Dokumentenmanagement

Effiziente HR-Prozesse dank digitaler Personalakte

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Der Startbildschirm der elektronischen Personalakte „forpeople“ von Forcont.
Der Startbildschirm der elektronischen Personalakte „forpeople“ von Forcont.
(Bild: Forcont)

Integrierte Dokumenterstellung beschleunigt Prozesse

Ein weiteres wichtiges Feature, dem asgoodasnew electronics flexiblere und schnellere HR-Prozesse verdankt, ist die integrierte Dokumenterstellung: Die HR-Abteilung kann direkt in der Personalakten-Lösung Wordvorlagen für verschiedenste Dokumente anlegen, von diversen Arbeitsvertrag-Varianten über Feedbackfragebögen für Mitarbeitergespräche bis hin zu Über- und Rückgabeprotokollen für firmeneigene Gegenstände wie etwa Schlüssel und Laptops. Soll ein neues Dokument erstellt werden, sucht der Nutzer im Vorlagenverzeichnis von forpeople die benötigte Word-Vorlage heraus, öffnet sie und füllt sie aus. Das System legt dann das Dokument auf Wunsch automatisch an der richtigen Stelle in der digitalen Personalakte ab.

Der gesamte Prozess findet innerhalb von forpeople statt – dadurch spart die integrierte Dokumenterstellung im Vergleich zu Lösungen, bei denen Dokumente separat aus den Office-Programmen importiert werden müssen, viel Zeit. Ein durchdachtes, effizientes Handling bietet forpeople darüber hinaus auch für Dokumente, die zunächst digital erzeugt und ausgedruckt werden und deren Weg dann wieder zurück in die digitale Akte führt. Zum Beispiel erstellt der HR-Verantwortliche mittels Vorlage einen Feedbackbogen für ein anstehendes Mitarbeitergespräch und legt ihn in der Personalakte des betreffenden Mitarbeiters ab. Anschließend druckt er den Bogen aus, wobei er eine Option „Mit Barcode drucken“ auswählt. Sobald der im Gespräch ausgefüllte Bogen eingescannt wird, legt forpeople das Dokument mit Hilfe des Barcodes automatisch wieder an der richtigen Stelle in der Mitarbeiterakte ab.

Mehr Zeit für das Wesentliche

Mit forpeople sind nun sämtliche Dokumente zu jedem Mitarbeiter an zentraler, digitaler Stelle Compliance-gerecht abgelegt – sowie jederzeit und an jedem Ort verfügbar. Dank einheitlicher Ordnerstruktur und Stichwortsuche finden Nutzer mit wenigen Klicks das benötigte Dokument. Das Wälzen von Aktenordnern gehört somit der Vergangenheit an. Das macht die Arbeit der HR-Abteilung nicht nur weitaus angenehmer, sondern schafft auch Freiräume für die wirklich wichtigen Aufgaben.

„Mit der übersichtlichen, digitalen Personalakte von forcont werden wir als HR-Verantwortliche endlich einer unserer Kernaufgaben gerecht: uns um die Mitarbeiter zu kümmern“, so das Fazit von Yvonne Gehrmann. „Vorher waren wir voll damit ausgelastet, das Papierchaos zu bändigen, jetzt lassen sich Verwaltungsaufgaben schnell und effizient erledigen. So haben wir wieder Zeit für viele Dinge, die zwischenzeitlich zu kurz kamen. Beispielsweise haben wir vor kurzem gemeinsam mit den Mitarbeitern und Führungskräften die Feedbackbögen für die Personalgespräche überarbeitet und organisieren auch mal Team-Aktivitäten wie Fußball- oder Spieleabende – was bei unseren Kollegen hervorragend ankommt.“

* Matthias Edel, Senior Consultant Professional Services Products, forcont business technology GmbH

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