Noch nicht Gesetz, aber für viele schon Muss Arbeitszeiterfassung – lästige Pflicht oder Segen

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Mit steigenden Infektionszahlen arbeiten auch mehr und mehr Menschen im Homeoffice. Unternehmen, die bisher mit dem Modell der Vertrauensarbeitszeit gearbeitet haben, stehen vor Herausforderungen: Einerseits fällt es Beschäftigten schwer, ihr Arbeits- vom Privatleben zu trennen, andererseits verlieren Arbeitgeber leicht den Überblick über Arbeitszeiten und den Zeitaufwand einzelner Projekte.

Bereits im Mai 2019 urteilte der Europäische Gerichtshof, dass Arbeitgeber die Arbeitsstunden ihrer Beschäftigten festhalten müssen. Sie sollten sich daher frühzeitig mit einem Zeiterfassungssystem befassen. Digitale Tools können hier nur Vorteile mit sich bringen.

Wie sieht die Gesetzeslage aus?

In Deutschland mussten bisher lediglich Überstunden und die Arbeit an Sonn- und Feiertagen aufgezeichnet werden. Wer Minijobber, Jugendliche oder Fernfahrer beschäftigt oder in einer Branche arbeitet, die dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unterliegt, ist bereits bestens vertraut mit der Pflicht zur Stundenaufzeichnung.

Mit seinem Urteil am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH), dass alle Arbeitgeber in den Mitgliedsstaaten der EU ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit einrichten müssen. Gestärkt werden soll damit der Arbeitnehmerschutz – ganz speziell das Grundrecht der Arbeitnehmer auf eine Einhaltung von Ruhezeiten und die Begrenzung der wöchentlichen Arbeitszeit. Dem EuGH zufolge können ohne eine solche Pflicht zur Zeiterfassung weder die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden noch Überstunden objektiv und verlässlich ermittelt werden.

Um Überstunden lückenlos nachweisen zu können, sei ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten notwendig – zu diesem Schluss kam ebenfalls das Arbeitsgericht Emden in seinem Urteil im Februar 2020. Im Streitfall berufen sich deutsche Gerichte darüber hinaus schon heute auf das Urteil des EuGH, wie ein Beispiel aus unserer Praxis zeigt. Schon aus Selbstschutz empfiehlt sich daher, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Stundenaufzeichnung einzurichten.

Welche Nachteile der Stundenaufzeichnung…

Das Aufzeichnen von Stunden steht nicht im Konflikt mit einem flexiblen Arbeitszeitmodell. Wir müssen davon wegkommen, Arbeitszeit mit Anwesenheit gleichzusetzen. Eine Unvereinbarkeit von Privatleben und Beruf resultiert nicht aus der Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Insofern hat eigentlich nur eine Form der Stundenaufzeichnung Nachteile: die Terminallösung – eine Mischung aus Software und festem Terminal, an dem sich Mitarbeitende mit einer Chipkarte in Echtzeit einstempeln. Da dies eine Vor-Ort-Lösung ist, können sie Beschäftigte im Homeoffice oder Außendienst nicht nutzen.

…und welche Vorteile es gibt

Während so manche Beschäftigte hinter der Arbeitszeiterfassung ein Instrument der Überwachung und Kontrolle vermuten, schafft das System vielmehr Transparenz und Fairness in der Entgeltabrechnung. Doch die Stundendokumentation bringt noch weitere Vorteile mit sich:

Übersicht und Effizienz: Zeichnen Beschäftigte ihre Stunden genau auf, erhalten sie gleichzeitig einen umfassenden Überblick über den Zeitaufwand einzelner Projekte. Dieses Wissen hilft bei der Kalkulation und spart pures Geld. Auch ein Abwesenheitsmanagement ist in den meisten Systemen zur Stundenerfassung inbegriffen. Das hilft bei einer effizienten Planung.

Work-Life-Balance: Werden Stunden nicht aufgezeichnet, steigt das Risiko, eher mehr als weniger zu arbeiten. Burnouts und andere psychische Erkrankungen resultieren daraus. Wer Stunden aufzeichnet, zeichnet gleichzeitig auch Mehrarbeit auf, die durch Zeitausgleich oder besondere Vergütung abgearbeitet werden kann. Auch eine klare Grenze zwischen Privat- und Arbeitsleben zieht sich mit der Stundenaufzeichnung leichter.

Sicherheit: Arbeitsgerichte legen im Streitfall Dokumentationslücken oder gar eine fehlende Zeiterfassung in aller Regel zugunsten des Beschäftigten aus. Eine detaillierte Arbeitszeiterfassung wird dahingegen vor Gericht als starkes Argument für den Arbeitgeber gewertet und verhindert hohe Kosten sowie eine schlechte Reputation.

Eine Software Lösung zur Stundenerfassung setzt darüber hinaus nicht nur die rechtlichen Anforderungen des EuGH kostengünstig und mitarbeiterfreundlich um. Sie bietet auch weitere Vorteile:

Zugänglichkeit: Ob im Homeoffice oder im Außendienst – eine webbasierte Cloud-Lösung ist von überall und zu jeder Zeit bedienbar.

Transparenz: Die aufgezeichneten Zeiten können Beschäftigte jederzeit einsehen. Somit folgen zu Ende des Monats keine bösen Überraschungen. Personalabteilung, der Betriebsrat oder Behörden können die gespeicherten Daten ebenfalls rechtskonform prüfen.

Zeitersparnis: Auch für die Gehaltsabrechnung können die Daten direkt genutzt werden. Die gesamte Arbeitszeit muss nicht noch erst umständlich berechnet werden – das hat die Software bereits erledigt.

Zuverlässigkeit: Digitale Lösungen verrechnen sich nicht. In zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentren in Deutschland speichern und archivieren viele Anbieter die erhobenen Daten.

Übersichtlichkeit: Mit einer Software Lösung muss keine Zettelwirtschaft mehr gepflegt, Papieren hinterhergelaufen oder die Daten aus unübersichtlichen Tabellen herausgezogen werden. Eine webbasierte Lösung bereitet die Stunden geordnet und übersichtlich auf.

Gesetzeskonformität: Gute Programme sind immer auf dem aktuellen Stand und berücksichtigen Gesetze, Vorschriften und Vereinbarungen. Die digitale Zeiterfassung erfüllt weiterhin die Kriterien des EuGH – Verlässlichkeit, Zugänglichkeit und Objektivität. Auch Datenschutzvorgaben werden schnell und einfach berücksichtigt.

Die Vorteile überwiegen eindeutig

Für Transparenz, Effizienz und oftmals eine Kostenersparnis sorgt sie sowohl auf Seite der Arbeitnehmer als auch auf Seite der Arbeitgeber. Eine digitale Lösung bietet sogar noch weitere Vorteile wie einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf die Daten und deren übersichtliche Aufbereitung, was wiederum viel Zeit spart. Schlussendlich erfüllt sie die Vorgaben des EuGH – denn die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist auf EU-Ebene bereits entschieden.

* Der Autor Benjamin Reif ist Gründer und Geschäftsführer der Sawayo GmbH. Er setzt sich mit seinem Team dafür ein, dass gesetzliche Vorschriften für Unternehmen ohne tiefgreifende Fachkenntnisse greifbarer und einfacher umsetzbar sind. Bei Sawayo unterstützt ein intelligenter Assistent die Beschäftigten bei der korrekten Erfassung ihrer Arbeitszeit. Durch Benachrichtigungen und Warnmeldungen, basierend auf gesetzlichen Vorgaben, werden Nutzer dauerhaft geschult und Arbeitgeber gleichzeitig entlastet.

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