Potenziale nicht liegen lassen Cloud-Transformation? – Gelingt nur mit Strategie und klarem Fahrplan!

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Immer mehr Unternehmen setzen auf Cloud-Technologien, optimieren so ihre IT-Infrastrukturen und verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil. Die Vorteile liegen auf der Hand: Zugang zu neuesten Technologien, erhöhte Flexibilität und modernste Sicherheitsstandards. Doch viele Firmen unterschätzen die Komplexität der Transformation.

Mit zunehmender Geschwindigkeit verändert sich die Arbeitswelt. Inzwischen ist für viele Mitarbeitende der tägliche Gang ins Büro nicht mehr selbstverständlich – stattdessen locken Homeoffice oder mobile Workation-Konzepte. Neue Kolleginnen und Kollegen zu gewinnen, erwächst zudem mehr und mehr zur Mammutaufgabe: In Zeiten akuten Fachkräftemangels Stellen besetzen? Gelingt nur, wenn man als Arbeitgeber eine moderne IT-Infrastruktur unterhält.

Chancenlos ohne Cloud

Auch auf Kundenseite steht die Welt nicht still: Viele Auftraggeber wünschen sich neue Services –insbesondere im Einzelhandel wächst der Wunsch nach individuellen und modernen Einkaufserlebnissen. Dazu kommt der Kampf gegen immer komplexer werdende Cyber-Attacken: Laut einer repräsentativen Studie aus 2022 im Auftrag des Digitalverbands Bitkom sind inzwischen 9 von 10 Unternehmen Opfer eines Angriffs.

Eine On-Premises-IT-Infrastruktur mit lokalen Netzwerken, veralteten Serversystemen oder örtlich begrenzten Firewalls kann diesen Herausforderungen nicht gerecht werden. Cloud-Anwendungen hingegen liefern für alle genannten Punkte Lösungen. Doch mit einer reinen Einführung der neuen Technologie ist den Unternehmen in der Regel nicht geholfen. Für eine erfolgreiche Transformation in Richtung Cloud müssen Verantwortliche ihren Blick vielmehr auf das gesamte Unternehmen – die Prozesse, Arbeitsweisen und schließlich die Geschäftsziele – lenken.

Herausforderungen erkennen – und meistern

Bei der Cloud-Migration gibt es keinen „One-size-fits-all-Ansatz“. Umso wichtiger ist es, die individuellen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen einer Organisation in einer Strategie und der darauf aufbauenden Roadmap aufzufangen. Die Consultants der q.beyond AG gehen hier üblicherweise in fünf bewährten Schritten vor.

Schritt 1: Strategie
Die erste Station auf dem Cloud-Migration-Weg ist die Analyse – mit Blick auf die aktuelle IT-Infrastruktur und interne Prozesse. Dafür ist es hilfreich, mit verschiedenen Stakeholdern, Mitarbeitern (Powerusern) und Endanwendern zu sprechen. Auf diese Weise lassen sich Pain Points identifizieren. Das Ergebnis der Strategiephase: Die Beteiligten kennen den Ist-Zustand und können die Ziele, den sogenannten Future-Mode-of-Operation (FMO), formulieren. So schärft sich langsam das Bild, was sie mit der Cloud Transformation erreichen wollen. An dieser Stelle sollten Verantwortliche Kriterien festlegen, um später den Erfolg der Cloud Migration messen zu können.

Schritt 2: Planung
Die Cloud Transformation gelingt nur auf Basis eines konkreten Plans, der sich aus den Informationen aus der Strategie leicht ableiten lässt. Das Projektteam legt hier nicht nur einen Zeitplan fest, sondern auch mit welchen Applikationen, Ressourcen und Abläufen die Umsetzung erfolgen soll. Dabei sollte die Cloud Transformation als das gesehen werden, was sie letztlich ist: ein fortlaufender Prozess. Umso wichtiger sind selbstgesteckte Zwischenziele und die Überprüfung dieser anhand der zu Beginn festgelegten Kriterien. Messbare Erfolge machen es leichter, dem sich stetigen „Weiterentwickeln“ den Weg zu ebnen.

