So gelingt die Migration in die Cloud-Telefonie

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Fsas Technologies GmbH

netfiles GmbH

Hyland Software Germany GmbH

toplink GmbH

1. Evaluationsphase

Am Anfang stehen strategische Fragen: Als erstes sollte geklärt werde, welche Anforderungen an das Produkt gestellt werden, also welche Funktionen vorhanden sein sollen. Dann folgt die Entscheidung darüber, welche Art von Telefonie-Lösung ausgewählt werden soll, ob eine reine Telefonie-Lösung gesucht wird oder auch Unified Communications, Call-Center-Lösungen oder CTI in Betracht kommen. Ist man sich über diese Punkte einig, müssen die entsprechenden Produkte, deren Anbieter sowie die Preise recherchiert werden: Wer ist Marktführer in diesem Bereich und gibt es relevante Produkttests, Referenzen oder Empfehlungen? Last but not least: Der gesamte Entscheidungsprozess wird von der Höhe des zur Verfügung stehenden Budgets getragen.

Anhand dieser Kriterien wird eine Auswahl an in Frage kommenden Produkten getroffen. Anschließend werden die Anbieter kontaktiert und die Produkte von der Fachabteilung auf Herz und Nieren geprüft. Am Ende der Evaluationsphase stehen eine Entscheidung für ein Produkt und ein Vertragsabschluss mit dem entsprechenden Anbieter.

2. Planung

Im zweiten Schritt steht eine detaillierte Planung des Migrationsprozesses im Fokus: Bei der Auswahl und Bestellung von Endgeräten muss beachtet werden, welche IP-fähigen Tischtelefone, Soft-Clients oder Headsets kommen in Frage, welche Mitarbeiter welches Endgerät bevorzugen und welcher Lieferant welche Konditionen und Lieferfristen anbietet. Darüber hinaus muss geklärt sein, ob das Unternehmen über eine ausreichend skalierte Breitband-Internetanbindung verfügt, um eine reibungslose VoIP-Telefonie sicher zu stellen. Toplink empfiehlt hier 100 Kbit/s pro Sprachkanal.

Unternehmensintern müssen die Mitarbeiter im Zuge einer Telefonie-Migration auf das neue System geschult werden. Hier sollte geklärt werden, wie eine solche Schulung ablaufen könnte und ob dafür externe Unterstützung benötigt wird. In diesem Zusammenhang sollte auch im Vorfeld bereits entschieden sein, in welcher Reihenfolge die Migration sinnvoll ist – ob abteilungsweise oder standortweise – und welche eigene Ressourcen, sprich Personal, intern zur Verfügung steht, um die technische Umsetzung zu begleiten. Im Idealfall sollte bei der Ressourcenplanung auch über mögliche externe Unterstützung entschieden werden.

3. Umsetzung

In diesem Schritt werden alle in der Planungsphase entschiedenen Migrations-Maßnahmen in die Tat umgesetzt. Hierzu gehören die Konfiguration von Userprofilen im Web-Interface, Austausch, Konfiguration und Test der Endgeräte, die Schulung der Mitarbeiter sowie die Einrichtung von CLIP-no-screening pro User auf dem neuen SIP-Trunk.

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