Die passende Art der Leistungserbringung wählen Interne Softwareentwicklung vs. Outsourcing

Outsourcing oder hausinterne Entwicklung? Diese Frage taucht oft auf, wenn man eine IT-Lösung oder ein Produkt entwickeln oder unterstützen muss. Welche Variante ist besser?

Zunächst einmal gibt es in der Software-Entwicklung nicht die eine, richtige Form der Leistungserbringung. Tatsächlich können sich beide Leistungsarten anbieten. Dies hängt allerdings von den geschäftlichen Notwendigkeiten, Erwartungen und Möglichkeiten ab. Es ist wichtig, diese Faktoren klar zu umreißen und zu verstehen, wie beide Modelle funktionieren.

Im Anschluss lassen sich die Vor- und Nachteile von Insourcing- und Outsourcing-Softwareentwicklung evaluieren und typische Anwendungsfälle für jedes Modell identifizieren. Dies kann dabei helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und das Modell zu wählen, das für den aktuellen Fall besser geeignet ist.

Worin besteht der Unterschied?

Hier zunächst einmal ein Kurzabriss, was die beiden Modelle unterscheidet:

• Bei der internen Softwareentwicklung (Insourcing) werden Development-Aufgaben an IT-Experten delegiert, die dauerhaft im Unternehmen beschäftigt sind. Die Arbeitsergebnisse der Teammitglieder lassen sich somit gut kontrollieren, die Fachkräfte sind tief in das Leben, die Prozesse und das Produkt des Unternehmens eingebunden. Im Idealfall teilen und leben die Developer Kultur, Mission und Vision des Unternehmens. Vom Anwerben über das Onboarding und die Team-Zusammenstellung bis hin zu Weiterbildung und Fachkräftebindung liegt alles im eigenen Verantwortungsbereich.

• Die Outsourcing-Entwicklung hingegen ist ein Modell, bei dem die gesamte oder ein Teil der Software-Entwicklungstätigkeit an IT-Experten von externen Agenturen delegiert werden. Diese Outsourcing-Agenturen bieten Unternehmen in der Regel die Entwicklung schlüsselfertiger Lösungen, Projekt-Outsourcing, zugeordnete Software-Entwicklungsteams sowie Team-Erweiterungsdienste.

Vor- und Nachteile der hausinternen Entwicklung

In einigen Fällen ist und bleibt die hausinterne Systementwicklung die beste Lösung. Die Vor- und Nachteile der lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Vorteile der hausinternen Entwicklung

Die Vorteile der hausinternen App- und Anwendungsentwicklung liegen auf der Hand:

1. Mehr Kontrolle über den Entwicklungsprozess

Die Zusammenarbeit mit dem Team innerhalb Ihrer Organisation vermittelt oft das Gefühl, mehr Kontrolle über den Projektfortschritt zu haben. Vor allem, wenn bereits alle notwendigen Routinen und Prozesse zur Verfügung stehen. Verantwortliche wissen, was ihre Mitarbeiter tun, und sie haben mehr Informationen über den täglichen Fortschritt des Projekts.

2. Vereinfachte Kommunikation und geringere Risiken bei der kulturellen Anpassung

Die direkte Kommunikation ist einer der Hauptvorteile des internen Modells. Die Möglichkeit, sich zu jeder Zeit und ohne zusätzliche Absprachen persönlich zu treffen und Aufgaben und Projektfortschritte zu besprechen, trägt definitiv zur Erleichterung der Diskussion und zur Konsolidierung des Teams bei.

Interne Teams sind in der Regel tief in der Kultur des Unternehmens verankert und kennen die Geschäftsabläufe und Anforderungen recht gut. Das erhöht die Chancen, dass sie Lösungen und Ergebnisse liefern, die den Notwendigkeiten und Erwartungen voll entsprechen.

