Drohnen-Distributor führt Client-Management-System ein Eine IT-Landschaft aus der Vogelperspektive betrachtet

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Ob für das Düngen von Feldern in der Landwirtschaft oder zur Koordination von Rettungseinsätzen – noch ist längst nicht ausgeschöpft, in welchen Bereichen Drohnen künftig überall eingesetzt werden können.

Es ist ein Markt mit enormem Wachstumspotenzial und davon profitieren auch Großhändler wie die Solectric GmbH mit Sitz in Ubstadt-Weiher. Das Unternehmen ist einer der größten europäischen Distributoren des chinesischen Drohnenherstellers DJI und hat es damit auf Platz eins der Focus-Business-Wachstumschampions und auf Platz vier im FT1000-Ranking der Financial Times geschafft.

Über den eigenen Online-Shop können Großhändler bei Solectric Drohnen von DJI und andere Produkte beziehen, bedient werden außerdem der industrielle und hoheitliche Sektor (Polizei und Behörden) sowie der Consumer-Markt über Media Markt und Co. Darum kümmerten sich bei Solectric Ende 2019 rund 65 Beschäftigte – mit kontinuierlich wachsender Mitarbeiterzahl. Mit der rasanten Vergrößerung des Teams wuchsen auch die Anforderungen an die IT. Deshalb hatte sich Solectric im Herbst 2019 für die Einführung des Client-Management-Systems von Aagon entschieden.

Verteilter Rechnerpark erschwert Wartung

Die PC-Arbeitsplätze im Unternehmen sind im Wesentlichen nach dem gleichen Standard aufgebaut und bis auf geringfügig unterschiedliche Konfiguration von Innen- und Außendienst mit identischen Anwendungen bestückt: Windows, Office, ein ERP-System von Microtech und weitere Standardprogramme. Allerdings befinden sie sich nicht alle am zentralen Firmenstandort, sondern der Rechnerpark ist vernetzt mit den Herstellern beziehungsweise Zulieferern aus China, dem eigenen Endkunden-Store in Frankfurt/Main sowie Serviceniederlassungen.

Die klassische Turnschuh-Administration war für die IT-Abteilung schon allein aufgrund der verteilten Strukturen nicht möglich. Im Prinzip hätte man für jeden Standort jemanden benötigt, der sich um diese Themen kümmert. Hinzu kommt der Sicherheitsaspekt: Als Christoph Kühn, IT-Leiter bei Solectric, Mitte 2018 zum Unternehmen stieß, verfügte beinahe jeder Angestellte über Administrationsrechte und konnte Updates installieren (oder auch nicht). „So geht das nicht“, sagte Kühn. „Wir benötigen eine globale Steuerung von einer Stelle aus, um sicherzustellen, dass alle Viren-Updates installiert und Windows, Office, Adobe und diverse Runtimes überall auf dem gleichen Stand sind. Dem Anwender kann man so etwas nicht mehr überlassen.“ Da dies bislang jeder in Eigenregie vornahm, musste die IT auch viele Wiederholungsfehler stets aufs Neue ausbügeln.

Mehr Personal oder Softwareunterstützung

Mitte 2019 überlegte Solectric, das dreiköpfige Team um eine zusätzliche Kraft zu erweitern, um die Arbeitsstationen zumindest von zentraler Stelle aus administrieren und aktualisieren zu können. „Die Alternative war die Anschaffung eines Tools für das Client Management, das uns bei der Ausstattung und Wartung der Clients unterstützt“, sagt Kühn. „Damit hätten wir uns die zusätzliche Arbeitskraft sparen können.“

Genauso geschah es dann: Mit dem neuen Client-Management-System, der ACMP-Suite von Aagon, entledigte sich Solectric der Probleme des IT-Wildwuchses bereits im Vorfeld. Im ersten Schritt bespielte die IT mit dem ACMP OS Deployment alle Rechner mit einer einheitlichen Windows-Version. Dafür wurde ein Standardimage mit dem neuesten Windows-Release auf einem Master-PC entwickelt und dieses anschließend initial auf die Rechner gespielt. „Das Image haben wir am ersten Consulting-Tag erstellt, und dann begann praktisch bereits der Roll-out“, erzählt Kühn. „Wir wollen nicht jeden Rechner von Hand aufsetzen, sondern einen Standard etablieren, der in der ganzen Firma gilt.“

