Definition: Grafische Darstellung von Prozessen und Abläufen Was ist Process Modeling?

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Process Modeling ist eine Disziplin des Geschäftsprozessmanagements und beschäftigt sich mit der Visualisierung von Geschäftsprozessen. Die Prozesse werden grafisch, beispielsweise in Form von Prozessablauf- oder Flussdiagrammen, dargestellt. Ziel ist es, die Prozesse besser zu verstehen, sie zu analysieren und ihre Effizienz zu verbessern.

Die deutsche Übersetzung für den englischen Begriff Process Modeling lautet Prozessmodellierung. Die Begriffe Process Modeling beziehungsweise Prozessmodellierung werden in der Regel synonym zu den Begriffen Business Process Modeling beziehungsweise Geschäftsprozessmodellierung verwendet.

Prozessmodellierung und Geschäftsprozessmodellierung meinen in der Regel dasselbe, auch wenn sich hinsichtlich der beiden Begrifflichkeiten durchaus Unterschiede ausmachen lassen. Denn im eigentlichen Sinn ist Process Modeling ein übergeordneter Begriff, der Business Process Modeling mit einschließt. Während sich die Prozessmodellierung auf Prozesse aller Art beziehen kann, ist die Geschäftsprozessmodellierung eine spezielle Form davon, die sich auf geschäftliche Abläufe konzentriert. Im Unternehmenskontext wird diese Unterscheidung in der Praxis aber meist nicht getroffen, weshalb sich die folgende Definition auf die Verwendung des Begriffs Process Modeling in der Bedeutung der Geschäftsprozessmodellierung bezieht.

Unter Process Modeling versteht man die Visualisierung von Geschäftsprozessen. Abläufe und Prozesse werden grafisch, beispielsweise in Form von Prozessdiagrammen oder Flussdiagrammen, dargestellt. Die Darstellungen enthalten sämtliche Aspekte der Prozesse wie Ein- und Ausgaben, Prozessbeteiligte, Benutzerrollen, Ressourcen, Abhängigkeiten, Informationsflüsse, Entscheidungspunkte, Aufgaben und Ergebnisse.

Ziel dieser grafischen Darstellung ist es, die Prozesse besser zu verstehen und sie näher zu analysieren, um sie gegebenenfalls zu optimieren oder sie zu automatisieren. Damit ist das Process Modeling eine wichtige Disziplin des Geschäftsprozessmanagements (Business Process Management - BPM). Sie beschreibt die Methodik und die anzuwendenden Techniken, mit denen sich die Geschäftsprozesse strukturiert und systematisch visualisieren lassen. Ausgeführt wird die Prozessmodellierung in der Regel von Teams, die sich aus Unternehmensanalytikern und aus Fachexperten mit entsprechenden Kenntnissen über die darzustellenden Prozesse zusammensetzen.

Die Ziele der Prozessmodellierung

Ziel der Prozessmodellierung ist es, alle relevanten Informationen eines Geschäftsprozesses so darzustellen, dass die Abläufe transparent werden und möglichst einfach zu verstehen sind. Auf Basis einer solchen Darstellung lassen sich die Prozesse näher untersuchen, Ineffizienzen, Schwachstellen oder Fehlerquellen identifizieren und Abläufe optimieren, beschleunigen oder automatisieren. Für das Unternehmen entstehen dadurch effizientere und einfacher zu steuernde Prozesse. Die Prozessbeteiligten erhalten eine standardisierte, einheitliche und konsistente Sicht auf die Prozesse.

Das Process Modeling ist auch eine vorbereitende Stufe für die Automatisierung von Geschäftsprozessen mithilfe von Softwarelösungen. Die grafischen Prozessmodelle dienen als Grundlage, um sie für die Workflow- und Automatisierungssoftware nutzbar zu machen. Neben der Schaffung von Transparenz, der Verbesserung der Prozessqualität und Prozessgeschwindigkeit und der Automatisierung von Prozessen sind weitere Ziele der Prozessmodellierung:

• Dokumentation und Standardisierung von Abläufen,

• Optimierung der Ressourcennutzung,

• Bereitstellung der Informationsgrundlage für rechtliche Anforderungen, Compliance-Vorgaben, Zertifizierungen und Audits,

• Verbesserung der Kommunikation zwischen den Prozessbeteiligten und Unternehmensbereichen durch klar definierte Schnittstellen und Verantwortlichkeiten,

• Vorbereitung der Übertragung von Geschäftsprozessen,

• Unterstützung bei der Entwicklung neuer Geschäftsprozesse,

• Bereitstellung von Informationsmaterial für Schulungen und Wissenstransfer,

• Bereitstellung der Informationsgrundlage für Prozesssimulationen.

