erfolg und Misserfolg komplexer Migrationsprojekte Cloud-Migrationen erfolgreich meistern

Anbieter zum Thema

netfiles GmbH

Hyland Software Germany GmbH

Cloudgermany.de GmbH

Cloud-Migrationen sind inzwischen wichtige strategische Maßnahmen für Unternehmen. Viele planen etwa die Migration ihrer Speicher- und Content-Systeme in die Cloud – und scheitern damit.

Cloud-Migrationen: Weshalb sie scheitern, wie sie gelingen und was besonders zu beachten ist. Mögliche Gründe für Cloud-Migrationen im Überblick:

• Zentral steuern: Die zentrale Steuerung des Dokumentenzugriffs vermeidet technische Leichen auch nach dem Offboarding. Da User, Objekte und Accounts nach dem Offboarding nicht konsequent vom Dokument gelöst werden, bleiben technisch betrachtet immer Datenrelikte über. Auch das bessere Zusammenarbeiten und Nutzen von Lizenzen führt zu Cloud-Migrationen: Mitarbeiter können in der Cloud bereits gekaufte lizenzierte Services vollumfänglich nutzen – wie MS Office Apps für Desktop, Web und Mobilgeräte, Sharepoint, Power BI und Power Platform.

• Synchron speichern: Durch die Speichermöglichkeiten in der Cloud können Mitarbeiter gleichzeitig am selben Dokument arbeiten und dieses regelmäßig synchronisieren. Auch um Kosten zu verringern und die Wartung zu vereinfachen kann eine Migration von On-Premises in die Cloud sinnvoll sein, da dadurch weniger interne Ressourcen benötigt werden. Zudem bietet die Cloud einheitliche Sicherheitsrichtlinien, hohe Verfügbarkeiten und erleichtert das Konsolidieren der Umgebung. Auch das Auslaufen von Service-Verträgen und das Erreichen des End-of-Support entfallen in der Cloud.

• Proaktiv planen: Um hierbei Sicherheitsrisiken zu vermeiden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle notwendigen Vereinbarungen neu verhandelt oder auf Cloud-Dienstleister übertragen werden. Strategisches Vertragsmanagement mit proaktiver Planung hilft dabei, Serviceunterbrechungen zu vermeiden. Dadurch stellen Unternehmen sicher, dass alle Anwendungen und Systeme, die in die Cloud migriert werden, stets auf dem neuesten Stand gehalten werden und sich keine Sicherheitslücken öffnen.

• Genau analysieren: Auch externe Faktoren wie Fusionen und Spaltungen von Unternehmen beeinflussen Cloud-Migrationen. Entscheidend ist dabei, wie betroffene Unternehmen ihre Ressourcen handhaben. Beim Homogenisieren von Ressourcen (Carve-In) werden häufig verschiedene IT-Infrastrukturen und Anwendungen integriert, um Synergien zu schaffen. Hierfür bietet die Cloud durch ihre einheitliche Plattform eine agile Lösung. Für eine reibungslose Integration bedarf es einer genauen Analyse der vorhandenen Systeme.

• Kosten optimieren: Beim „Carve-Out“-Prozess müssen Unternehmen hingegen während der Verhandlungsphase beim Fusionieren und Abspalten sicherstellen, dass Daten und Anwendungen nahtlos aufgeteilt werden können. Die Cloud bietet dabei die nötige Flexibilität, um bestimmte Ressourcen autark zu betreiben. Kosten und Betrieb lassen sich in dieser Phase mit einer detaillierten Planung optimieren.

Weshalb Cloud-Migrationen scheitern

Verschiedenen Szenarien führen dazu, dass Cloud-Migrationen scheitern: Hier sechs häufige:

• 1. Falsches Einschätzen physikalischer Grenzen des Zielsystems führt zu Inkompatibilitäten, etwa bei Zeitplänen, Leistungskapazitäten und Dateigrößen (wie auf Sharepoint Online). Auch Big-Bang-Migrationen scheitern daran, da hier alle Daten mit hoher Geschwindigkeit in einem Zug von der bestehenden zur neuen Umgebung migriert werden, um das neue System vom alten zu trennen.

• 2. Unzureichende Ist-Analysen führen dazu, dass das Budget nicht ausreicht: Die Überzeugung, das System gut zu kennen und daher auf eine Analyse verzichten zu können, ergibt häufig, dass benötigte Daten fehlen, finanzielle Engpässe entstehen und die Migration scheitert.

