Cloud-Speicher effektiv in die tägliche Arbeit einbinden 6 Tipps, um Microsoft OneDrive besser zu nutzen

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Microsoft integriert OneDrive immer enger an Windows, ähnlich wie das Apple mit iCloud und macOS handhabt. Es kann sich lohnen, die verschiedenen Möglichkeiten zu nutzen, um effektiv zu arbeiten, seine Daten zu sichern und überall auf die eigenen Daten zugreifen zu können.

Wer ein kostenloses Microsoft-Konto anlegt, erhält Zugriff auf 5 GB Speicherplatz in der Cloud. Dieser kann kostenpflichtig erweitert werden. Die 5 GB Speicherplatz reichen aber bereits oft schon für viele Belange aus. Wir zeigen einige der wichtigsten Möglichkeiten.

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Tipp1: OneDrive-Speicher kostenlos erweitern

Microsoft gibt sich durchaus großzügig, was die kostenlose Erweiterung des Cloud-Speichers angeht. Neben den 5 GB Speicherplatz, die zu Beginn kostenlos zur Verfügung stehen, gibt es von Microsoft verschiedene Programme, mit denen sich der Speicherplatz dauerhaft kostenlos erweitern lässt. In der Weboberfläche von OneDrive steht über das Zahnrad-Icon der Menüpunkt „Optionen“ zur Verfügung. Hier sind bei „Speicher verwalten“ der aktuelle Speicherplatz und dessen Verwendung zu erkennen. Über den Link „Mehr verdienen“ bei „Ihr zusätzlicher Speicherplatz“ sind verschiedene Möglichkeiten zu sehen, wie sich der Speicherplatz auch kostenlos erweitern lässt. Auf Smartphones stellt Microsoft teilweise 100 GB kostenlosen Speicherplatz zur Verfügung, wenn Anwender die Outlook-App installieren und ein E-Mail-Konto bei Outlook.com anlegen.

Tipp 2: Fotos auf dem Smartphones kostenlos in Echtzeit mit OneDrive synchronisieren

Die Nutzung von OneDrive ist nicht nur auf PCs möglich, sondern über verschiedene Apps auch auf Android und iPhones/iPad. Hier bietet die App die Möglichkeit, automatisch Fotos in OneDrive hochzuladen. Vor allem für Anwender, die das Speicherkontingent bei Google oder Apple nicht kostenpflichtig erweitern wollen, ist das durchaus sinnvoll, da hierüber alle Fotos bequem in der Microsoft-Cloud zur Verfügung stehen und überall genutzt werden können, natürlich auch auf dem PC. Der Upload der Fotos erfolgt in den Einstellungen der OneDrive-App bei „Kameraupload“. Hier kann festgelegt werden, zu welchem Konto die Fotos automatisch hochgeladen werden. Neben OneDrive kann hier parallel auch OneDrive for Business genutzt werden. Beim Aufrufen des Menüpunktes „Fotos“ in der OneDrive-App weist diese darauf hin, ob der Upload bereits aktiviert ist oder nicht. Mit einem Fingertipp lässt sich das an dieser Stelle nachholen.

Tipp 3: OneDrive und OneDrive for Business parallel nutzen und mehr Speicher erhalten

Business-Anwender, die einen Microsoft-365-Plan buchen, erhalten 1 TB Speicherplatz. Es dabei möglich, in Windows und über die Smartphones-Apps mehrere OneDrive-Konten anzumelden. Dabei ist es vollkommen unproblematisch, parallel mit einem OneDrive for Business-Konto aus Microsoft 365 und mit einem privaten OneDrive-Konto zu arbeiten. In den Apps muss dazu einfach das zweite Konto eingetragen und verifiziert werden. Das funktioniert auch unproblematisch mit der Multifaktor-Authentifizierung. In Windows blendet der OneDrive-Agent dazu für jedes Konto ein eigens Icon im Tray-Bereich der Taskbar ein, über das sich die jeweiligen Einstellungen des Kontos getrennt voneinander verwalten lassen. Es ist daher nur ein einzelner OneDrive-Client notwendig, der in Windows 10 und Windows 11 ohnehin zu den Bordmitteln gehört.

Tipp 4: Mit der neuen Backup-App für Windows 10 und Windows 11 Daten in OneDrive sichern

Windows 10 und Windows 11 haben eine neue Backup-App mit der Bezeichnung „Windows-Sicherung“. Mit der App lassen sich Daten aus Windows in OneDrive sichern. Das geht auch mit mehreren Rechnern über dasselbe Microsoft-Konto. Die Funktion ist daher ideal für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Rechnern, aber auch für die Datensicherung einzelner Ordner. Hier muss natürlich darauf geachtet werden, dass der Speicherplatz auch ausreicht, wenn zum Beispiel noch die Fotos eines Smartphones mit der Cloud synchronisiert werden. Die Bedienung der App ist der einfach und orientiert sich an der Bedienung von Windows 10/11.

Tipp 5: Mit OneDrive die eigenen Daten vor Ransomware schützen

In Windows 11 hat Microsoft verschiedene Funktionen integriert, mit denen OneDrive dabei hilft, die eigenen Daten vor Ransomware zu schützen. Ein wichtiger Faktor ist sicherlich die bereits erwähnte neue App „Windows-Sicherung“, die OneDrive als Backup-Ziel nutzt. Parallel dazu findet sich in der App „Windows-Sicherheit“ bei „Viren- und Bedrohungsschutz“ über den Link „Ransomware-Schutz verwalten“ bei „Ransomware-Datenwiederherstellung“ die Möglichkeit, lokale Daten mit der Cloud zu synchronisieren und später wiederherzustellen. Diese Optionen arbeiten eng mit der App „Windows-Sicherung“ zusammen.

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Tipp 6: Speicherplatz freischaufeln, zum Beispiel nicht notwendige Dateianhänge

Geht der Speicherplatz in OneDrive zu neige, ist es nicht unbedingt notwendig, gleich neuen Speicher zu kaufen. Oft reicht es aus, den Speicherplatz zunächst zu optimieren und zu prüfen, ob alle Daten, die in OneDrive gespeichert sind, überhaupt in der Cloud benötigt werden. Microsoft bietet in der Weboberfläche von OneDrive über das Zahnradsymbol oben rechts durch Auswahl von „Optionen“ bei „Speicher verwalten“ die Möglichkeit, den Speicherplatz zu bereinigen. Über die Schaltfläche „Papierkorb leeren“ zeigt die Weboberfläche an, wie viel Speicherplatz durch das Leeren des Papierkorbs freigeschaufelt werden kann. Hier sollte aber zuvor überprüft werden, ob die Daten im Papierkorb nicht mehr gebraucht werden. Dazu blendet das Fenster noch die Schaltfläche „Papierkorb öffnen“ an. Über den Link „Outlook (Anlagen)“ öffnet sich ein neues Fenster, in dem überprüft werden kann, welche E-Mails im Outlook.com-Postfach große Dateianlagen gespeichert haben. Hier besteht auch die Möglichkeit der Bereinigung.

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