Ablauf und Verfahren der Prozessmodellierung

Process Modeling folgt in der Regel einem strukturierten Ablauf mit grundlegenden Schritten, die sich hinsichtlich spezifischer Anforderungen anpassen lassen. Im ersten Schritt werden die zu modellierenden Geschäftsprozesse identifiziert und die angestrebten Ziele und Ergebnisse der Geschäftsprozessmodellierung festgehalten.

Der folgende Schritt befasst sich mit dem Erfassen aller relevanten Aspekte und Informationen des zu modellierenden Prozesses. Dazu gehören zum Beispiel die Ein- und Ausgaben, Prozessbeteiligte, Benutzerrollen, Ressourcen, Abhängigkeiten, Informationsflüsse, Entscheidungspunkte, Aufgaben und Prozessergebnisse.

Der Schlüssel zur datengetriebenen Prozessoptimierung

Process Intelligence vs. Business Intelligence

Sind alle benötigten Informationen vorhanden, lässt sich aus diesen eine grafische Darstellung erstellen. Hierfür kommen spezielle Methoden und Techniken der Prozessmodellierung und standardisierte Arten der grafischen Geschäftsprozessnotation wie BPMN (Business Process Modeling Notation), UML (Unified Modeling Language) oder EPK (ereignisgesteuerte Prozessketten) zum Einsatz. Es entstehen Ablauf- oder Flussdiagramme eines Geschäftsprozesses mit standardisierten Notationen und einem logischen Satz von in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführten Schritten oder Aktivitäten. Grafische Elemente solcher Diagramme, die die Abläufe des Prozesses visualisieren, sind Start- und Endpunkte, Entscheidungspunkte, Pfeile, Konnektoren, Aktivitätsindikatoren und andere.

Eine weit verbreitete standardisierte Methode zur Modellierung von Geschäftsprozessen ist BPMN. Sie wurde von der Object Management Group eingeführt und ist als internationaler Standard etabliert. BPMN ist sowohl für Geschäftsanalysten als auch für Fachexperten gut lesbar. Zur Darstellung der Prozesse kann auf einen großen, vordefinierten Satz von Symbolen zurückgegriffen werden. Schlüsselsymbole von BPMN sind Ereignisse, dargestellt als Kreise, Aktivitäten, dargestellt als Rechtecke, Entscheidungspunkte (Gateways), dargestellt als Rauten, und Sequenzflüsse, dargestellt als verbindende Pfeile.

Definition: Datengetriebene Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen

Was ist Process Intelligence?

UML wurde ursprünglich zur Modellierung und grafischen Darstellung von Software-Architekturen entwickelt. Die Methode stellt verschiedene Diagrammtypen zur Verfügung, mit denen sich sowohl die technischen als auch die organisatorischen Aspekte der Prozesse darstellen lassen.

Als Methode zur Modellierung von Geschäftsprozessen wird auch die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) angewandt. EPK stellt die Prozesse in chronologischer Reihenfolge mit klar definierter Symbolik dar. Die Arbeitsabläufe sind kettenähnlich als Folge von Ereignissen abgebildet. Wesentliche Elemente sind Ereignisse und Funktionen. Die Funktionen sind die Aufgaben oder Aktivitäten, die aufgrund der Ereignisse ausgeführt werden. Bei einer erweiterten ereignisgesteuerten Prozesskette (eEPK) werden zusätzliche Elemente wie Organisationseinheiten oder Informationsobjekte bereitgestellt.

Ist eine grafische Darstellung, die den Prozessablauf genau wiedergibt, erstellt, können sich die nachfolgenden Aktivitäten anschließen. Die Abläufe lassen sich mithilfe der Darstellung näher analysieren, um beispielsweise Schwachstellen oder Ineffizienzen in den Prozessen zu identifizieren. Aus den Ergebnissen werden Empfehlungen und Maßnahmen zur Beseitigung der Schwachstellen und zur Steigerung der Effizienz abgeleitet. Über entsprechend angepasste Prozessmodelle lassen sich die Empfehlungen und Maßnahmen dann in die realen Prozessabläufe integrieren.

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