Fast jede Woche ein neuer PC-User

Ein solcher Standard funktioniert immer dann gut, wenn auf den einzelnen Rechnern nicht viele unterschiedliche Anwendungen installiert sind. Dies macht sich vorteilhaft bemerkbar, wenn neue Beschäftigte kommen, was bei Solectric fast wöchentlich der Fall ist. Die IT muss dann schnell handeln, damit diese rasch arbeitsfähig sind. Ohne Client-Management-System dauerte es mindestens einen Tag, um einen Arbeitsplatz komplett neu auszustatten. Bereits für alle Windows-Updates war der IT-Mitarbeiter einen halben Tag lang beschäftigt. Inzwischen ist ein Rechner nach 30 Minuten einsatzbereit.

Schon rasch nutzte Solectric fast alle Module des Client-Management-Systems aktiv. So wird über das Lizenz-Management kontrolliert, welche Anwendungen ein Nutzer, der das Unternehmen verlässt, bei sich installiert hatte. Bislang wurden knapp 40 Client Commands für neue Roll-outs eingerichtet, zum Beispiel wenn jemand Skype oder andere zusätzliche Applikationen benötigt. Eine große Hilfe ist auch der Helpdesk. Bislang gingen Supportanfragen zu 90 Prozent telefonisch ein, zu zehn Prozent per E-Mail. Last-in-first-out – nach diesem Motto verlief ihre Abarbeitung. Mit wachsender Unternehmensgröße jedoch kommen tagtäglich neue Anforderungen und Probleme auf den Support zu, die nicht mehr sofort bewältigt werden können.

Im Krankheits- oder Vertretungsfall können über das Helpdesk-Tool auch andere Kollegen aus der IT die Tickets einsehen. So hat jeder im Team einen aktuellen Überblick über sämtliche Supportfälle – dies war zuvor, als die Anfragen noch in Excel gepflegt wurden, unmöglich, da die Liste oft nicht auf dem aktuellen Stand war. Oft musste man auch in alten E-Mails nachsehen.

Problemschilderung im Support auf höherem Niveau

An der Helpdesk-Software gefallen IT-Leiter Kühn insbesondere deren Konfigurationsmöglichkeiten. Sie lässt sich nach Bedarf anpassen, und auch neue Felder sind definierbar. Über diese gibt die IT-Abteilung dem Anfragenden bereits Unterstützung, wie er das Problem am besten schildert und wie er bestimmte Basisfaktoren bereits während der Anfrage definieren kann. Die alleinige Aussage „Mein Monitor geht nicht“ ist schwierig. Deshalb können die Beschäftigten über zusätzliche Felder zunächst die betreffende Hardware auswählen, dann schildern, was genau nicht funktioniert – wobei sie sich auch vergewissern müssen, dass nicht vielleicht nur das Stromkabel nicht richtig steckt. Setzt die Schilderung von Problemen auf einem höheren Level an, sind diese auch viel schneller behoben.

Für die Kontrolle sowie gezielte Installation künftiger Windows-Updates kommt später ein weiteres Tool zum Einsatz, das „Complete Aagon Windows Update Management“ – kurz ACMP CAWUM genannt. Damit will sich die IT-Abteilung unabhängig von den Beschränkungen der Windows Update Services machen, die durch das neue Tool ersetzt werden. So werden dabei exakt nur die Updates installiert, welche die einzelnen Clients tatsächlich benötigen. Dies ermöglicht Solectric ein zeitnahes, effektives Update-Management.

Hat sich die Investition gelohnt?

Eine konkrete Zeitersparnis durch das Client Management lässt sich nach Einschätzung von Christoph Kühn schwer benennen. Was der IT-Leiter jedoch weiß: Wenn er jederzeit einen Überblick über den Status aller Rechner haben wollte, bräuchte er eine Vollzeitkraft, die von PC zu PC läuft und ihn kontrolliert. „Wenn er hinten fertig ist, dann kann er gleich von vorne wieder beginnen.“ Diese Vollzeitkraft kann sich das Unternehmen durch Einsatz des neuen Client Managements sparen und seiner wachsenden Beschäftigtenzahl eine jederzeit aktuelle und funktionierende IT-Ausstattung bereitstellen.

* Der Autor Sebastian Weber ist Head of Product Management bei Aagon.

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