IT-Awards 2023 Die beliebtesten Anbieter von Cloud Content Management

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Ascensio System SIA - ONLYOFFICE

easy software AG

netfiles GmbH

Hyland Software Germany GmbH

Ortsunabhängiges Arbeiten ist heute nicht mehr die Ausnahme, sondern eher die Regel. Die Implementierung von Plattformen für Cloud Content Management sorgt dabei für die nötige Sicherheit, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit.

Ob am Arbeitsplatz im Büro, Zuhause oder Unterwegs – hybrides Arbeiten mit vollständigem und sicherem Zugriff auf alle nötigen Daten und Anwendungen ist längst keine Zukunftsmusik mehr. Was zunächst aufgrund der COVID-19-Pandemie eine notwendige und oftmals notgedrungen überstürzt implementierte Abhilfe darstellte, hat sich mittlerweile im Geschäftsalltag etabliert.

Für potenzielle Mitarbeiter ist die Möglichkeit zum ortsunabhängigen Arbeiten ein Faktor, der die Entscheidung für oder gegen einen Arbeitgeber deutlich beeinflussen kann. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen entsprechende Möglichkeiten bieten und diese möglichst unkompliziert nutzbar sind. Lösungen für Cloud Content Management (CCM) bieten die nötigen Funktionen.

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Sie kombinieren zentrale, Cloud-basierte Dienste für die Inhaltsverwaltung mit zusätzlichen Services, etwa für die Automatisierung manueller Prozesse und Workflows, Kommunikation und Filesharing sowie Sicherheits- und Governance-Funktionen. Grundsätzlich optimieren CCM-Plattformen die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens und ermöglichen auch den geschützten Zugriff aus dem Home Office oder von mobilen Geräten aus.

Von Speziallösungen zur All-in-One-Plattform

Unter dem CCM-Begriff verstehen wir zunächst klassische Filesharing- und Collaboration-Lösungen. Mittlerweile haben aber viele Anbieter diese einst spezialisierten Plattformen massiv ausgebaut, so dass den Anwendern nun zahlreiche zusätzliche Funktionen zur Verfügung stehen.

Zum Obergriff des Cloud Content Managements zählen wir aber auch E-Mail- und Telefoniesysteme, Messaging-, Video-, Filesharing- und UCC-Plattformen („Unified Communications & Collaboration“) sowie EFSS-Lösungen („Enterprise File Sync and Storage“). Sie alle bieten seit einiger Zeit ebenfalls stark erweiterte Möglichkeiten, so dass ehemalige Abgrenzungen voneinander zusehends verschwimmen.

Mehr als nur reiner Datenzugriff

Eine wesentliche Funktion von CCM-Systemen ist die Möglichkeit, jedem Mitarbeiter maßgeschneiderten Zugriff auf relevante Geschäftsdaten und deren Bearbeitung zu ermöglichen – unabhängig davon, wo sich dieser Mitarbeiter gerade aufhält. Zudem soll so verhindert werden, dass Mitarbeiter auf öffentlich zugängliche oder unsichere Tools zum Datenaustausch zurückgreifen und Unternehmensdaten unkontrolliert in Umlauf geraten.

Was zunächst relativ unkompliziert klingt, birgt zahlreiche Fallstricke: Im Fokus stehen vor allem der Schutz sensibler Informationen vor unbefugtem Zugriff, die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sowie der Datenschutz. Letzterer umfasst auch die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): So muss zum Beispiel die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung persönlicher Daten nachvollziehbar und nachweisbar vonstattengehen. Ein Server-Standort innerhalb der EU ist ebenfalls nötig.

Alles unter einem Dach

CCM-Plattformen setzen den hierfür nötigen Rahmen und bringen die nötigen Funktionen mit. Als Datenquelle unterstützen sie sowohl das lokale Rechenzentrum im Unternehmen als auch Cloud-Plattformen und hybride Umgebungen.

Benutzer können per Browser oder über entsprechende Clients auf den jeweiligen Endgeräten auf die gespeicherten Daten zugreifen. Dokumente und Dateien werden versioniert, lassen sich kommentieren und gemeinsam bearbeiten. Über APIs („Application Progamming Interface“) oder Plug-ins ist die Integration in bestehende Umgebungen möglich. Benutzeroberflächen und Abläufe innerhalb der CCM-Lösungen sind in der Regel so optimiert, dass ein bequemer Einsatz im Arbeitsalltag ohne weiteres möglich ist.

Auch in Sachen Sicherheit werden in der Regel umfangreiche Möglichkeiten geboten. Dazu zählen etwa Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Data Loss Prevention (DLP), Authentifizierung, Containerisierung oder Policies zur Zugriffssteuerung. Remote-Löschfunktionen, Gerätesperren, Black- und Whitelisting sowie Ablaufdaten für Dateien machen den Administratoren zusätzlich das Leben einfacher. Je nach Anbieter lassen sich sogar die User-Aktivitäten in Echtzeit überwachen, um für maximale Sicherheit zu sorgen.

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