3. Gesammeltes Wissen innerhalb des Teams

Ein interner Ansatz bedeutet, dass die Entwicklerinnen und Entwickler das gesamte Wissen und Know-how ansammeln und auf sich vereinen. Natürlich birgt das Risiken, da einige wichtige Teammitglieder das Unternehmen irgendwann verlassen könnten. Aber man besitzt auf jeden Fall mehr Einflussmöglichkeiten, um Fachkräfte zu halten und das Wissen im Unternehmen zu bewahren.

Nachteile der hausinternen Softwareentwicklung

Insourcing hat aber auch einige Nachteile:

1. Mangel an Experten auf den heimischen Märkten

Um alle funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen eines Projekts zu erfüllen, ist es unerlässlich, ein breites Spektrum an Fachleuten mit spezifischen Kenntnissen und Fähigkeiten einzustellen, z.B. Frontend- und Backend-Entwickler, DevOps-Ingenieure, Projektmanager, QA-Ingenieure, Business-Analysten, Designer usw. Es kann schwierig, zeitaufwendig und/oder ziemlich teuer sein, diese Spezialisten im nahen geographischen Umfeld des Standortes zu finden.

2. Kosten für Rekrutierung, Aufnahme, Bindung und Verwaltung

Die Einstellung von kompetenten und qualifizierten Mitarbeitern ist eine schwierige Aufgabe. Wer neue Mitarbeiter einstellt, braucht außerdem eine gewisse Zeit, um diese in das Unternehmen und die Prozesse zu integrieren und ein effektives Team zusammenzustellen.

Überdies obliegt den Projektverantwortlichen, die Leistung der Development-Teams zu überwachen und sicherzustellen, dass Projekte gemäß den Erwartungen, Prozessen und Verfahren des Unternehmens durchgeführt werden.

3. Probleme mit der Skalierbarkeit

Die hausinterne Entwicklung lässt sich nur schwer herauf- und herunterskalieren. In großen Unternehmen, die mehrere Projekte auf einmal leiten, ist dieser Aspekt nicht so wichtig, da sich Fachkräfte zwischen den Projekten versetzen lassen. Start-ups sowie kleine und mittlere Unternehmen (SMB) können hingegen Probleme bekommen, wenn sie kurzfristig mehr oder weniger Spezialisten benötigen.

Wann sollte man sich für das Modell eines hausinternen Teams entscheiden?

Unter Berücksichtigung aller Vor- und Nachteile der hausinternen Entwicklung kann dieses Modell in den folgenden Fällen von Vorteil sein:

• Das Projekt treibt das Kerngeschäft voran und es ist wichtig, Produktwissen innerhalb des Unternehmens aufzubauen.

• Man ist auf tägliche Kommunikation angewiesen, so dass es von Vorteil ist, wenn das gesamte Team an einem Ort arbeitet.

• Es soll gewährleistet sein, dass alle Teammitglieder über einen langen Zeitraum hinweg eine stabile Arbeitsbelastung haben.

Die Anwendungsfälle, bei denen es um mehr Kontrolle über den Projektfortschritt, strenge Sicherheitsanforderungen, die Reaktionszeit des Teams und die Einfachheit der Kommunikation geht, sind in dieser Liste nicht enthalten. Wir haben dies absichtlich getan, da unsere praktische Erfahrung zeigt, dass dies eine Frage der Organisation der Lieferprozesse ist und nichts mit der Wahl zwischen Outsourcing und hausinterner Entwicklung zu tun hat.

Outsourcing-Entwicklung: Pro und Contra

Wie jedes Modell hat auch das Outsourcing seine Vor- und Nachteile. Es ist wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, um die am besten geeignete Option zu wählen.

Vorteile der Outsourcing-Softwareentwicklung

Ordnungsgemäß organisiertes Outsourcing bietet ebenfalls Vorteile:

1. Erweiterte Lieferkapazität und kürzere Zeit bis zur Markteinführung

Software-Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, die Entwicklungsgeschwindigkeit zu erhöhen und die Lieferkapazität zu steigern. Es hilft Unternehmen, ihre Entwicklungsteams um Spezialisten zu erweitern, mehr Projekte zu bearbeiten und mehr Aufgaben im gleichen Zeitrahmen zu erledigen. Outsourcing-Unternehmen verfügen zudem oft über eigenes Know-how, bewährte Verfahren und wiederverwendbare Bestandteile, die ihnen helfen, die Softwareentwicklung zu beschleunigen.

