eRechnungsgesetz tritt in Kraft

Unit4 erleichtert Umstellung auf elektronische Rechnungen

| Autor: Elke Witmer-Goßner

Die Unit4-Lösung etabliert einen stringenten Prozess, um E-Rechnungen zu verarbeiten und zu archivieren.
Die Unit4-Lösung etabliert einen stringenten Prozess, um E-Rechnungen zu verarbeiten und zu archivieren. (Bild: © Andrey Popov - adobe.stock.com)

Mit dem eRechnungsgesetz führt der Staat einen technologieneutralen E-Invoicing-Standard ein. Ab dem 18. April 2020 müssen öffentliche Auftraggeber wie Länder und Kommunen in der Lage sein, alle eingehenden Rechnungen im Wert von mehr als 1.000 Euro elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten.

Künftig müssen alle Rechnungen den IT-Standard XRechnung erfüllen. Neben diesem XML-basierten Standard sind auch andere Datenaustauschstandards erlaubt, sofern sie den Anforderungen der EU entsprechen. Die Rechnung sollte die Echtheit der Rechnungsherkunft garantieren. Der Rechnungsinhalt muss zudem veränderungsfrei und lesbar sein.

Das neue Gesetz soll sowohl dem Staat als auch den Unternehmen erhebliche Einsparungen bringen. Allerdings ist die Umstellung von papierbasierten auf elektronische Rechnungen sowie die Einführung neuer Prozesse häufig mit viel Aufwand verbunden. Und da alle Bundesländer die Möglichkeit haben, abweichende Regelungen einzuführen, fehlt die Stringenz.

Bisher betrifft die neue Regel vor allem öffentliche Einrichtungen. Voraussichtlich ab November 2021 werden dann auch Lieferanten und Dienstleister in die Pflicht genommen, ausgehende Rechnungen an die öffentliche Hand ab einem Betrag von 1.000 Euro elektronisch zu erstellen. Zusätzlich wurde für die Übermittlung von Rechnungen an die Bundesverwaltung das zentrale Rechnungsportal des Bundes (ZRE) eingerichtet. Öffentliche Auftraggeber, die darüber ihre Rechnung im Format XRechnung übermitteln, müssen allerdings dafür sorgen, dass eine Leitweg-ID vorliegt.

Automatische Übernahme

Zur Umsetzung der neuen Regelungen bleibt also nicht mehr viel Zeit. Unit4 will Einrichtungen und Betrieben die Umstellung auf die eRechnung erleichtern und unterstützt bei der Etablierung der entsprechenden Prozesse. Das Softwareunternehmen Unit4 hat eine spezielle Lösung entwickelt, mit der sich elektronische Rechnungen (mit und ohne Bestellung) verarbeiten und alle Daten vollautomatisch übernehmen lassen. Außerdem werden die Rechnungen nach den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD)“ für die vorgeschriebenen zehn Jahre sicher archiviert.

Um die Echtheit der Rechnungsherkunft zu garantieren, stellt Unit4 die Lieferantenerkennung flexibel mit Hilfe verschiedener Mechanismen sicher, etwa anhand einer Global Location Number (GLN), einer IBAN oder einer Umsatzsteuer-ID. Die Unit4-Lösung unterstützt darüber hinaus die Arbeitsabläufe für die innerbetrieblichen Kontrollen: Die in das System übernommene Rechnung durchläuft einen elektronischen, individuell konfigurierbaren Workflow und wird den berechtigten Personen zur Bearbeitung und Freigabe automatisch zugeleitet.

Alle beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen über ihre zu erfüllenden Aufgaben. Damit ist das Kontrollverfahren sichergestellt und für alle Beteiligten nachvollziehbar. Außerdem soll so die Bearbeitungszeit von eingehenden Rechnungen nicht nur verkürzt, sondern auch die Einhaltung von Fristen, wie Fälligkeiten und Skonto, sichergestellt werden.

Medienbruchfreie Verarbeitung

Die Buchung des Belegs kann direkt nach der Freigabe ohne manuellen Eingriff als Bestandteil des Workflows erfolgen. Elektronische Rechnungen mit einem Bezug auf eine Bestellnummer können damit, wenn so gewünscht, dunkel verbucht werden. Nur bestehende Differenzen werden dann zur Bearbeitung geleitet. Selbstverständlich können neben dem elektronischen Import eingehende Rechnungen auch weiterhin manuell erfasst werden; diese durchlaufen ebenfalls den Freigabeworkflow.

Ausgangsrechnungen in elektronischer Form lassen sich direkt aus dem Finanzsystem erzeugen und mit Anhängen versenden, indem sie binär in das XRechnungs-XML-Format oder als Anhang im PDF/A des ZUGFeRD-Formates einbettet werden. Damit lassen sich sowohl Medienbrüche als auch Bearbeitungsfehler durch Mitarbeiter vermeiden.

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