Netfiles bringt frischen Wind in die Projektierung

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Die Tatsache, dass Netfiles ausschließlich im Cloud Computing-Modell angeboten wird, stieß bei der UKA IT-Leitung zunächst auf Skepsis. Tino Schwarze gesteht: „Es wäre uns ehrlich gesagt lieber gewesen, die Lösung im Haus zu betreiben, denn wir waren beim Thema Cloud Computing doch sehr zurückhaltend.“ Die hohen Kosten und die hohe Komplexität anderer, auch „on-premise“ verfügbarer Lösungen gaben letztendlich den Ausschlag für den Einsatz von Netfiles. Nach drei Jahren Cloud-Nutzung resümiert Schwarze zum Thema Sicherheit: „Bei allen Sicherheitsvorkehrungen braucht es am Ende trotzdem Vertrauen. Wir wissen, dass Netfiles den Themen Datenschutz und Datensicherheit höchste Priorität einräumt und alles dafür tut, um sicherzustellen, dass die Kundendaten sicher und vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Darauf haben wir von Anfang an vertraut und hatten bisher noch keinen Grund zur Beanstandung.“ Dennoch gesteht der IT-Experte ein: „Natürlich bleibt auch beim internen Betrieb immer ein Restrisiko.“

Bewährung im täglichen Einsatz

Mittlerweile ist Netfiles aus den täglichen Arbeitsabläufen bei UKA nicht mehr wegzudenken. Christina Börner bestätigt: „Netfiles hat sich als eine zentrale Kommunikationsplattform für die UKA-Gruppe etabliert und ist damit ein wichtiges Arbeitsmedium für die vielen Mitarbeiter sowie externen Projektbeteiligten wie Banken, Hersteller oder Investoren.“ Derzeit greifen pro Datenraum zwischen 10 und 15 Benutzergruppen mit insgesamt durchschnittlich 50 Benutzern über Netfiles auf wichtige Projektunterlagen zu. Auch große Dateien, wie sie insbesondere bei Verträgen und Ausschreibungsunterlagen sehr häufig vorkommen, können im virtuellen Datenraum problemlos abgelegt und bearbeitet werden.

Weitere wichtige Funktionen, die bei UKA zum Einsatz kommen, sind die Versionskontrolle und die automatische Benachrichtigungsfunktion. Christina Börner erklärt: „Auf der einen Seite ist es für uns wichtig, nicht nur zu wissen, dass ein Dokument verändert wurde, sondern auch wann und von wem. Darüber hinaus ergeben sich aus unseren Verträgen verschiedene Benachrichtigungspflichten, die wir erfüllen müssen und mit Netfiles viel einfacher erfüllen können.“ Beispielsweise ist das Reporting an die Banken, die die Finanzierung der einzelnen Windenergieprojekte sicherstellen, deutlich einfacher umzusetzen.

Mit dem Segen der IT

Und auch von IT-Seite, die den 1st-Level-Support übernommen hat, sieht man die Entscheidung als positiv an. Schwarze erklärt: „Ein neuer Datenraum kann heute innerhalb von nur 30 Minuten eingerichtet werden. Manuelle Neueingaben, wie wir sie beim Pilotprojekt mit der vorher eingesetzten Lösung durchführen mussten, gehören mittlerweile der Vergangenheit an – hier hat Netfiles in den letzten Jahren viele für uns hilfreiche Funktionen eingebaut. Die Benutzerfreundlichkeit des Systems und das umfassende, aber einfach bedienbare Benutzer- und Rechtekonzept erleichtern nicht nur den Anwendern, sondern auch mir in der IT die Arbeit.“

Und wenn es dann doch einmal technische Fragen gibt, die von der UKA-EDV nicht beantwortet werden können, ist da ja immer noch der Netfiles-Support, den Schwarze ebenfalls nur loben kann. Der Sicherheitsexperte ist zudem von der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Systems beeindruckt. „Wenn ich auf die Jahre seit 2012 zurückblicke, so hat sich Netfiles kontinuierlich weiterentwickelt. Wir wissen, dass wir derzeit noch nicht alle der verfügbaren Funktionen ausnutzen und dass noch viel Potenzial vor allem im Bereich Collaboration (Teamfunktionen) verfügbar ist, das wir zukünftig noch prüfen und gegebenenfalls auch einsetzen werden.“

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