Optimierung von Geschäftsprozesse versinkt in Flut neuer Technologien Business Process Transformation: Der Weg ist das Ziel

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Der Mensch liebt seine Gewohnheiten – und das ist gut so, denn Routine macht jede Arbeit schneller und fehlerfreier. Wer bei jedem Handgriff oder jeder Eingabe erst nachschauen oder gar fremden Rat einholen muss, ist deutlich weniger produktiv, als wenn alles flott von der Hand geht. Folglich sind Änderungen an den Geschäftsprozessen der natürliche Feind der Routine.

Die zugehörigen Sprüche sind bekannt: „Das haben wir schon immer so gemacht“ oder „das haben wir noch nie so gemacht“. Diesem Beharrungsvermögen steht aber ein beachtlicher Business-Druck gegenüber, der die Unternehmen zu immer mehr Änderungen zwingt. Noch nie haben sich Unternehmen dabei so schnell auf so umfassende wirtschaftliche, geopolitische und gesellschaftliche Veränderungen einstellen müssen wie in den letzten zwei Jahren. Digitalisierte, agile und automatisierte Geschäftsprozesse sind ein wesentliches Instrument, um eine Kurskorrektur und damit eine Transformation im Unternehmen umsetzen zu können.

Schon seit Jahren spricht man von „Business Process Management“ (BPM) und meint damit eine standardisierte und technologiebasierte Kontrolle über die verschiedenen Prozesse im Unternehmen – die von der Kundenanfrage bis zur Auslieferung einer Ware oder der Erbringung einer Dienstleistung reichen. Dabei können die einzelnen Prozesse manuell, halbautomatisch oder vollautomatisch ablaufen und mehr oder weniger anspruchsvolle Technologien nutzen.

Während die Technologie-Anbieter vor allem auf Automatisierung und den Einsatz weiterer Technologien verweisen, ist die größte Herausforderung aber die bereits erwähnte Unternehmenskultur. Viele Management-Experten sind sich einig, dass nur eine aktive Zusammenarbeit, bei der alle Betroffenen mit einbezogen werden, Aussicht auf Erfolg hat. Geschieht dies nicht, oder nur unzureichend, kann das zu einer Veränderungsresistenz führen, die sich nur schwer wieder abbauen lässt.

Begriffs-Wirrwarr erinnert an den Turmbau von Babel

Inzwischen gibt es eine Reihe an Bereichen und Begriffen, die die Handhabung von Geschäftsprozessen adressieren. Viele davon überlappen sich, andere reflektieren besonders dynamische Entwicklungen und wollen durch neue Begriffe eine Abgrenzung erreichen. Nachfolgend eine Auswahl der wichtigsten Begriffe und deren Bedeutung:

• Business Process Management ist der Urbegriff dieser Anwendungen. Heute versteht man darunter zunehmend nur noch Technologien und Software, die zur technischen Umsetzung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden. In diesem Kontext werden häufig auch Begriffe wie BPM-Software, BPM Tools oder BPM Suite verwendet.

• Process Mining ist eine technologiestützte Methode, damit komplexe Prozesse transparent sind – und damit verwaltbar. Beispielsweise werden Datenwege aus verschiedenen IT-Systemen zusammengeführt, um den Verlauf von Geschäftsprozessen zu ermitteln.

• Process Intelligence umfasst die gesamte Bandbreite an Analytics und KI, sofern sie sich auf Geschäftsprozesse beziehen. Hierzu gehören auch integrative Elemente, die der Verbindung von Process Mining, Modellierung und Automatisierung dienen.

• Process Automation ist die Einführung von Prozessen, die mehr oder minder vollautomatisch ablaufen, beispielsweise RPA und Bots. Diese Systeme nutzen immer mehr KI/ML, sodass sie in neue Anwendungen vorstoßen, insbesondere im Zusammenhang mit unstrukturierten Daten und deren Geschäftsmodelle.

• Process Excellence zielt darauf ab, Prozesse bereichsübergreifend zu harmonisieren und zu optimieren, um so eine höchstmögliche Wertschöpfung zu erreichen. Dieser Bereich gilt allgemein als die Basis für eine schnelle Reaktionszeit und damit einer erfolgreichen Unternehmensstrategie.

Der Oberbegriff für all diese Methoden und Tools ist Business Process Transformation (BPT). Hierzu gehören alle Einzelbereiche und -prozesse, seien sie betrieblich, kulturell oder digital. BPT umfasst vier Bereiche:

• 1. Die Einstellung des Unternehmens bezogen auf das Selbstverständnis und die Selbsteinschätzung der eigenen Möglichkeiten.

