ChatGPT für eigene Daten in der Cloud Das kann Microsoft 365 Copilot

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Der Microsoft 365 Copilot unterstützt Benutzer dabei, effizienter auf ihre Daten in Microsoft 365 zuzugreifen. Der Copilot kann auf Basis der Daten Fragen beantworten, Analysen durchführen und auch Dokumente erstellen. Die Arbeit mit Microsoft 365 wird dadurch erfolgreicher und einfacher.

Microsoft 365 Copilot soll Nutzern helfen, mit höherem Erfolg auf die in Microsoft 365 gespeicherten Daten zuzugreifen. Mit Hilfe von Prompts können Anwender in Sekundenschnelle Analysen durchführen, Fragen stellen und komplette Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen erstellen. Auch Transkriptionen und Zusammenfassungen von Teambesprechungen können mit Copilot automatisch erstellt und wichtige Informationen extrahiert werden. Allerdings kann der KI-Assistent derzeit keine Fragen zu den Mitgliedern eines Teams beantworten.

Ergeben sich aus den Zusammenfassungen Aufgaben für den Nutzer, kann Copilot diese automatisch erstellen. Die Kommunikation erfolgt über natürlichsprachliche Prompts, was den Einstieg in den KI-Assistenten natürlich sehr erleichtert. Dabei hat Copilot vollen Zugriff auf die Daten des jeweiligen Abonnements. Die Daten werden jedoch nicht mit anderen Abonnements geteilt und auch nicht zu Trainingszwecken für andere Unternehmen verwendet. Microsoft hat für Microsoft 365 Copilot sehr hohe Datenschutzstandards angekündigt. Es bleibt natürlich abzuwarten, wie diese in Zukunft tatsächlich umgesetzt werden.

Produktivitätssteigerung mit Microsoft 365

Nicht zuletzt hilft Microsoft 365 Copilot, die Produktivität zu steigern. Es ist nicht mehr notwendig, Daten manuell zu suchen oder Dokumente zu erstellen, die vielleicht schon vorhanden sind. Auch die Analyse von Daten über verschiedene Dokumente hinweg ist problemlos möglich. Vereinfacht ausgedrückt erhält jeder Microsoft-365-Nutzer mit Copilot einen persönlichen Assistenten, der alle Daten des Abonnements kennt und in Sekundenschnelle nahezu jede Frage beantworten und jede Art von Dokument erstellen kann.

Auch das Zusammenfassen wichtiger Informationen aus bestimmten Dokumenten oder Besprechungen oder auch beides in Kombination ist für Copilot kein Problem. Interessant ist dies zum Beispiel nach Urlaub oder Krankheit. So kann man sich in kurzer Zeit wieder auf den aktuellen Stand bringen, ohne dass man selbst eine Unmenge von E-Mails nach relevanten Informationen durchsuchen muss.

Copilot hilft auch bei der Weiterbildung der Nutzer. Der KI-Assistent steht auch innerhalb von Office-Dokumenten zur Verfügung und kann beispielsweise bei der Erstellung von Excel-Formeln helfen. Der Anwender lernt die neuen Formeln kennen und kann sie in Zukunft selbst erstellen.

Nutzung in Microsoft Apps und im M365 Chat

Copilot steht direkt in den verschiedenen Microsoft 365 Apps als eigener Bereich zur Verfügung, so dass die Nutzer das jeweilige Dokument oder die App nicht verlassen müssen. In der M365-Oberfläche kann der Copilot über den Microsoft 365 Chat genutzt werden, ähnlich wie es mit ChatGPT möglich ist. Der Copilot basiert auf einer speziell trainierten LLM und nutzt auch Microsoft Graph.

In Outlook kann Copilot beispielsweise beim Schreiben von E-Mails helfen oder Absätze in E-Mails verbessern oder erweitern. In Word-Dokumenten kann Copilot bei der Erstellung von Texten oder Grafiken helfen und dabei auf die produktiven Daten des Unternehmens zugreifen. Wenn es zu einem bestimmten Thema eine umfangreiche Kommunikation über Mail, Teams oder Skype gibt, kann Copilot das gesamte Thema mit allen Nachrichten für die Benutzer zusammenfassen, so dass nicht jeder Benutzer alle Daten lesen muss. Die Links zu den Nachrichten, auf deren Basis Copilot die Informationen zusammenfasst, werden in der Antwort der KI angezeigt.

Nutzer sollten die Informationen selbst noch einmal überprüfen. Denn letztlich gilt für Microsoft 365 Copilot dasselbe wie für andere Chatbots: Es ist durchaus möglich, dass sich der Assistent irrt. Nur die richtigen Prompts führen zu guten Antworten. Daher sollten sich Nutzer ein wenig mit der effizienten Erstellung von KI-Prompts auseinandersetzen. Der Microsoft 365 Copilot arbeitet auch mit dem Windows Copilot in Windows 10/11 zusammen, so dass die Anwender direkt auf ihrem PC auf die KI in der Cloud zugreifen können. Auch hier ist eine Sprachkommunikation vorgesehen.

Verfügbarkeit und Kosten

Microsoft 365 Copilot ist seit November 2023 für ausgewählte Kunden verfügbar. Es kann noch eine Weile dauern, bis jeder Zugang zu diesem KI-Assistenten hat. Die Kosten belaufen sich auf 30 US-Dollar pro Nutzer im Abonnement. Hinzu kommt, dass Unternehmen mindestens 300 Nutzer lizenzieren müssen. Um in den Genuss von Copilot zu kommen, muss ein Unternehmen also mindestens 9.000 US-Dollar pro Monat ausgeben, was fast 110.000 US-Dollar pro Jahr entspricht. Das ist natürlich sehr teuer. Wie sich das in Zukunft entwickeln wird, ist derzeit noch nicht absehbar.

Hinzu kommt, dass Microsoft 365 Copilot derzeit nur als Zusatzlizenz im Rahmen eines Enterprise Agreements, eines Enterpreise Subscription Agreements oder über andere Verträge erhältlich ist und ein Microsoft 365 E3/E5 Abonnement benötigt wird. Lehrer und Mitarbeiter von Bildungseinrichtungen können ab dem 1. Januar 2024 über A3- und A5-Lizenzen auf Copilot zugreifen. Allerdings gilt auch hier der Preis von 30 US-Dollar pro Nutzer und die Mindestabnahme von 300 Lizenzen. Das werden sich wohl die wenigsten Bildungseinrichtungen leisten können.

Microsoft 365 Copilot in Hybridszenarien

Microsoft 365 Copilot kann auf Daten in Microsoft 365 zugreifen, beispielsweise auch auf Informationen in SharePoint Online. Wenn Unternehmen hybride Szenarien betreiben und auch lokale Infrastrukturen über Konnektoren angebunden haben, können auch diese Daten durchsucht werden, zum Beispiel in SharePoint oder auch Exchange. Hinzu kommt die Möglichkeit, Dateifreigaben zu durchsuchen.

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