Wie Unternehmen nachhaltig digitalisieren Glückliche Mitarbeiter, erfolgreiches Change Management

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Corona sorgte für einen Quantensprung in Sachen Digitalisierung von Unternehmen. Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit boomen, und zwar praktisch immer in Verbindung mit der einen oder anderen Form der Cloud. Doch viele Bemühungen laufen ins Leere – wie kann die Digitalisierung gelingen?

Diese Frage war Gegenstand des Webinars „Digitalisierung des Finanzwesens“, organisiert von Jannik Münzenberg, DACH Territory Manager bei Rydoo. Das Unternehmen hilft Mitarbeitern dabei, ihre Ausgaben einfach und von unterwegs zu verwalten. Zudem ermöglicht es Finanzteams auf Echtzeitdaten zuzugreifen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

Reisekostenabrechnung digitalisieren

Stephan Grafl, DACH Expert von Rydoo, präsentierte zunächst beispielhaft die Einführung des Rydoo-Tools für die Reisekostenabrechnung. Denn hier ließen sich 40 Prozent der Arbeitsschritte komplett automatisieren und so einen Return on Investment (ROI) von sagenhaften 100 Prozent erzielen.

Dies bestätigte Marc Hoppichler, Director Finance & HR des Digitalisierungsdienstleisters Diconium: „Bei uns erfolgte die Abrechnung der Reisekosten vorher analog, Formulare mussten ausgefüllt und Belege eingereicht werden. Anschließend lief das Genehmigungsverfahren durch mehrere Instanzen. Wenn auch nur ein Beleg fehlerhaft war, ging das Prozedere wieder von vorne los.“ Nun habe man dank des entsprechenden Tools, genauer: einer mobilen App, die Spesenabrechnung optimiert. „Die Belege gehen nun direkt an die Buchhaltung, man könnte von einem ‚Realtime Spesenmanagement‘ sprechen.“

Hoppichler, dessen Unternehmen vor etwa zwei Jahren Kunde von Rydoo wurde, will jetzt alles digitalisieren, die Reisebuchungen seien nur der Anfang gewesen. „Unsere Prozesse wurden transformiert, Rechnungen auf Papier werden nun geschreddert“, berichtet der Director Finance & HR. „Rydoo hat uns zudem mit der DATEV direkt verbunden. Jetzt wollen wir das komplette Finanzwesen digitalisierten.“

Was macht Digitalisierung erfolgreich?

Allerdings sei das Change-Management eine Herausforderung gewesen: „Oft hat der Klick im Tool für eine Freigabe länger gedauert als das Abzeichnen eines Dokumentes, weil das Papier im Weg rumlag und vom Schreibtisch musste“, berichtet Hoppichler. Sein Fazit: Software könne man ignorieren, deswegen müssen Prozesse implementiert werden, die ein Engagement unumgänglich machen. Klar sei aber auch, dass die Digitalisierung im Finanzwesen unausweichlich sei.

Stellt sich die Frage, wie man das Change Management in den Griff bekommen kann, um neue Wege gehen und die Digitalisierung erfolgreich gestalten zu können. Diese Frage beantwortete Selma Fehrmann, Verhaltenswissenschaftlerin mit 15 Jahren Erfahrung in HR-Management-Positionen. Sie berichtete, dass Unternehmen viel Zeit, Mühe und Energie auf die Implementierung neuer Tools, Systeme oder Prozesse verwenden.

„Und doch sind weniger als 30 Prozent der Veränderungsbemühungen erfolgreich. Ist es nicht an der Zeit, einen anderen Ansatz zu wählen?“, fragte die Gründerin des Instituts für Positive Psychologie (IPP) in Düsseldorf. Die Forschung zeige, „dass Organisationen, die Veränderungen aus einer positiven Veränderungsperspektive vorantreiben, bei ihren Mitarbeitern Energie, Optimismus und ein hohes Engagement für Veränderungen entwickeln.“

Positive vs. Negative Psychologie

Traditionelle beziehungsweise „negative“ Psychologie ziele auf Probleme ab, die positive Psychologie hingegen auf das Verhalten von Menschen und deren Änderung. Einfach gesprochen: „Wenn Menschen glücklicher sind, werden sie auch produktiver.“

Fehrmann machte drei Typen von Mitarbeitern in Unternehmen aus: Eine Gruppe habe bereits die „innere Kündigung“ eingereicht, die Zweite verrichte „Dienst nach Vorschrift“, und die Dritte sei bereit für die „Extra Mile“. „Das Potenzial für das Change Management liegt in der Mittelgruppe, die die Mehrheit im Unternehmen ausmacht. Die Mittelgruppe kann nach rechts oder links schwenken: Da müssen Unternehmen ansetzen!“, so Fehrmann.

