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Einmalig: Das Außendienstportal der BKM

Bausparkasse Mainz und Evodion optimieren den Außendienst

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BKM übernimmt

Geplant ist unter anderem, Produktions- und Provisionsinformationen direkt über das Portal anzubieten.
Geplant ist unter anderem, Produktions- und Provisionsinformationen direkt über das Portal anzubieten.
(Bild: Bausparkasse Mainz (BKM))
Die Bausparkasse hat beispielsweise schon so genannte Informationssysteme wie die Suche selbst umgesetzt – sei es die Suche nach Kunden mit Namen oder Adresse, die Ermittlung der Kundennummer über die Vertragsnummer oder eine Umkreissuche. Mittlerweile verfügt das Portal auch über ein Beratungssystem, das die Beratung zu den verschiedenen Produkten unterstützt und entsprechende Simulationen ermöglicht. Über ein Antragssystem können die Mitarbeiter darüber hinaus vor Ort PDFs beispielsweise zu Freistellungsaufträgen oder Einzugsermächtigungen vervollständigen, in denen die vorhandenen Daten schon automatisch eingetragen sind.

„Die Vorteile, die das neue Portal schon heute für unseren Außendienst bietet, liegen auf der Hand: Unsere Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf aktuellste Informationen, verfügen über eine viel größere Auswahl an Informationen und Materialien, und sie werden generell umfassend unterstützt, sei es durch das Ereignis-, das Beratungs- oder das Antragssystem“, zählt Karin Zimmermann einige Vorzüge auf. „Da Innen- und Außendienst heute über die gleiche Informations- und Wissensbasis verfügen, hat sich auch die Verständigung zwischen den Bereichen deutlich verbessert – bei gestiegener Transparenz.“

Hinzu komme die einfache Handhabung des Systems. Von den neuen Möglichkeiten des Außendiensts profitieren natürlich auch die Kunden. „Da der Außendienstmitarbeiter alle wichtigen Informationen und Unterlagen wie Verträge immer parat hat, kann er fallabschließend mit den aktuellsten Informationen beraten“, so Zimmermann.

Entlastung von Administratoren, Help Desk und Kundenservice

Fünf Redakteure greifen derzeit personalisiert über First Spirit auf die geschützten Bereiche des Portals zu. Unter Berücksichtigung des Corporate Designs verwalten und pflegen sie die Inhalte basierend auf einem Rechte- und Rollenkonzept. Ein komfortabler Redaktionsclient und viele vorkonfektionierte Features erleichtern den Redakteuren die Arbeit.

„Wo früher eine zentrale Steuerung durch einen Spezialisten notwendig war, können dank des Berechtigungs- und Zugriffssystems, der Freigabemechanismen und der einfachen Handhabung heute Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen die Inhalte des Portals selbstständig pflegen“, berichtet Zimmermann.

Eine weitere greifbare Auswirkung des neuen Portals: „Die Belastung von Administratoren und Help Desk ist schon jetzt spürbar gesunken.“ Denn einige Prozesse wie die aufwändige und fehlerträchtige Synchronisation etwa der Bestandsdaten sind ebenso weggefallen wie zeitaufwändige Updates und entsprechende Rückfragen durch den Außendienst. „Dank des Zugriffs auf stets aktuelle Informationen müssen die Außendienstler heute auch nicht mehr beim Kundenservice anfragen, wenn sie in einem Beratungsgespräch beispielsweise den Echtzeit-Kontostand benötigen“, so Zimmermann. Generell habe das Portal für eine deutlich verbesserte Effizienz und Transparenz gesorgt.

Die weiteren Pläne

Aber sich auf dem bisher Erreichten ausruhen will die BKM nicht. In den kommenden Monaten wird das Portal gemeinsam mit Evodion funktional sukzessive ausgebaut – wobei die Eigenleistung der BKM durch den Know-how-Transfer immer weiter steigt.

Geplant ist unter anderem, Produktions- und Provisionsinformationen direkt über das Portal anzubieten, die Beratungsfunktionalität in Richtung fragegesteuerte Beratung auszubauen und im Antragssystem des Portals Verträge direkt erfassbar zu machen. Die Grundlage für die Weiterentwicklung des Portals bilden regelmäßige Gespräche mit einer Projektgruppe von Außendienstmitarbeitern.

Die Autorin:

Jutta Krämer ist freberuflich tätig.

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