2. Skalierung bei Bedarf

Die Arbeitsbelastung des Teams kann je nach Stufe des Projekts mit der Zeit schwanken, Outsourcing begegnet dieser Herausforderung sehr gut. Es ist so ausgelegt, dass es flexibel ist und ein Team bei Bedarf herauf- und herunterskalieren kann.

3. Zugang zu einem größeren Talentpool

Outsourcing bietet die Möglichkeit, Spezialisten in der ganzen Welt einzustellen, in vielen anderen Städten und Ländern, in denen der Auftragnehmer bereits präsent ist. Ein Outsourcing-Unternehmen kann ein Team von qualifizierten Fachleuten an verschiedenen Standorten zusammenstellen, da es dort in der Regel bereits über verfügbare Spezialisten, gut etablierte Rekrutierungskanäle, Prozesse und einen gewissen Bekanntheitsgrad verfügt.

4. Erprobte und bewährte Lieferprozesse

Unternehmen, die sich auf Outsourcing spezialisieren, verfügen nicht selten über eine umfangreiche Erfolgsbilanz abgeschlossener Projekte. Das bedeutet, dass sie bereits erprobte und bewährte Verfahren erstellt haben, die einen reibungslosen Betrieb gewährleisten.

Outsourcing-Unternehmen wissen, wie sie den Wissensaustausch organisieren, die Anforderungen ausarbeiten sowie die Entwicklung, Prüfung und Unterstützung des Produkts planen und durchführen. Sie wissen, welche KPIs sie verfolgen müssen und wo sie Optimierungspotenziale sehen. Ihre Erfahrung ist jederzeit verfügbar, um die Bereitstellung von Dienstleistungen stabil und vorhersehbar zu halten.

5. Vielfalt an neuen Ideen

Externe Spezialisten haben einen unvoreingenommenen und frischen Blick, wenn sie in ein Projekt einsteigen. Sie können neue und kreative Ideen einbringen und Optimierungen vorschlagen.

Möglicherweise hat der Outsourcing-Partner schon bei vorangegangenen Projekten ähnliche Geschäftsprobleme gelöst und kann einen guten Weg vorschlagen, Probleme schnell und effizient zu lösen. Zudem könnten sie neue oder unkonventionelle Denkansätze aus anderen Bereichen einbringen.

6. Vereinfachter Einstellungsprozess und reibungslose Verwaltung der Mitarbeiter

Outsourcing-Agenturen verfügen in der Regel über ein breites Spektrum an Spezialisierungen, ein breites Technologieangebot und genügend Spezialisten, um die richtigen Kandidaten zu interviewen, zu bewerten und auszuwählen, selbst wenn es um Nischenwissen oder seltene Technologien geht. Gleichzeitig kümmert sich der Partner um die Einrichtung von Lieferprozessen, Verwaltung, Berichterstattung, Kommunikation usw. Beauftragende können sich so auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Nachteile der Outsourcing-Softwareentwicklung

Einige Nachteile, die dem Outsourcing zugeschrieben werden, sind auf die überstürzte Auswahl des Anbieters, den Mangel an offenem Dialog und Lücken in den Kooperationsprozessen zurückzuführen. Aber selbstredend gibt es auch konzeptionelle Nachteile:

1. Geringerer Überblick über das Team

Einer Nachteil der ausgelagerter Entwicklung ist, dass Unternehmen möglicherweise etwas weniger Einblick in die Verfolgung und Erledigung von Aufgaben haben. Dieses Problem lässt sich jedoch beheben, indem mit dem Anbieter vorab der gewünschte Grad an Transparenz und Kontrolle über den Auftrag sowie die Möglichkeiten zu dessen Sicherung besprochen werden.

