Kostenlose Leitfäden zur E-Mail-Archivierung für Deutschland, Österreich und die Schweiz

Revisionssicherheit für den Mittelstand

| Redakteur: Dr. Jürgen Ehneß

Kostenlos zum Download: Leitfaden zur Revisionssicherheit geschäftlicher E-Mail-Kommunikation.
Kostenlos zum Download: Leitfaden zur Revisionssicherheit geschäftlicher E-Mail-Kommunikation. (Bild: Mailstore Software GmbH)

Mit dem Leitfaden „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ bietet die Mailstore Software GmbH, ein deutscher Spezialist für rechtssichere E-Mail-Archivierung, kostenlose Orientierungshilfen, die nicht nur juristisch fundiert, sondern auch leicht verständlich verfasst sind.

Von den seit 2014 kostenlos erhältlichen Leitfäden „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ hat die Mailstore Software GmbH jüngst aktualisierte Versionen zur Verfügung gestellt. Nachzulesen sind in den pdf-Broschüren die juristischen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von E-Mails nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), AO (Abgabenordnung), HGB (Handelsgesetzbuch) und anderen gesetzlichen Bestimmungen. Auf Grund unterschiedlicher Regelungen sind Versionen für Deutschland, Österreich und die Schweiz erhältlich.

Mit den Leitfäden gibt Mailstore mittelständischen Unternehmen sowie Behörden und speziell Geschäftsführern, CIOs, IT-Managern und -Administratoren, CFOs und Finanzmanagern Orientierungshilfen zur praktischen Umsetzung der jeweiligen nationalen gesetzlichen Bestimmungen zur Mail-Archivierung an die Hand. Besonderen Wert legt das Software-Unternehmen aus dem nordrhein-westfälischen Viersen dabei auf leicht verständliche Erläuterungen.

In fünf aufeinander aufbauenden Kapiteln wird das Thema in allen relevanten Facetten übersichtlich dargestellt:

  • „Die wichtigsten Fragestellungen“
  • „Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung“
  • „Konflikte zwischen Datenschutz und E-Mail-Archivierung vermeiden“
  • „Grauzone: Spam-Filterung vor der Archivierung“
  • „Rechtssichere Archivierung mit Mailstore Server“

Eine Auflistung möglicher juristischer Konsequenzen bei Verstößen im ersten Kapitel ist durchaus als Motivation zur intensiveren Beschäftigung mit dem leidigen Thema zu verstehen.

Julian Jansen, Legal Counsel bei Mailstore, fasst den Anspruch der Software-Firma zusammen: „Wir gleichen unsere Leitfäden regelmäßig mit aktueller Gesetzgebung, Rechtsprechung sowie juristischer Fachliteratur ab und haben sie nun in Zusammenarbeit mit renommierten Kanzleien in Österreich und der Schweiz auf den neuesten Stand gebracht. Ein Aktualisierungsbedarf ergab sich beispielsweise durch eine Gesetzesänderung in der Schweiz und natürlich durch Teilaspekte der EU-Datenschutzgrundverordnung, die die E-Mail-Archivierung betreffen.“

Das Download-Prozedere der Leitfäden gestaltet sich simpel: Nach Angabe von Namen und Mail-Adresse verschickt Mailstore eine E-Mail mit Download-Links zu den drei länderspezifischen Broschüren (Deutschland, Österreich, Schweiz). Zur Download-Seite geht es hier.

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