Schritt 3: Herstellen der „Cloud Readiness“
Anschließend geht es an die Umsetzung: den Aufbau der Infrastruktur in der Cloud. Je nachdem, welche Technologien Einzug erhalten, sollten sich Unternehmen auf unterschiedliche Szenarien einstellen. Denkbar ist beispielsweise die Entwicklung und Bereitstellung komplett neuer Architekturen, Zugriffsmöglichkeiten und Sicherheitsmechanismen. Am Ende dieser Phase sind Organisationen bereit, erste Services aus der Cloud heraus zu betreiben. Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollte die Schulung der Mitarbeitenden hinsichtlich der Nutzung der neuen Technologie erfolgen. So holen Unternehmen rechtzeitig alle an Bord.

Schritt 4: Migration und Innovation
Nun ist es Zeit für den Blick auf Bestandssysteme und Prozesse. Wollen Unternehmen diese erst einmal in der aktuellen Form beibehalten? Soll der Betrieb ausgelagert werden? Oder ist eine Innovation eines Services nötig? Diese Fragen sollten Verantwortliche für jedes IT-Asset individuell beantworten. Da das Zeit braucht, ist es sinnvoll, nicht alle Applikationen auf einmal zu planen. Vielmehr bewährt sich in der Praxis ein Schritt-für-Schritt-Vorgehen – vom High-Level Plan bis ins kleinste Detail. Mit Test-Migrationen von unkritischen Services lässt sich ein Gefühl für den Umgang mit der Cloud-Technologie entwickeln. Da jede Migration eine Änderung nach sich zieht, sollte die IT-Abteilung die Anwender stets über Neuigkeiten informieren.

Schritt 5: Continuous Innovation & Service Improvement
Die Cloud Transformation kennt kein Ende. Das heißt: Selbst wenn alle Services und Prozesse in der Cloud laufen, ist die Migration noch nicht abgeschlossen. Täglich kommen neue Technologien, Anforderungen und Änderungen auf Unternehmen zu. Deshalb sollten sie eine regelmäßige Feedbackkultur aufbauen und pflegen, um kontinuierlich Services und Prozesse weiterzuentwickeln. So sind sie bestens aufgestellt, um zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.

Hürden überspringen

In der Praxis finden sich Hürden, die den Projekterfolg in Richtung Cloud Transformation gefährden können. Es bietet sich darum an, auf folgende Punkte zu achten:

• Übersichtliche IT-Infrastruktur sicherstellen: Über die Jahre wächst eine IT-Infrastruktur unausweichlich. Vor dem Umstieg in die Cloud sollten Unternehmen daher den Ist-Zustand feststellen und überprüfen. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, kann auch eine Konsolidierung der Systeme und Anwendungen sinnvoll sein, um Komplexität zu reduzieren.

• Datenverlust vermeiden: Bei der Migration in die Cloud ist ein ganzheitlicher Überblick über die Datenarchitektur erforderlich. Viele Applikationen haben Schnittstellen zu verschiedenen Fileservern und Datenquellen. Auch Backups und Archivdaten dürfen bei der Transformation nicht vergessen werden. Nicht vorhandene Daten führen zu schlechteren Prozessabläufen und mitunter zu gravierenden Fehlern.

• Datensicherheit wahren: Cloud-Anwendungen stellen ihren Nutzern häufig einen sehr hohen Sicherheitsstandard zur Verfügung. Dennoch ist es essenziell, dem Thema intern frühzeitig Aufmerksamkeit zu schenken. Nur so lässt sich gewährleisten, dass eine optimale Sicherheitsinfrastruktur die Unternehmensdaten schützt.

• Cloud Change Management umsetzen: Nach der Einführung folgt die tägliche Arbeit mit der Cloud-Anwendung. Dafür sollten Unternehmen Mitarbeiterschulungen anbieten. Denn das gesamte Team muss den Umgang mit der Cloud lernen und begreifen.

Ein guter Plan gegen Umwege und Sackgassen

Transparenz hinsichtlich der aktiven Services, flexible Skalierbarkeit, maximale Vernetzung und sichere Infrastrukturen – der Einsatz der Cloud erzeugt für Unternehmen spürbare Mehrwerte. Ohne eine ganzheitliche Herangehensweise lassen Unternehmen jedoch Potenziale liegen und riskieren Rückschläge auf ihrem Weg in die Cloud. Eine passgenaue Migrations-Strategie und eine zielgerichtete Roadmap gepaart mit ganzheitlichem Change Management erhöhen die Chancen auf eine erfolgreiche Cloud Transformation.