KI-gestützte Interaktion mit Texten Ein neues Zeitalter im Dokumentenmanagement

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Seit der disruptiven Verbreitung von ChatGPT im Umgang mit natürlicher Sprache und großen Wissensquellen stellt sich die zentrale Frage, wie sich durch die Integration innovativer künstlicher Intelligenz in Business-Software konkret der Arbeitsalltag erleichtern lässt. Doch richtig integriert, bietet KI enorme Chancen und leitet ein neues Zeitalter im Dokumentenmanagement ein.

Das Thema ChatGPT dominiert die Medien bald ein Jahr lang – und das zu Recht. Denn mit diesem aus der Kombination einzelner teils neuer, teils etablierter Technologien bestehenden Ansatz eröffnet sich die Chance zu einem neuen Umgang mit Content und Wissen.

Woraus besteht die besondere Kombination GPT-basierter Technologie?

• Zum einen sind Chatbots zum Supporteinstieg auf Homepages und innerhalb von Software-Lösungen seit längerer Zeit als Serviceunterstützung etabliert. Hier kommen die freie Texteingabe als User-Interface, die Fähigkeit zum Umgang mit ähnlichen Begriffen und ganzen Sätzen als Input und die Nutzung künstlicher Intelligenz, um passende Antworten bereitzustellen, zum Einsatz. Ebenfalls aus diesem Bereich entstammt der filternde Umgang mit Fragestellungen, die gegen moralische oder sonstige Aspekte verstoßen und nicht bereitwillig beantwortet werden sollen.

• Hinzukommt als nächster Bestandteil – anders als bei dem begrenzten Wissen vieler klassischer Support-Chatbots – die Nutzung riesiger generischer Wissensmodelle (so genannte Large Language Modelle, kurz LLMs), die scheinbar einen Großteil des Internets als Quelle für Wissen verfügbar machen und so die Beantwortung unterschiedlichster Fragestellungen ermöglichen. In diesem Bereich ist open.ai mit GPT 3.5 oder neuen Modellen wie der 4er-Version der Vorreiter, doch auch andere Anbieter ziehen nach, seien es Google mit Bard oder das von Meta bereitgestellte LLaMA zur freien Nutzung. Ebenso hat inzwischen Luminous des deutschen Start-ups Aleph Alpha als rein europäischer Anbieter einen respektablen Bekanntheitsgrad erlangt.

• Ein dritter zentraler Bestandteil besteht darin, dass GPTs sehr nah an den Eigenarten von Menschen sind. Uns zeichnet aus, über Sprache zu kommunizieren, wir tauschen uns darüber synchron im Gespräch aus und bilden zeitunabhängiges Wissen durch das Schreiben und Lesen von Sprache in Texten. Mit GPT-basierten Ansätzen steht nun erstmals eine Technologie zur Verfügung, für die natürliche Sprache nicht ein Hindernis ist, weil strukturierte und normierte Daten mühsam extrahiert werden müssen, wenn sie für IT-Systeme nutzbar gemacht werden sollen. Im Gegenteil: GPT-basierte Ansätze passen optimal zu menschlicher Sprache und Wissen und generieren auch den Output wiederum in Form von Sprache und Texten. Deswegen ist der Aspekt des „Natural Language Processing“ ebenfalls hervorzuheben.

Für alle Organisationen stellt sich aktuell die Frage, wie die disruptiven Potenziale von GPT-Technologien nicht nur für die Recherche und das Verfassen von Hausaufgaben oder die Aufbereitung von Wissensfragen genutzt, sondern auch im Arbeitsalltag nutzbar gemacht werden. Hier drängt es angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels in den Industrienationen. Umso paradoxer ist es, dass trotz des Personalmangels auch in den Büros heutzutage immer noch viele repetitive Routineaufgaben im Umgang mit Texten und Dokumenten manuell erledigt werden und so die Zeit der Mitarbeitenden für andere Aufgaben fehlt.