Regelmäßige Berichte und Statusbesprechungen, Zugang zu den Projekt-/Aufgabenmanagement-Tools des Teams, häufige Demos abgeschlossener Arbeiten, Zeiterfassungsbögen des Teams, Aufwandsberichte usw. können den Überblick erheblich verbessern. So können Sie den Fortschritt des Projekts verfolgen und bleiben über die letzten Änderungen auf dem Laufenden.

2. Vertraulichkeit und Sicherheitsrisiken

Sowohl bei der hausinternen Entwicklung als auch beim Outsourcing gibt es Sicherheitsrisiken. Beim Outsourcing können diese jedoch etwas höher sein. Es ist wichtig, ein NDA zu unterzeichnen, um die Vertraulichkeit von Daten, Know-how und Geschäftsideen aus rechtlicher Sicht zu gewährleisten.

Nachforschungen über den potenziellen Auftragnehmer sind ebenfalls sinnvoll. Gleichsam gilt es zu prüfen, wie Ihr Auftragnehmer die angemessene Ebene der Datensicherheit gewährleistet und einen sicheren Software Development Lifecycle (SDLC) sicherstellt. Viele Outsourcing-Anbieter schenken der Cybersicherheit bereits große Aufmerksamkeit und ergreifen bereitwillig zusätzliche Maßnahmen, um die gestellten Sicherheitsanforderungen zu erfüllen.

3. Herausforderungen bei der Team-Integration

Verschiedene Zeitzonen, kulturelle und sprachliche Unterschiede können die Effizienz der Zusammenarbeit beeinträchtigen. Es ist wichtig sicherzustellen, dass das externe Team bestehende Ziele und Wachstumsstrategien genau kennt. Es ist notwendig, regelmäßig Feedback zur Leistung des zu Teams geben und eine informelle Kommunikation mit den Teammitgliedern zu führen.

Inzwischen gibt es viele verschiedene Tools für die Zusammenarbeit – wie Jira, Skype und Microsoft Meetings. Sie helfen den Teams dabei, die Arbeit aus der Ferne zu optimieren, Unterschiede in der Zeit zu mildern und Teams leichter zu integrieren. Die Integration von Teams erfordert jedoch zusätzliche Anstrengungen auf organisatorischer Ebene.

Wann sollte die Entscheidung auf das Outsourcing-Modell fallen?

Der Erfolg eines Outsourcing-Projekts hängt weitgehend von den Besonderheiten des Business Case ab. Daher ist es von entscheidender Bedeutung zu verstehen, welche Merkmale eines Geschäftsfalls ein gutes Anschlussstück für das Outsourcing-Modell sind.

Wenn Sie mindestens einer der folgenden Aussagen zustimmen, lohnt es sich auf jeden Fall, die Outsourcing-Entwicklung als Option für Ihren Geschäftsfall in Betracht zu ziehen.

• Es handelt sich um ein bestimmtes, zeitlich begrenztes Projekt, z.B. die Entwicklung einer Lösung, eines Moduls, eines Bestandteils oder eines Systems, das nicht zu Ihrem Kerngeschäft gehört.

• Herausforderungen bei der Personalbeschaffung, z.B. die Notwendigkeit, das Team schneller zu vergrößern oder Schwierigkeiten, die richtigen Fachleute zu finden.

• Man benötigt Experten für eine bestimmte Technologie und es ist schwierig, deren Fähigkeiten und Arbeitseffizienz zu bewerten, sie zu verwalten und ihr berufliches Wachstum zu sichern.

• Mangelnde Zeit oder Erfahrung, um den Entwicklungsprozess von Anfang bis Ende zu koordinieren.

• Vorübergehende Beteiligung von Nischenprofis erforderlich.

* Denys Smyrnov arbeitet bei der Software-Outsourcing-Agentur Sigma Software.

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