„Probiert Euch aus!“ Warum viele Unternehmen nicht „mal eben“ in die Cloud wechseln und wie es trotzdem klappt

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Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Das gilt für die Art wie wir uns die Schuhe zubinden genauso wie für die Bedienung unseres Autos oder der Benutzeroberfläche von Amazon. Wenn sich hier etwas ändert, dann müssen wir „umlernen“, alte Gewohnheiten ablegen, uns auf etwas Neues einlassen.

Eine Veränderung oder ein Umlernen bereitet uns Stress, stört bestehende Arbeitsabläufe – und wir haben meistens keine Lust darauf. Dann gesellt sich zum Gewohnheitstier noch der vermeintliche Schweinehund. In der Vergangenheit habe ich in mittelständischen Unternehmen mehrmals erlebt, dass selbst die Einführung einer neuen Exchange-Version viele Monate gedauert hat. Termine wurden immer wieder nach hinten verschoben. Nie war der richtige Zeitpunkt die Systeme abzuschalten, die Angst zu groß, es könnte etwas schiefgehen, z.B. wichtige Mails verloren gehen. „Never touch a running system“ – warum etwas ändern, wenn doch alles funktioniert? Erst wenn das Thema Sicherheitslücken wegen veralteter Versionen akut wurde, bestand jeweils dringender Handlungsbedarf und dann ging meistens alles recht flott. Und im Nachgang wurde geschimpft, dass Funktionen fehlen oder woanders zu finden sind.

Wenn ein vermeintlich simples Update des Mailsystems schon solche Schmerzen verursacht, wie sieht es dann erst mit einer Transformation Richtung Cloud aus? Wie viel mehr bedeutet es für ein mittelständisches Unternehmen, Software, Daten und Hardware aus dem eigenen Serverraum auszulagern, um diese künftig als Online-Dienste zu nutzen? Was für ein Rattenschwanz an Veränderungen und Brüchen mit liebgewonnenen Gewohnheiten hängt da alles noch dran?

Die Vorteile der Cloud liegen offensichtlich auf der Hand. Die Systeme ermöglichen ein Arbeiten von überall & jederzeit. Updates, Backups & IT-Security sind inklusive, das eigene Kümmern um den Betrieb der Server entfällt. Der meist komplett zugemüllte File-Server wird obsolet (ach, was vermisse ich die freundlich-penetranten Hinweise, Daten zu löschen, um Plattenplatz zu sparen!). Aktenordner voller Belege können sicher digital archiviert werden.

Der Gang in die Cloud ist nicht vergleichbar mit bspw. der Umstellung auf eine neue Benutzeroberfläche von Outlook und unserer Gewöhnung daran. Ein Wechsel in die Cloud bedeutet zusätzlich das Loswerden alter PC-Software, die Migration von Daten in neue Softwaresysteme, ggfs. den Wegfall des eigenen Serverraums, vor allem aber neue und andere Arbeitsabläufe. Mehr Digitalisierung und damit einhergehend auch mehr Automatisierung. Wir müssen unsere gesamte digitale Arbeitsumgebung neu und anders denken.

Im besten Fall haben wir großen Respekt vor dieser Transformation. Ganz oft ist es aber auch Angst. Die Angst davor, was alles schieflaufen könnte, und damit unser Kerngeschäft blockiert. Die Angst vor nicht überschaubaren Folgekosten. Vor allem aber die Angst, vor den eigenen Mitarbeitenden als nicht kompetent in Bezug auf neue Systeme & Möglichkeiten dazustehen. Denn die Verantwortlichen in der Unternehmensführung sind in der Regel nicht mit Cloud-Software groß geworden, sondern mit Produktboxen, die Handbuch und Disketten/CDs enthielten. Verständlicherweise ist deren Sicht auf Softwareprodukte eine andere als die eines 22-jährigen, der Spotify & YouTube abonniert hat.

Wie gehen wir nun am besten mit dem Respekt oder der Angst vor einer Cloud-Transformation um und finden einen komfortablen Weg, trotzdem zu starten? Tipp: Transformation in eigenen kleinen Schritten und ohne Erfolgsdruck.

So kann es funktionieren:

• In jedem Unternehmen gibt es sicherlich einige motivierte Mitarbeitende, die Ideen zur Einführung von Cloud-Systemen im Hinblick auf Verbesserung und Optimierung der eigenen Arbeitsabläufe haben. Alternativ ein Beratungsunternehmen kontaktieren, welches auf Cloud-Migrationen spezialisiert ist.

• Startet ein „Innovationsprojekt Cloud“ mit einem kleinen engagierten Team und deklariert das Ganze als Test. Ziel sollte es sein, ein besseres Verständnis über mögliche Aufwände und Nutzen, vor allem auch der Akzeptanz zu erhalten.