• 3. Das Ausbleiben entscheidender Tests aufgrund zu knapp bemessener Budgets führt dazu, dass Probleme und Fehler unentdeckt bleiben. Evaluieren Unternehmen die Skalierbarkeit und die Sicherheit der Cloud-Infrastruktur nicht ausreichend, resultieren daraus Leistungsprobleme, Sicherheitsrisiken und Schwierigkeiten beim Bewältigen von Lastspitzen. Datenverluste und Geschäftsunterbrechungen lassen das Migrationsprojekt scheitern.

• 4. Das Umwandeln verschiedener Systeme in einen Standard stößt oft auf Widerstand (starke Diversifizierung heterogener Systeme). Der Übergang von einer hierarchischen zu einer flachen Ebene erfordert, dass alte Arbeitsweisen aufgebrochen werden, um effizienzsteigernde Services nutzen zu können. Diese Transformation führt zu hoher Komplexität, Datenmigrationsproblemen und Interoperabilitätsstörungen. Fehlen dafür die sorgfältige Planung, passende Schulungen und die richtige Strategie, scheitert die Migration.

• 5. Zu viele Stakeholder blockieren das Treffen von Entscheidungen und damit das Finden einer einheitlichen neuen Datenstruktur. Aufgrund verschiedener fachlicher, technischer und budgetärer Prioritäten finden CIOs, Abteilungsleiter und IT-Verantwortliche keinen Konsens für die künftige Struktur. Externe Berater fungieren in diesen Fällen häufig als Mediatoren und Übersetzer, um das Scheitern des Migrationsprojekts zu verhindern.

• 6. Ohne kommunikativ gut gesteuerte Change-Management-Prozesse, etwa zur Wichtigkeit des Veränderungsziels, fehlen das nötige Bewusstsein und Budgets, was weitere Probleme nach sich zieht. Schlimmstenfalls scheitert die Cloud-Migration.

Wie Cloud-Migrationen gelingen

Damit Migrationen in die Cloud und innerhalb der Cloud gelingen, bedarf es einer durchdachten Planung und Umsetzung. Folgende Faktoren spielen dafür eine Schlüsselrolle:

• 1. Die Governance-Analyse im Rahmen des Ist-Plans: Um eine klare Migrationsstrategie zu entwickeln, empfiehlt es sich, einen kleinen Analyse-Workshop durchzuführen, der bei einigen Anbietern später mit den Migrationskosten verrechnet wird.

• 2. Gestalten und Implementieren eines benutzerfreundlichen Designs fördern die Akzeptanz der Mitarbeiter für die Cloud, denn Menschen wollen in klaren Umgebungen arbeiten.

• 3. Das Einrichten eines Migrationszentrums etabliert eine zentrale Wissensbasis für die Dokumentation während der gesamten Migration (Single-Point-of-Truth).

• 4. Die Migrationsplanung entspricht den Wünschen der Verantwortlichen und unterstützt einen schnellen Ansatz – mit dem Ziel, Beteiligte so nachhaltig zu integrieren, dass Schulungen überflüssig werden und migrierte Anwendungen schneller angeschlossen werden (Nachhaltigkeitsansatz).

• 5. Ein dauerhafter Ansprechpartner optimiert das Stakeholder- und Change-Management. Er nimmt an Regel- und Entscheidungsabstimmungen teil und ermöglicht reibungsloses Migrieren (zentrales Projektmanagementbüro).

• 6. Die Schulung des eigenen Cloud-Serviceteams hilft, aufkommende Themen effektiv zu betreuen. Dem Train-the-trainer-Prinzip folgend, bauen Unternehmen internes Wissen auf und minimieren den Bedarf einer permanenten Serviceeinheit (3rd-level) über den gesamten Migrationszeitraum.

• 7. Die umfassende Dokumentation aller Cloud-Migrationsprojektschritte und notwendigen Anwendungen schafft Transparenz und unterstützt künftige Cloud-Entwicklungen.

Bei Cloud-Migrationen besonders beachten

Das Sicherstellen einer performanten, stabilen und modernen Umgebung erfordert häufig ein Bereinigen und Restrukturieren des historisch gewachsenen Contents. Nahezu vollautomatisierte Migrationen, angepasst an die jeweiligen Bedürfnisse, minimieren Aufwände von Mitarbeitern und schaffen Transparenz für alle Beteiligten. Den Großteil der zeitlichen und personellen Ressourcen bindet in der Regel die Vorbereitungsphase. Hierauf gilt es das gesamte Potenzial zu konzentrieren: Um die Zielumgebungen gemäß den Bedürfnissen einzurichten, die automatisierten Prozesse umzusetzen und zu testen sowie eine nahezu unterbrechungsfreie Inbetriebnahme (GoLive) zu ermöglichen.

(ID:50003273)