KI-Nutzung in Personalabteilungen So geht rechtskonforme und zukunftssichere HR-Automatisierung

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Die Digitalisierung verändert das Personalwesen grundlegend. Künstliche Intelligenz (KI) kommt heute in vielen HR-Bereichen zum Einsatz. Sie unterstützt bei der automatisierten Dokumentenverarbeitung, der Sortierung von Unterlagen oder bei Entscheidungshilfen im Alltag.

So lassen sich Prozesse beschleunigen, manuelle Aufgaben reduzieren und Entscheidungen datenbasiert treffen. Gleichzeitig müssen Unternehmen sicherstellen, dass der Schutz sensibler Personaldaten jederzeit gewährleistet ist. Der rechtliche Rahmen wird dabei zunehmend komplexer – mit der DSGVO und dem geplanten EU AI Act als zentrale Vorgaben.

Sensible Daten erfordern klare Regeln

HR-Abteilungen verarbeiten täglich vertrauliche Informationen – etwa Bewerbungsunterlagen, Personalakten oder Gehaltsdaten. Der Einsatz von KI in diesem Umfeld braucht klare Regeln. Dazu gehören Datenschutz, Transparenz und technische Sicherheitsmaßnahmen sowie die Einhaltung der DSGVO. Diese Standards schaffen Vertrauen und beugen rechtlichen Risiken vor.

Alle Beteiligten sollen verstehen, wie ihre Daten genutzt werden. Das gelingt mit einfachen und gut dokumentierten Prozessen. KI-Entscheidungen sollten einsehbar und bei Bedarf anpassbar sein. Zudem gilt das Prinzip der Datenminimierung: Es sollen nur unbedingt notwendige Informationen verarbeitet werden.

Datenschutz bleibt zentrale Herausforderung

Dass gerade der Datenschutz vielen Unternehmen dabei Kopfzerbrechen bereitet, zeigt der „HR Trends Report 2025: Mut zur Transformation!“ von Aconso, einem Anbieter für digitale HR-Lösungen mit Schwerpunkt auf automatisierte Dokumentenprozesse. Die Studie basiert auf einer Befragung von 650 HR-Fach- und Führungskräften aus der DACH-Region. 82 Prozent von ihnen nennen den Datenschutz als zentrale Herausforderung. 99 Prozent setzen bereits KI oder Automatisierung in Teilbereichen ein. Gleichzeitig äußern 65 Prozent Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Datenschutzanforderungen.

Hürden bei der KI-Implementierung

Eine zentrale Herausforderung beim Einsatz von KI im Personalwesen sind rechtliche Unsicherheiten. Unternehmen stehen vor mehreren Aufgaben: Sie brauchen die Einwilligung der Mitarbeitenden. Außerdem sind klare gesetzliche Vorgaben nötig, z.B. aus der DSGVO oder dem EU AI Act. Gleichzeitig sind technische Schutzmaßnahmen wie die verschlüsselte Übertragung und Speicherung sensibler Daten unerlässlich. Auch intern ist Koordination gefragt – Entscheidungen von IT, Geschäftsführung und Betriebsrat müssen abgestimmt und reibungslos umgesetzt werden.

Mit dem Inkrafttreten des EU AI Acts verschärfen sich die Anforderungen zusätzlich. Besonders Anwendungen, die Einfluss auf Karriereverläufe oder Vergütung haben, werden künftig als Hochrisiko-Systeme eingestuft. Für deren Einsatz gelten strengere gesetzliche Vorgaben, etwa zur Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Entscheidungen.

So lässt sich KI datenschutzkonform einsetzen

Datenschutz und KI schließen sich nicht aus. Wichtig ist eine Umsetzung mit klaren Regeln. Dazu zählen der Einsatz pseudonymisierter Trainingsdaten, transparente Entscheidungsprozesse, sichere Datenübertragung und Hosting in Rechenzentren innerhalb der EU. Automatisierte Prozesse müssen nachvollziehbar sein. Es dürfen nur die Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Anwendungszweck erforderlich sind. Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung unterstützt zusätzlich die Einhaltung der DSGVO.

Der Einsatz von KI im HR-Bereich bietet großes Potenzial. Sie spart Zeit und senkt Kosten. Manuelle Fehler lassen sich vermeiden. Prozesse werden transparenter und nachvollziehbarer. Dafür braucht es ein hohes Maß an Verantwortung. Unternehmen, die heute in transparente und rechtskonforme Lösungen investieren, sichern sich langfristig Effizienzvorteile und das Vertrauen ihrer Mitarbeitenden. KI im Personalmanagement ist keine Vision – sie ist Realität und verlangt strategisches Handeln.

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