Definition: KI-Assistent für MS Office-Umgebungen Was ist Microsoft 365 Copilot?

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Microsoft 365 Copilot ist ein auf künstlicher Intelligenz basierender digitaler Assistent, der in Microsoft 365-Anwendungen und -Diensten genutzt werden kann.

Microsoft 365 Copilot ist ein KI-basierter digitaler Assistent, der in vielen Produkten aus dem Umfeld von Microsoft 365 verfügbar werden soll. Der KI-Assistent soll die Produktivität steigern, indem es auf Anfrage zeitraubende und monotone Arbeiten übernimmt und dem Benutzer kontextbezogene Ergebnisse und übersichtliche Zusammenfassungen zu komplexen Sachverhalten liefert. Es soll Arbeiter unter anderem beim Erstellen von Dokumenten und Präsentationen oder beim Lesen, Schreiben und Zusammenfassen von E-Mails unterstützen. Zur Veröffentlichung dieses Artikels ist Microsoft 365 Copilot noch nicht offiziell gestartet und nur als einladungsbasierte Vorschau zugänglich.

Auf welcher Technologie baut Microsoft 365 Copilot auf?

Microsoft investierte 2019 in OpenAI, den Urheber des bekannten ChatGPT, eines KI-Modells, das Texte in natürlicher Sprache auf Grundlage von Benutzereingaben erzeugt und kontextbezogene Folgeantworten geben kann. ChatGPT basiert auf der Large Language Model (LLM)-Technologie, also auf großen Sprachmodellen. Microsoft 365 Copilot basiert auf ChatGPT und macht sich dessen Eigenschaften in der Verarbeitung und Erzeugung natürlicher Sprache zunutze.

Was kann Microsoft 365 Copilot?

Das KI-Tool soll viele potenziell hilfreiche Funktionen bieten und diese mit direktem Bezug auf den Unternehmenskontext ausführen. Dabei soll es Zugriffsrechte benutzerbasiert respektieren und sensible Unternehmensdaten nur im Kontext der Anfrage verwenden.

Zugang zu Informationen auf Benutzerbasis

Nicht jede Person innerhalb eines Unternehmens darf uneingeschränkten Zugriff auf alle Unternehmensdaten erhalten. Im Idealfall sind pro Benutzer nur die Daten sichtbar, die für die jeweilige Rolle erforderlich sind. Copilot soll sich deshalb laut Microsoft an den Zugriffsbeschränkungen orientieren, die bereits im Unternehmen angelegt wurden. Somit soll ein Mitarbeiter trotz KI nur die Informationen angezeigt bekommen, auf die er auch auf herkömmlichem Weg zugreifen könnte.

Integration über Microsoft Graph

Copilot wird Microsoft Graph nutzen, um Zugriff auf Unternehmensdaten und Anwendungen zu erhalten. Microsoft Graph vereinheitlicht per API den Zugriff auf Daten, die unternehmensweit über viele verschiedene Microsoft 365 Services verteilt sind. So soll der KI-Assistent Anfragen im Unternehmenskontext und im Kontext der fragenden Person umfassend und effizient bearbeiten können. Es soll z. B. auf vorhandene Dokumente und Notizen zugreifen können, um relevante und kontextbezogene Ergebnisse zu liefern.

Datenverarbeitung nur im Kontext der Anfrage

Microsoft gibt an, dass Unternehmensdaten und Benutzerangaben nur für die aktuelle Anfrage zwischengespeichert werden. Das ist wichtig, damit das KI-Modell einen Kontext aufbauen kann, um Folgefragen oder Korrekturen zum derzeitigen Thema sinnvoll zu verarbeiten. Laut Microsoft sollen Chats nicht dauerhaft gespeichert werden und nicht zum weiteren Training des Assistenten dienen. Alle Informationen sollen nach dem Ende einer Unterhaltung sofort und vollständig verworfen werden.

In welchen Anwendungen kann Microsoft 365 Copilot genutzt werden?

Copilot wird in verschiedenen Microsoft 365-Apps verfügbar sein. Darunter finden sich auch diejenigen Anwendungen, die im Büroalltag am häufigsten bei der Organisation und Produktivität unterstützen, z. B. Word, PowerPoint, Excel, Outlook oder Teams.

