Geschäftsabläufe spielend leicht modellieren BPMN – Prozess-Modellierung vor der Digitalisierung

Business Process Model and Notation, abgekürzt BPMN, ermöglicht eine grafische Darstellung von Geschäftsabläufen, die alle relevanten Stakeholder verstehen können. Dadurch ist es möglich, effektiver auf alle in den Prozessen identifizierten Probleme zu reagieren.

Den meisten Unternehmen ist mittlerweile klar, dass sie möglichst viele ihrer Prozesse digitalisieren müssen, um sich am Markt weiterhin behaupten zu können. Doch wie kann das konkret funktionieren?

Manch einem Unternehmen fiel dabei sicher schon auf, dass ohne eine zielführende Vorarbeit wie beispielsweise das Modellieren von Geschäftsprozessen, ein solcher Schritt durchaus ins Leere gehen kann. Das heißt, am Ende wurde zwar etwas digitalisiert, aber einfacher oder wirtschaftlicher ist der Prozess dadurch nicht geworden.

Prozesse visualisieren und verständlich machen

Modellierungen wie die Business Process Modeling Notation (BPMN) empfehlen sich daher, um Geschäftsprozesse einer Organisation auf sehr konsistente Weise zu erfassen und zu dokumentieren. „BPMN eignet sich nicht nur dazu, Prozesse jeder Art zu modellieren, sondern stellt auch das, was passiert, als visuelle Sprache in Diagrammen dar und nicht in Quellcode“, erklärt Falko Menge, Principal Solution Architect und Open Standards Ambassador bei Camunda. „Auf diese Weise werden die Prozesse einfach und verständlich, sowohl für Mitarbeiter aus den Fachabteilungen, als auch für die Experten in der IT. Entscheidend dabei ist, dass der Prozess vollständig dokumentiert wird.“

In der Regel wird BPMN auch verwendet, um eine Vielzahl von Informationen an eine Vielzahl von beteiligten Personen zu kommunizieren. Wobei die visuelle Darstellung es gerade Nutzern mit technischem als auch von nicht-technischem Background extrem erleichtert, die Logik eines Prozesses zu verstehen. Dabei arbeiten oft mehrere Organisationen bzw. Unternehmen zusammen.

BPMN ist somit nicht nur in der Lage, interne Prozesse in einem einzigen Pool zu modellieren, sondern auch für externe Prozesse anwendbar, um die Interaktion zwischen ihnen zu beschreiben. Dadurch wird sichergestellt, dass relevante Stakeholder wie beispielsweise Prozessverantwortliche und Geschäftsanwender, in den Prozess einbezogen werden. So kann das Team insbesondere effektiver auf alle in den Prozessen identifizierten Probleme reagieren.

„Die Erfahrung, wenn Fach- und IT-Seite gemeinsam den Soll-Prozess definieren, kann in einigen Organisationen sogar einen noch größeren Nutzen stiften, als das Erlernen der BPMN-Methodik selbst“, unterstreicht Camunda-Gründer Bernd Rücker. „In diesen Fällen ist BPMN 'nur' das Vehikel, um eine positive Entwicklung der Unternehmenskultur hin zu mehr abteilungsübergreifender Kollaboration in Gang zu setzen.“

Funktionen der Geschäftsprozess-Modellierung

Prozesse, die mit BPMN modelliert wurden, lassen auf einen Blick erkennen, was wie in einem Unternehmen abläuft und wo sich Verbesserungspotenzial für bestimmte Prozesse verbirgt. Das ist ein entscheidender Schritt, um festzulegen, welche Prozesse digitalisiert und automatisiert werden sollen.

Ferner dokumentieren BPMN-Diagramme, welche Software, Infrastruktur oder allgemeine Ressourcen für einen Prozess erforderlich sind. Das heißt, auf diese Weise erfahren Unternehmen, wie und wo ein eventuell abzulösendes Legacy-System sich noch im Einsatz befindet.

BPMN erfüllt die vier wichtigsten Kriterien, damit sie als gemeinsame Sprache universell verwendet werden kann:

Standard

BPMN ist nicht im Besitz eines bestimmten Software-Unternehmens, sondern einer Institution (OMG), die sich bereits durch andere weltweite Standards wie beispielsweise UML einen Namen gemacht hat. Der Standard wird von vielen Softwareprodukten unterstützt. Dadurch ist der User weniger abhängig von den Produkten eines bestimmten Herstellers.

Vereinfachung

Das Prinzip hinter BPMN ist recht einfach, weshalb der Anwender sehr schnell mit dieser Notation arbeiten kann.

Präzision

Bei Bedarf kann der User mit BPMN die Funktion eines bestimmten Prozesses auch ganz genau beschreiben. Diese Art der präzisen Modellierung ist mit BPMN zwar möglich, aber meist nicht zwingend notwendig. Wie genau Prozesse abgebildet werden sollen, entscheidet jeder User für sich selbst.

Umsetzung in der IT

BPMN wurde in erster Linie entwickelt, um die technische Umsetzung von Prozessen zu unterstützen (Process Automation). Je wichtiger die IT in einem Unternehmen ist, desto hilfreicher wird der Einsatz der BPMN.

Bewertung der Verwendung von BPMN-Diagrammen

Wie die meisten Tools hat auch die Verwendung von BPMN-Diagrammen sowohl Vor- als auch Nachteile. In der Folge werden die wichtigsten Vorteile der Geschäftsprozess-Modellierung hervorgehoben. Demgegenüber sind jedoch auch ein paar Nachteile zu nennen.

Vorteile

• BPMN-Diagramme sind ein einfaches Konzept, wobei die BPMN-Modellierungssprache über 100 verschiedene grafische Elemente ermöglicht. Die umfangreiche Notation macht die Diagramme flexibel und bildet selbst komplexeste Geschäftsprozesse ab.

• BPMN ist von der ISO (International Standards Organization) standardisiert, was bedeutet, dass es zwischen Unternehmen und Branchen übertragbar ist. Dies macht es für die meisten Beteiligten einfach, BPMN-Diagramme gut zu verstehen.

• Durch eine gemeinsame Sprache wird die Zusammenarbeit zwischen Teams einfacher und effektiver.

Nachteile

• Die umfassenden Möglichkeiten lassen BPMN auf den ersten Blick etwas komplex erscheinen. Ein vollständiges Erfassen der Modellierungssprache gestaltet sich daher etwas aufwendig. Das bedeutet für neue Mitglieder im Team, für die die BPMN-Diagramme noch neu sind, dass sie noch eine ziemlich steile Lernkurve vor sich haben.

• Obwohl die Standards der Modellierungssprache klar definieren, wie der User die BPMN-Diagrammelemente verwenden soll, können verschiedene BPMN-Anbieter die Ausführung dieser Diagramme unterschiedlich implementieren.

• Dies kann unter Umständen zu Problemen hinsichtlich der Interoperabilität zwischen BPMN-Tools führen, und Modellierer sind möglicherweise auf bestimmte Anbieter oder Produkte beschränkt, je nachdem, wie sie die Ausführung von BPMN-Diagrammen interpretieren.

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