Sieben Dimensionen auf dem Weg zum Digital Workplace

Worauf bei Social Intranets auf SharePoint-Basis zu achten ist

| Redakteur: Florian Karlstetter

Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus? Mit diesem Thema beschäftigt sich die Intranet-Agentur IPI und gibt Tipps für die Umsetzung eines Social Intranet-Projekts auf Sharepoint-Basis.
Wie sieht der Arbeitsplatz der Zukunft aus? Mit diesem Thema beschäftigt sich die Intranet-Agentur IPI und gibt Tipps für die Umsetzung eines Social Intranet-Projekts auf Sharepoint-Basis. (Bild: IPI GmbH)

Die auf Unternehmenskommunikation und Business-Lösungen auf Sharepoint-Basis spezialisierte Intranet-Agentur IPI gibt Tipps für die erfolgreiche Umsetzung eines Social-Intranet-Projekts. Auf dem IPI Summit am 6. und 7. Juni 2013 in Lichtenau können sich Teilnehmer zusätzlich über Themen rund um Soziale Vernetzung, Wissensteilung, Cloud und Mobility informieren.

Um für die Anwender von Social Intranets den größtmöglichen Nutzen zu schaffen, sollten nach Ansicht von IPI einige wichtige Punkte beachtet werden. So tragen insbesondere folgende sieben Aspekte zur erfolgreichen Umsetzung eines SharePoint-basierten Portal-Projekts bei: Inhalte, Struktur, Prozesse, Orientierung, Usability, Integration und Governance.

„Für den Anwender muss das Intranet der zentrale Einstieg in seine Informationswelt sein. Daher ist es wichtig, Informationen, die ihn am meisten interessieren, direkt sichtbar bereitzustellen und ihm bekannte Möglichkeiten sozialer Vernetzung unternehmensintern zur Verfügung zur stellen“, skizziert IPI-Geschäftsführer Holger Dümpelmann den zentralen Ansatz eines Social Intranets mit SharePoint.

Eine erfolgreiche Umsetzung hängt nach den Erfahrungen der IPI-Experten dabei vor allem mit den folgenden sieben Dimensionen zusammen:

1. Inhalte: Inhaltsqualität geht über Inhaltsquantität. Damit dies gelingt, sollten die Anwender mit einer Mischung aus redaktionellen Inhalten und User-generiertem Content informiert werden. Für die Relevanz sorgen Features wie Bewertungen und Kommentarmöglichkeiten sowie die Verschlagwortung mit Metadaten und Tags.

2. Struktur und Architektur: Nutzer müssen intuitiv zwischen ihrem Arbeitsbereich und der Suchfunktion wechseln können. Weitere nutzerorientierte Mehrwerte entstehen, wenn Collaboration, Publishing und Social konzeptionell getrennt sind. Über den richtigen Einsatz der Metadatenstruktur wird erreicht, dass Verortung und Anzeige an unterschiedlichen Stellen erfolgen.

3. Prozesse: Das Social Intranet integriert sich als Teil des Digital Workplace in die Arbeitsweise der Mitarbeiter. Die relevanten Anwendungen werden in einer Plattform konsolidiert. Zudem muss das Ziel des Portals sein, Arbeitsprozesse zu vereinfachen und den Raum für Zusammenarbeit zu schaffen.

4. Orientierung: Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für jedes Intranet ist eine optimale Navigation, die themen- und userorientierte sowie personalisierte Wege zu den Inhalten bietet. Unverzichtbar sind eine integrierte Suche über alle Bereiche, Sitemap oder A-Z-Index sowie die Navigationsmöglichkeit über Tags oder collaborative Filter. Zudem müssen die Hauptbereiche schnell verfügbar gemacht werden, beispielsweise über Quicklinks.

5. Usability: Anwender schätzen es, wenn das Intranet einfach und intuitiv erfassbar ist. Die Personalisierung von Informationen motiviert dazu, das Portal täglich zu nutzen. Die Social-Elemente bringen zusätzliche Emotionalität und Spaß und stellen ein übergreifendes, verbindendes Element im SharePoint-Portal dar. Zusätzlich sollte ein dynamisches Design mit wiederkehrenden Elementen und bereichsspezifischen Elementen die Handhabung erleichtern.

6. Integration: Auf der Basis von Single Sign-on gelangt der Anwender an alle erforderlichen Informationen und alle Anwendungen. Wichtig ist zudem, dass das Intranet mit verschiedenen Browsern und den gängigen mobilen Endgeräten nutzbar ist. Anwendungen sollten konsolidiert und integriert werden; zusätzlich geschaffene Schnittstellen (z.B. zu SAP oder ERP-Systemen) sorgen erfahrungsgemäß in den meisten Unternehmen für weitere erhebliche Mehrwerte.

7. Governance: Das Intranet muss über eine klare Governance gesteuert werden. Diese sollte insbesondere durch das Management eine eindeutige Unterstützung erfahren und demzufolge im Betrieb „gelebt“ werden. Rollen und Zuständigkeiten sind zu definieren und in die Mitarbeiterprofile zu implementieren. In diesem Zusammenhang ebenso wichtig: Ein durchdachtes Change-Management, das die Mitarbeiter auf die neuen Arbeitsweisen vorbereitet und für Akzeptanz sorgt.

Veranstaltungshinweis: IPI Summit

Der „Digital Workplace“ und seine Rahmenbedingungen ist auch der Schwerpunkt des diesjährigen IPI-Summits. Auf der zweitägigen Veranstaltung am 6. und 7. Juni 2013 am Firmensitz in Lichtenau finden Interessierte Antworten auf aktuelle Fragen zu Social Intranet, Collaboration und Wissensmanagement. Die IPI-Veranstaltung bietet einen Einblick in Best Practices, strategische Ansätze, Kundenprojekte und Erweiterungen rund um Microsoft SharePoint. Weitere Infos und Anmeldung sind auf der Website der IPI GmbH zu finden.

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