Viel mehr als digitale Dokumentenspeicherung

Vor den zuvor genannten Hintergründen kommt insbesondere Dokumentenmanagement-Software eine umfassendere und neue Bedeutung zu. In diesen Produkten bewahren Organisationen sämtlichen Content aus Dokumenten sicher digital und unabhängig vom Quellsystem auf, organisieren Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen oder auch die Versionierung von Dateien, nutzen jedoch das in einem Content-Repository (häufig als „DMS“ oder „ECM“ bezeichnet) enthaltene Wissen bisher noch nicht im optimalen Maße und bürden sich trotz dieser übergreifenden Speicherung weiter viele manuelle Prozesse verbunden mit dem Lesen und Verfassen unterschiedlichster Dokumente auf.

Kunden innovativer Dokumentenmanagement-Anbieter erhalten nun die Möglichkeit, GPT-basierte Ansätze bereits jetzt in ihrem Arbeitsalltag nutzen zu können. Ganz neue Unterstützungsmöglichkeiten durch Software bestehen beispielsweise in der Erzeugung von Zusammenfassungen aus Dokumenten, dem Ableiten von Handlungsempfehlungen zu neu eingetroffenen Dokumenten beispielsweise vor dem Hintergrund bestehender Kundenakten und -vorgänge oder aus vorhandenen Lieferanten- und historischen Bestellinformationen. Je nach Branche ebenso zu einer versicherten Person, einem Projekt, einer Maschine oder Anlage, einem Bürger et cetera. Konkret können Nutzer buchstäblich einem Text direkt Fragen stellen oder sich bestimmte Informationen automatisiert zusammenfassen lassen.

Ein Prompt kann beispielsweise so aussehen: „Fasse die wichtigsten Informationen des Vertragstextes in fünf Sätzen zusammen.“ Damit können Mitarbeitende sich sehr schnell einen ersten Überblick verschaffen. Für weitergehende Informationen könnten sie beispielsweise fragen: „Wer hat den Vertrag im Namen welches Unternehmens unterzeichnet?“ Im Prinzip übernimmt die KI das Querlesen der Dokumente und das strukturierte Aufbereiten enthaltener Informationen – nur viel schneller, als es je ein Mensch könnte.

Leichtere automatische Klassifizierung von Dokumenten

Auch die Ablagevorgänge lassen sich wesentlich vereinfachen. Plattformbasierte KI-Ansätze ermöglichen die Integration unterschiedlichster Anbieter sowohl aus dem GPT-Bereich, aber auch innovative KI-Spezialanbieter für die Extraktion strukturierter Informationen. So entsteht eine umfassende Unterstützung nicht nur für die Erfassung von Eingangsrechnungen oder Bestellungen, sondern auch für unterschiedlichste branchenspezifische Dokumenttypen und die erleichterte Möglichkeit zur Weiterverarbeitung dieser Daten in spezifischen Workflows und zur Interaktion mit ERP- oder CRM-System oder der Branchen-Software. Das erhöht sowohl die Transparenz als auch den Automatisierungsgrad.

Büroarbeit der Zukunft: Mensch und Maschine im Team

Viel Wissen zur Unterstützung und höheren Automatisierung von Routineaufgaben ist bereits in Dokumentenmanagement-Software vorhanden. Die Nutzung innovativer generativer KI bietet die Chance, dieses Wissen zeitnah auch für die Unterstützung und Erleichterung der täglichen Arbeitsaufgaben verfügbar zu machen. GPTs und Dokumentenmanagement sind ein „perfect match“ zur Verringerung des Fachkräftemangels und zur Erhöhung des Servicelevels. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch die aktive Software-Unterstützung passend zum Arbeitsalltag kann auf neue Weise gesteigert werden.

Wir befinden uns erst am Anfang neuer Unterstützungsansätze durch künstliche Intelligenz im Arbeitsalltag. Unternehmen und Organisationen sollten jetzt die Chance nutzen, schon in einem frühen Stadium bereits davon zu profitieren und für die zu erwartenden Innovationen in den kommenden Jahren frühzeitig die für sie passenden Weichen zu stellen.

* Der Autor Rainer Hehmann ist Vorstand und Co-CEO der d.velop AG.

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