Copilot in Microsoft Word: Da die Texterstellung eine Kernaufgabe von Sprachmodellen ist, soll der KI-Assistent in vielen Aspekten der Textverarbeitung helfen können. Beispielsweise soll er Dokumententwürfe generieren können, die nicht nur den Kontext der Anfrage betrachten, sondern auch den Unternehmenskontext. Dazu gehören unter anderem Dokumente wie Notizen in One Note, Bildmaterial aus anderen Dateien oder andere fertige Word-Dokumente. Der Entwurf kann dann manuell an den aktuellen Bedarf angepasst werden. Auch beim Umschreiben von Abschnitten oder der Zusammenfassung von Texten soll Copilot unterstützen können. Insgesamt soll das Produkt Mitarbeitern dabei helfen, schneller ein fertiges Textdokument zu erstellen, indem es die monotoneren Teile der Arbeit übernimmt.

Copilot in Microsoft PowerPoint: Der Inhalt einer Präsentation soll einen mündlichen Vortrag unterstützen, ohne davon abzulenken. Microsoft Copilot soll dabei helfen können, Inhalte angemessen für eine Präsentation zu formulieren. Laut Microsoft soll der KI-Assistent hierfür fertige Dokumente als Basis heranziehen können, z. B. ein Word-Dokument, in dem die Ideen bereits als Fließtext ausformuliert sind. Ebenso soll es die zugehörigen Vortragsnotizen, Bildmaterial und Animationen einfügen können. Kurz: Copilot soll eigenständig einen Entwurf für eine Präsentation generieren können, der im Nachgang noch im Detail angepasst werden kann.

Copilot in Microsoft Excel: In Excel soll Copilot viele analytische Aufgaben übernehmen können. Dazu gehört das Generieren von Zusammenfassungen, die Analyse von Trends oder das Abbilden von hypothetischen Szenarien auf Grundlage der vorhandenen Daten. Basierend auf Anfragen soll es neue Arbeitsblätter und Diagramme erstellen sowie auf Wunsch seine Vorgehensweise bei der Ermittlung der Ergebnisse erklären können.

Copilot in Microsoft Outlook: Copilot soll nicht nur beim schnelleren Verfassen von E-Mails helfen können, sondern die Arbeit mit Outlook insgesamt effizienter und übersichtlicher gestalten. Dazu kann es Themen zusammenfassen und auf aktuell wichtige Themen hinweisen, z. B. anstehende Aufgaben oder Termine. Auch in diesem Produkt soll die automatisierte Bild- und Texterzeugung aus anderen Unternehmensdokumenten unterstützt werden.

Copilot in Microsoft Teams: Teams ist ein wichtiges Tool, mit dem sich Kollegen und Abteilungen virtuell Vernetzen. Hier werden Meetings abgehalten und alle wichtigen Arbeitsthemen besprochen. Copilot soll dabei helfen können, indem es wichtige Informationen aus einem Meeting oder zu einem Kontext zusammenfasst. Das soll beim Nachbereiten einer Konferenz nützlich sein oder dabei helfen, die wichtigsten Ereignisse nach einer Abwesenheit schneller zu erfassen. In den Zusammenfassungen sollen auch relevante Dokumente, E-Mails oder Aufgaben auf einen Blick verfügbar gemacht werden. Der Benutzer soll Folgefragen zu diesem Kontext stellen können und auf diesem Weg effizienter an wichtige Informationen gelangen. Zusammenfassungen sollen auch während eines laufenden Meetings möglich sein.

Fazit: Microsoft 365 Copilot soll in Zukunft per KI und LLM die Produktivität steigern

Microsoft 365 Copilot ist als leistungsfähiger digitaler Assistent konzipiert und soll in allen Bereichen von Microsoft 365 bei der Arbeit unterstützen. Das Tool macht sich die Technologie hinter GPT-3 zunutze und kann zusätzlich per Microsoft Graph den Unternehmenskontext betrachten. Microsoft betont, dass interne Informationen nur von Anfrage zu Anfrage benutzt und niemals dauerhaft gespeichert werden sollen. Das große Sprachmodell soll vielfältige Anfragen bearbeiten und vor allem bei der Textproduktion, aber auch bei der Tabellenkalkulation helfen. Weiterer Schwerpunkt soll die Zusammenfassung vergangener Ereignisse mit Bezug auf den Unternehmenskontext sein. Microsoft erhofft sich von dem Tool großes Potenzial in den Bereichen Zeitersparnis und Produktivität.

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