Toms Wochentipp: standardmäßige Aufzeichnungsfunktion Copilot zeichnet jetzt Besprechungen vor Ort auf

Der Microsoft-365-Copilot schneidet in der Mobil-App nun auch Gespräche im Besprechungsraum mit. Microsoft schaltet die Aufzeichnung für jeden Anwender mit Copilot-Lizenz frei. Die Audiodatei speichert der Copilot in OneDrive for Business. Die Steuerung läuft allein über Microsoft Intune.

Microsoft bringt die Aufnahmefunktion des Copilot auf das Smartphone und deckt damit Treffen im Besprechungsraum ab. In der App öffnet ein Tippen auf das Plus-Menü und die Auswahl von „Record“ das Mikrofon, das den Ton der Runde mitschneidet. Den Ablauf beschreibt Microsoft im Support-Artikel zum Aufnahmestart und kündigt die Verteilung in der Admin-Meldung MC1437679 an. Die Funktion erreicht schrittweise jeden Mandanten mit zugewiesener Copilot-Lizenz.

Aufnahme ohne Zutun der IT-Abteilung

Microsoft aktiviert den Mitschnitt für jeden Anwender mit Microsoft-365-Copilot-Lizenz selbst, ohne dass die Administratoren vorher zustimmen. Der Frontier-Preview startete Ende Juli 2026, die allgemeine Verteilung begann Ende August 2026 und erreicht bis Ende September 2026 alle Mandanten mit zugewiesener Lizenz. Ein zusätzlicher Freigabeschritt der IT-Abteilung fehlt im Verteilungsplan.

Jede einzelne Aufzeichnung umfasst höchstens 120 Minuten Gesprächsdauer. Nach dem Stopp überträgt der Copilot die Audiodatei in das OneDrive for Business des Anwenders, erzeugt daraus ein Transkript und legt eine kurze Zusammenfassung im Chat ab. Voraussetzung sind ein aktueller Stand der App auf iPhone, iPad oder Android sowie eine erteilte Freigabe für das Mikrofon des Geräts. Der Aufnahmeknopf erscheint im Plus-Menü der Prompt-Zeile, unmittelbar neben den übrigen Copilot-Aktionen.

Governance aus Purview greift automatisch

Die Aufzeichnung übernimmt die Zugriffsrechte des jeweiligen OneDrive-Kontos und liegt in einem vom Copilot verwalteten Ordner, sodass bestehende Aufbewahrungsrichtlinien, Vertraulichkeits­bezeichnungen, DLP-Regeln und die eDiscovery-Kontrolle aus Microsoft Purview ohne zusätzliche Konfiguration für die Datei gelten. Microsoft nutzt die Aufnahmen, Transkripte und Zusammen­fassungen laut eigener Aussage nicht für das Training der KI-Grundmodelle. An der Ablage ändert sich für die IT-Abteilung wenig, denn die Datei folgt den Regeln, die bereits für alle OneDrive-Inhalte gelten.

Der Schutz der Aufnahmen richtet sich damit allein nach der Qualität der vorhandenen Purview-Konfiguration im Mandanten. Ein Mandant ohne DLP-Regeln und ohne Vertraulichkeitsbezeichnungen speichert die vertraulichen Tonaufnahmen aus dem Besprechungsraum genauso ungeschützt wie jede beliebige andere Datei im Nutzerkonto, samt aller Risiken bei einem kompromittierten Konto und dessen unkontrollierter Weitergabe. Ohne vorbereitete Klassifizierung im Mandanten fehlt dem neuen Mitschnitt jede automatische Schutzstufe.

Abschaltung nur über Intune möglich

Die Deaktivierung erfolgt über Microsoft Intune, wo Administratoren eine App-Konfigurationsrichtlinie für die Microsoft-365-App anlegen und den Parameter „com.microsoft.office.officemobile.Dictation.IsAllowed“ auf den Wert „false“ setzen, woraufhin der Aufnahmeknopf aus dem Plus-Menü der App verschwindet. Eine zentrale Option im Microsoft-365-Adminportal fehlt, die Kontrolle über die Aufnahme liegt allein bei der mobilen Geräteverwaltung. Die Richtlinie greift für jedes verwaltete Gerät, das die App im Unternehmen ausführt.

Heikler als die Technik ist die Frage der Zustimmung. Der Copilot weist andere Teilnehmer nicht auf die laufende Aufzeichnung hin. Die Verantwortung für die nötige Einwilligung liegt allein beim Anwender, der die Aufzeichnung startet. Die Rechtslage unterscheidet sich je nach Land und Region, in Deutschland ist der Mitschnitt des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Einwilligung aller Beteiligten strafbar. Unternehmen prüfen vor der Freigabe, ob die Funktion zu den eigenen Compliance-Vorgaben passt.

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