Aber wie? Die positive Psychologie mache drei typische Phasen bei Veränderungen in Firmen aus: Zunächst befänden sich die Mitarbeiter in der „Komfortzone“, aus der sie vertrieben werden, wie zu sehen am Beispiel von Corona. Die natürliche Reaktion darauf sei eine „Fear Phase“ – auf gut Deutsch Panik –, dann aber beruhigten sich die Gemüter wieder. Schließlich folgten „Akzeptanz“ der neuen Umstände und „Wachstum“ anhand neuer durch die Digitalisierung gegebene Tools.

Manager müssten verstehen, dass verschiedene Menschen unterschiedlich lang in den drei genannten Phasen verweilten. In drei Schritten könne dem begegnet werden: Zunächst gelte es, den Fokus auf eine positive Zukunft zu richten, am besten starte man mit einer Pilotgruppe. In einem zweiten Schritt gelte es, Optimismus und Gemeinschaftsgefühl zu kultivieren. Dies geschehe am besten, indem man die Erfolge (der Pilotgruppe) teile und Best Practises kommuniziere. In einem dritten Schritt müssen klare Ziele gesetzt, verfolgt und kommuniziert werden.

Digitalisierung mit menschlichem Antlitz

Ihr Fazit: Engagierte Gruppen von Mitarbeitern sind wichtig, um das Change Management voranzubringen, nur so könne die mittlere Gruppe der Arbeitnehmer zur dritten Gruppe werden, die die „Extra Mile“ zu gehen bereit sei. Dafür brauche es einen wirklich smarten Umgang mit den Mitarbeitern. Fehrmann sieht hierfür die folgenden drei Trends:

• Mehr Fokus von einer Organisation auf das Glück der Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit.

• Die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern verbindet Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit miteinander und die Auswirkungen auf Umsatz und Gewinn.

• Tägliche Messung für Kunden- und Mitarbeiterglück bei jeder Geschäftstransaktion, bei der sie schnell und unscheinbar ist.

Eine menschliche Digitalisierung mahnte auch Oliver Schneider, Consultant für HR-Lösungen bei Cosmo Consult, an. Er begleitet seit mehr als zehn Jahren Kunden mit Unternehmenslösungen auf Basis von Microsoft Dynamics 365. Er referierte zunächst über die Auswirkungen der Covid19-Krise, allen voran die deutlich gestärkte Digitalisierung von Unternehmen. Unter dem Motto „Human Capital Management“ müsse man der Digitalisierung jedoch eine menschliche Komponente hinzufügen – also auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen.

Fazit: Viel Glück!

Schneider bestätigte die Aussagen von Marc Hoppichler – kein Wunder, auch Cosmo ist ein Rydoo-Kunde. Dann stellte er aber die grundsätzliche Frage: Ist die Digitalisierung überhaupt eine positive Sache? Nun, sein Fazit fiel klar aus: Ja, Mitarbeiter hätten dadurch praktisch nur Vorteile und können sich besser auf anspruchsvolle Aufgaben konzentrieren. Hinzu kämen Punkte wie Kostensenkung, Effizienzsteigerung, Krisensicherheit, etc.

Allerdings stelle die noch andauernde Corona-Krise das HR-Management vor neue Herausforderungen: Kurzarbeit, möglicherweise Entlassungen, die ganzen damit verbunden rechtlichen Implikationen. Ohne Schritte hin zur Digitalisierung sei dies ein Riesenaufwand, der oftmals sehr fehlerbehaftet sei.

Sein Tipp: Viele Schritte, gerade in rechtlicher Hinsicht, würden durch Tools wie Microsoft Dynamics 365 based Human Capital Management automatisiert. Auch zeigte er sich überzeugt von den Vorteilen der Microsoft-Welt, als da wären die Integration in andere Microsoft-Tools, leichter Zugriff über den Browser, einfaches Passwortmanagement, etc. „Das macht jeden Geschäftsführer glücklich“, so Schneider abschließend.

Und zum Thema Glück hatten wir in diesem Webinar ja schon viel gehört. Insofern: Viel Glück mit Ihrer ganz persönlichen Digitalisierungserfahrung!

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