• 2. Kontinuierliche Umstrukturierung und Automatisierung um wettbewerbsfähiger zu werden und gleichzeitig schlank und fit zu bleiben.

• 3. Ausschöpfen von allen Wachstumspotenzialen; hiermit unterscheidet sich BPT deutlich von einer bloßen Sanierung der Prozesse.

• 4. Mitarbeitermotivation, also das, was oben schon im Rahmen von BPM angesprochen wurde.

Während die Punkte eins und vier vor allem Management-Aufgaben darstellen, erfordern die Punkte zwei und drei viel Technologieunterstützung. Vor allem der dritte Punkt kann nur mit umfangreichen Analysewerkzeugen bewältigt werden. Hierzu steht eine Reihe von prozessorientierten Plattformen zur Verfügung. Solche Process Engines werden durch technische Prozessmodelle (Technical Workflow) angesteuert.

Vier Phasen der Einführung

Die Einführung von BPT besteht aus verschiedenen Phasen. Im Rahmen der Prozessanalyse werden die aktuellen Geschäftsprozesse untersucht und in der Form von Prozessmodellen abgebildet (Ist-Modell). Daran schließt sich die Prozessaufnahme an: Dabei geht es um die strukturierte Sammlung des Prozesswissens und die Erstellung einer Prozessdokumentation. Manche Prozessveränderungen lassen sich relativ einfach umsetzen, andere erfordern mehr Aufwand. Dann lohnt sich eine ROI-Betrachtung (Return on Investment), mit der die Wirkung der verschiedenen Optionen aufgezeigt werden. Zahlreiche Einflussfaktoren erschweren allerdings die Wirkung. Dazu gehören beispielsweise die unterschiedlichen am Projekt Beteiligten.

Als Ergebnis gelten abgestimmte Soll-Prozesse, die mithilfe einer entsprechenden Software als Prozessmodelle dokumentiert werden. „Abgestimmt“ bedeutet hier vor allem, dass sich die verantwortlichen Führungskräfte zu der Veränderung bekennen. Daher sollte ein professionelles Business Process Analysis Tool (BPA) über die reine Modellierung hinausgehen, etwa durch Analyse- und Simulationsfunktionen für Prozessmodelle, einen visuellen Modellvergleich für verschiedene Modellversionen und Reporting-Funktionen.

Die Anforderungen an die Software-Unterstützung sind hoch: Sie soll eine dezentrale Prozessaufnahme ermöglichen, komplette IT-Landschaften einbinden und leicht zu bedienen sein. Auch das Risikomanagement spielt eine entscheidende Rolle. Richtlinien innerhalb eines Unternehmens, einer Branche oder eines Landes machen die softwarebasierte Dokumentation von Geschäftsprozessen unverzichtbar.

Wichtig: Bei BPT gibt es keinen finalen Zustand. Es gilt der Satz: „Der Weg ist das Ziel.“ BPT ist keine Lösung im klassischen Sinne. Es schafft nur die technologischen und organisatorischen Voraussetzungen, damit mithilfe von Messungen und Beobachtungen alle Prozesse fortlaufend optimiert werden können.

Modernisierung in der Energieversorgung

Ein Beispiel veranschaulicht die weitreichenden Konsequenzen moderner Prozess-Optimierung: Energieversorgungsunternehmen müssen ihre Kundenzufriedenheit und -gewinnung steigern. Gleichzeitig sind die Massenprozesse in der Abrechnung sowie das Asset-Management rationeller zu gestalten. Das Problem dabei ist, dass die bestehenden Prozesse im Laufe der Jahre unübersichtlich, kompliziert und fehleranfällig geworden sind. Ein wichtiger Schritt zur Leistungsverbesserung ist die Einführung eines Meter-to-Cash-Prozesses, also der vollautomatische Ablauf vom Zählerablesen zur Rechnung. Doch diese massive Umstellung kann man nur mit modernen, erprobten Technologien vornehmen, denn erfahrungsgemäß müssen bei dieser Transformation alle historisch gewachsenen und entsprechend komplizierten Prozesse über Bord geworfen werden.

Für die technische Umgestaltung und kontinuierliche Unterstützung aller Prozess-Maßnahmen gibt es im Markt ein sehr breites Angebot. Beispielhaft dafür ist das Cloud-basierte Signavio-Portfolio. Es besteht aus einer leistungsstarken, integrierten Plattform, die es ermöglicht, alle erforderlichen Prozessänderungen in kürzester Zeit umzusetzen. Die Software bietet eine intuitive Bedienung, umfangreiche Funktionen sowie moderne Analyse- und Simulations-Tools. Und als Cloud-Anwendung bietet sie auch alle diesbezüglichen Vorteile, wie Skalierbarkeit, Flexibilität und Kosteneffizienz.

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