• Die Unternehmensführung ist Auftraggeber des Projekts und darf in den Team-Meetings als stiller Teilnehmender gerne dabei sein – muss es aber nicht. Das gibt die Möglichkeit zu lernen durch Zuhören, zeigt Interesse und auch Wertschätzung für die ggfs. jüngeren Menschen mit anderen Kompetenzen.

• Das Team sollte möglichst interdisziplinär, also aus verschiedenen Abteilungen oder Bereichen des Unternehmens zusammengestellt, und für 2 oder 3 Tage in der Woche über einen bestimmten Zeitraum für das Projekt freigestellt werden.

• Es bietet sich an, das Ganze als agiles Projekt aufzusetzen, ggfs. mit Unterstützung von Coaches, die den Prozess als Wegbegleiter effizient punktuell unterstützen können.

• Ein erstes mögliches Projekt könnte die versuchsweise Umstellung auf ein Dokumentenmanagementsystem zur Ablösung des Fileservers sein. Oder die Nutzung von Microsoft Online in einer kleinen Abteilung, falls noch nicht im Einsatz. Oder das Team selbst erarbeitet Ideen für mögliche testbare Cloud-Szenarien.

Der Clou: Ein Test-Projekt ist immer erfolgreich, selbst wenn es scheitert. Denn Ziel eines Tests ist Erkenntnisgewinn – und der ist auch bei einem negativen Ergebnis gegeben.

Vom Team Spirit profitieren

Sehr wichtig ist auch die transparente Kommunikation ins Unternehmen: Stellt das Projekt und dessen Ergebnisse vor, lasst das Team von ersten Erfahrungen berichten, andere Kolleginnen und Kollegen befragen. Im Idealfall sind die Team-Mitglieder begeistert und schaffen es, mit dieser Begeisterung auch den Rest der Mannschaft anzustecken.

Der nächste Schritt ist, einen Fahrplan für weitere Projekte mit einem Gesamtziel („Cloud-Vision“) aufzustellen, ggfs. auch erstmal weitere Testprojekte. Das Team des ersten Projekts kann dabei als Multiplikator und auch Motivator für weitere zu involvierende Personengruppen oder Teams gesehen werden. Es ist großartig zu beobachten, wenn bspw. ein Kollege einer anderen Kollegin ganz begeistert von neuen Möglichkeiten vorschwärmt.

Ein Fahrplan kann z. B. vorsehen, dass einzelne Dienste sukzessive „umgezogen“ werden in eine neue Cloud-Heimat. Die Aufwände dafür sollten auf Basis der erfolgten Tests ermittelbar sein. Durch die Involvierung von vielen Mitarbeitenden in die Projekte ist die Akzeptanz einer anderen / neuen Lösung deutlich höher, als wenn eine Umstellung „von oben“ vorgegeben wird.

Positiver Nebeneffekt: Eine enge interdisziplinäre Zusammenarbeit bei der Cloud-Transformation kann auch zu einer Transformation der Unternehmenskultur führen. Das Miteinander unterschiedlicher Kompetenzwelten bei der Bewältigung eines gemeinsamen Ziels stärkt den Zusammenhalt zwischen jungen Menschen und Unternehmensführung.

Die schrittweise Einführung von Cloud-Diensten und das Ersetzen veralteter Systeme sollte dazu führen, stupide Arbeitsabläufe zu digitalisieren und automatisieren, sowie Aufwände für Betrieb, Wartung und IT-Security zu minimieren bzw. auszulagern. Und führt letztlich dazu, dass sich die Mitarbeitenden mehr und besser auf ihre Kernaufgaben fokussieren können.

Veränderung zur Gewohnheit machen

Zusammenfassend kann man sagen: Wir wissen, dass Cloud-Software und -Systeme uns das Leben leichter machen – aber wir haben oftmals keine Ahnung, wie und wo wir am besten damit anfangen. Wir wollen unsere Gewohnheiten nicht radikal auf einmal umstellen müssen. Wir wollen (und müssen!) insbesondere erstmal die Möglichkeiten begreifen, die uns ein Verlagern der Systemlandschaft in die Cloud eröffnet.

Wie lange eine solche Transformation dauert, hängt ganz von der selbst gewählten Schrittlänge ab. Generell sollte eine Optimierung der eigenen Arbeitsabläufe niemals abgeschlossen sein, sondern stetig und fortlaufend hinterfragt werden.

Während des Schreibens dieses Artikels habe ich kurz über meine eigenen Erfahrungen als „Gewohnheitstier“ nachgedacht. Wenn etwas Gewohntes plötzlich anders ist, werde ich unleidlich, ärgere mich und habe schlechte Laune. Aber bereits kurze Zeit später – nach der Eingewöhnung – kann ich meist gar nicht mehr verstehen, warum ich jemals die alte Version besser fand.

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