Einführung eines Kostenrechnungs-Workflows für die elektronische Rechnungsverarbeitung OBI vertraut auf Business Process Management mit BPM inspire

Mit dem seit Jahren kontinuierlichen Anstieg von Marktanteilen und Geschäftsvolumen wuchs bei der Baumarktkette OBI der Bedarf, die Buchhaltung in puncto Rechnungsbearbeitung zukunftssicher aufzustellen. Nach eingehender Prüfung, welche Möglichkeiten eine neue elektronische Rechnungsverarbeitung bieten kann, entschied sich das Unternehmen für die BPM-Plattform von Inspire Technologies.

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Die Baumarktkette OBI verfügt in Deutschland aktuell über mehr als 330 OBI Märkte, hinzu kommen mehr als 180 OBI Märkte in zwölf Zentral- und Osteuropäischen Ländern. Das Unternehmen OBI beschäftigt über 38.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die OBI Märkte werden als OBI AG-eigene Standorte bzw. im Franchising oder als Joint Ventures geführt. Insgesamt erzielten die OBI Märkte im Geschäftsjahr 2007/2008 einen Umsatz von 5,8 Milliarden Euro.

Christian Lindner, Senior Project Manager bei OBI, suchte nach einer neuen Lösung für die elektronische Rechnungsverarbeitungslösung, mit der es möglich ist, die Berge an Papierrechnungen und Belegen digitalisiert und schnell abzuarbeiten.

Die Wunschlösung sollte unbedingt die geschäftsspezifischen Abläufe bei OBI abbilden und vorhandene Datenbanken integrieren. Daher fiel die Wahl auf die Business Process Management-Suite (BPM) von Inspire Technologies. Die Software BPM inspire ermöglicht OBI einen an die Unternehmensprozesse angepassten papierlosen Rechnungsworkflow und sorgt für umfassende Transparenz.

Effizienzsteigerung und Kontrollgewinn

Allein bei der OBI-Systemzentrale im nordrhein-westfälischen Wermelskirchen gehen täglich rund 100 Kostenrechnungen unterschiedlichster Lieferanten ein. Rechnungen in Papierform werden von der Buchhaltung erfasst und in das elektronische Rechnungssystem eingegeben. Erst dann folgt die sachliche Prüfung und Zahlungsfreigabe durch den zuständigen Kostenstellenverantwortlichen. Eine manuelle Freigabe der Papierrechnung findet nicht mehr statt. So sind alle Vorgänge einheitlich im System archiviert und die Nachvollziehbarkeit jederzeit garantiert.

Durch die Definition individueller Eskalationsmechanismen konnte OBI die Liegezeiten von Rechnungen in den einzelnen Abteilungen verkürzen und die Hauspost entlasten. Das Benachrichtigungssystem von BPM inspire informiert die zuständigen Mitarbeiter zweimal täglich per E-Mail über anstehende neue Aufgaben. Die Mitarbeiter werden zudem automatisch benachrichtigt, wenn es Fragen zum Rechnungsvorgang gibt, sie eine Antwort auf eine eigene Rückfrage erhalten oder eine nicht bearbeitete Aufgabe an den Vorgesetzten weitergeleitet wird.

„Der genau definierte Freigabeprozess mit seinen festgelegten Eskalationsintervallen hat die Rechnungsbearbeitung enorm beschleunigt“, erklärt Christian Lindner, Senior Project Manager bei OBI. „In der Regel benötigen wir nur noch zwei bis drei Tage, bis eine Rechnung freigegeben ist, statt zuvor sechs bis acht Tage. Außerdem werden keine Rechnungen mehr übersehen oder bleiben einfach liegen. Ein unbearbeiteter Vorgang wird nach spätestens zwei Arbeitstagen automatisch der nächst höheren Ebene gemeldet.“

weiter mit: Einfache Integration und Datenbankanbindung

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