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Sieben Tipps zur Einführung einer digitalen Personalakte

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Tipp 4: Mit klaren Datenschutzregelungen den Betriebsrat überzeugen

Kritische Stimmen zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit begleiten Unternehmen am häufigsten bei der Einführung einer digitalen Personalakte. Von der Archivierung über das Beweisrecht bis hin zum Datenschutz: Es gilt, sämtliche Anforderungen zuverlässig zu erfüllen. Um sich einen Überblick über die wesentlichen Datenschutzbedingungen zu verschaffen, sollten die Anwender die folgenden sieben Grundsätze beachten:

  • 1. Detailliertes Berechtigungskonzept. Hierbei wird ein differenzierter Zugriffsschutz gewährleistet, der nur berechtigte Personen befugt, auf die für sie zugelassenen Dokumente und Akten zuzugreifen.
  • 2. Einsichtsbeschränkung. Es sollte ganz klar definiert werden, welche Personen oder Nutzergruppen welche Bereiche einer digitalen Personalakte einsehen dürfen? Eine granulare Rechte- und Rollenverteilung verhindert das Einsehen sensibler Personaldaten unberechtigter Dritter.
  • 3. Protokollierung. Sie stellt die Grundlage der Nachvollziehbarkeit aller Änderungen von Metadaten (z. B. Registerzuordnung) sowie des Dokumenten-Check-in und -out (Einscannen, Löschen) innerhalb der digitalen Personalakte dar.
  • 4. Hinterlegte Sicherheitsmechanismen. Ein Ineinandergreifen unter anderem von Identifikation und Datenverschlüsselung sollte sichergestellt sein.
  • 5. Rechts- und revisionssichere Archivierung. Sollte möglichst mittels unveränderbarem Format wie PDF/A und sicherem Speichermedium erfolgen, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente gewährleistet ist.
  • 6. Trennung von Datenbank und Archivbereich. Administratoren sollten nur Textbereiche, jedoch keine kompletten Akten einsehen können.
  • 7. Verfahrensdokumentation. Sie umfasst die Prüfung des internen Kontrollsystems und der sachlogischen Lösung und gilt als Garant für Rechtssicherheit.

Wenn eine Lösung diese Punkte nicht erfüllen kann, hat die HR-Abteilung kaum Chancen, ihr Projekt der Digitalen Personalakte beim Betriebsrat durch zu bekommen.

Tipp 5: Den Scan-Dienstleister prüfen

Die Wahl des Scan-Dienstleisters ist keine einfache Entscheidung. Liegen Zertifizierungen vor? Welche Expertise hat er? Einige Dienstleister bieten an, den Prozess der Verscannung im Vorhinein zu besichtigen. Diese Möglichkeit sollte man nutzen. Auch der Ort der Verscannung kann unternehmensspezifisch bestimmt werden. Soll dies vor Ort geschehen, müssen Anwender die Zeitspanne wie auch die benötigten Räumlichkeiten bedenken. Bei der gängigeren Variante, außer Haus zu verscannen, werden die Akten in Teilchargen mit einem gesicherten Transport zum Scan-Dienstleister gebracht und digitalisiert – in Deutschland oder im den deutschen Rechtsnormen entsprechenden Ausland.

Bereits im Vorfeld der Verscannung sollte in Zusammenarbeit mit dem Scan-Dienstleister und dem Softwareanbieter beispielshaft eine „bereinigte Akte“ erstellt werden. Dabei ist genau zu definieren, welche Dokumente einer Papierakte gescannt werden, was also digitalisiert wird und was nicht. Mit einer fachlich und sachlich bereinigten Personalakte lassen sich Digitalisierungskosten einsparen.

Zertifizierte Scan-Dienstleister prüfen jedes Aktendokument anhand des erstellten Kriterienkatalogs. Fallen Dokumente nicht in das vordefinierte Raster „digitalisieren/nicht digitalisieren/löschen“, wird das Dokument aufbewahrt und zur Prüfung vorgelegt. Natürlich kann der Prozess der Aktenvorbereitung auch inhouse vollzogen werden. Im Vorfeld ist deshalb eine Evaluierung der Kosten und Personentage erforderlich. Preislich liegt die Aktendigitalisierung zwischen 2,7 und 20 Cent pro Seite – da lohnt es sich den Scan-Dienstleister auch einmal selbst zu besuchen, denn bei mehreren tausend Scans sind durch die richtige Wahl des Scan-Partners erhebliche Einsparungen möglich.

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Wer nicht weiß, was er mit den alten Papierakten machen soll, dem kann sein Dienstleister auch hier unterstützen, denn etliche zertifizierte Scan-Dienstleister lagern auf Wunsch und zu geringen Kosten die eingescannten Akten zwischen. Ein Tipp: Die Akten für einen Zeitraum von sechs Monaten zwischenlagern und nach einer umfassenden Qualitätsprüfung durch Testphasen und halbjähriger, aktiver Softwarenutzung im Unternehmen können die einstigen Akten dann unbedenklich zu Papierstaub vernichtet werden.

Tipp 6: Ausreichend Zeit für Kick-off und Testphase einplanen

Nach dem Scannen der Akten sollte in einem Kick-off-Termin das weitere Vorgehen ausführlich und detailliert besprochen werden. In dieser Spezifikationsphase werden zuerst Stammdatenstruktur, Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie Register- und Dokumentartstruktur festgelegt und konfiguriert. Deshalb ist es wichtig, dass möglichst alle im Unternehmen beteiligten Mitarbeiter aus dem HR- und IT-Bereich wie auch das Projektteam des Anbieters involviert werden.

Wer sich bei der Spezifikation genügend Zeit nimmt, der muss hinterher weniger nachjustieren – Implementierung und Testphase laufen dafür dann um so zügiger durch. Und wer seinen Beschäftigten ohnehin den Zugriff auf die digitalen Personaldaten als ESS (Employee Self Servives) ermöglicht, der kann die Daten auch gleich durch die Mitarbeiter selbst überprüfen lassen. Hierzu sollte jeder Mitarbeiter via Web Zugriff auf einen Testserver erhalten, um die für ihn zugeschnittene digitale Personalakte zu prüfen.

Tipp 7: Keinesfalls an Schulungskosten sparen

Dr. Martin Grentzer, Vorstand der aconso AG.
Dr. Martin Grentzer, Vorstand der aconso AG.
(Bild: Aconso AG)
Auch wenn Usability und Nutzerergonomie bei modernen Softwarelösungen einen hohen Stellenwert haben, sollte auf gar keinen Fall auf eine Mitarbeiterschulung verzichtet werden. Eine intensive Schulung zum sicheren und einfachen Arbeiten mit der digitalen Personalakte ist für die Akzeptanz das A und O. Kollegen zuzuhören, lohnt sich. Nur wenn eine breite Akzeptanz erreicht wird, lässt sich die digitale Personalakte sukzessiv zu einem Werkzeug für mehr Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung weiterentwickeln. Davon profitieren schließlich alle Mitarbeiter im Unternehmen.

* Dr. Martin Grentzer ist Vorstand der aconso AG

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