Datenschutz leicht gemacht Sicheres Datenmanagement dank virtueller Datenräume

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Opfer eines Cyberangriffs zu werden ist mittlerweile nur noch eine Frage der Zeit. Bei Datenlecks verlieren Unternehmen nicht nur viel Geld durch die Wiederherstellung der Daten, im schlimmsten Fall zahlen sie mit ihrer Existenz. Deshalb ist vollumfänglicher Datenschutz heute Pflicht. Virtuelle Datenräume sind ein wesentlicher Bestandteil auf dem Weg dahin.

Der Vertrauensverlust von Kunden und Mitarbeitern, Skepsis bei den Stakeholdern und nicht zuletzt die rufschädigende Wirkung, die ein Datenleck mit sich zieht – all das kann für Betriebe, die bei einem Cyberangriff geschützt geglaubte Daten verlieren, das Ende bedeuten. Um solch ein verheerendes Szenario zu verhindern, ist ein hohes Sicherheitsniveau für den Schutz der Daten unerlässlich.

Ein Weg, um sich abzusichern, ist die Nutzung virtueller Datenräume. Dabei handelt es sich um eine sichere digitale Plattform, die den Austausch und die Verwaltung sensibler Dokumente ermöglicht. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit, Informationen in separaten Bereichen klar voneinander abzulegen und anderen bereitzustellen.

Datenschutz-Anforderungen erfüllen

Anbieter solcher Softwarelösungen, die die höchsten Sicherheitsstandards und Datenschutzanforderung erfüllen, verschlüsseln die Daten in einem virtuellen Datenraum nach dem Zero-Knowledge-Prinzip. Dabei werden, im Sinne der klassischen Ende-zu-Ende Verschlüsselung, die Daten auf dem Gerät des Absenders verschlüsselt und erst auf dem Empfängergerät wieder entschlüsselt.

Das Zero-Knowledge-Prinzip sorgt für besonderen Schutz, da nicht einmal der Anbieter selbst die Möglichkeit hat, auf die Daten zuzugreifen. Werden also bei einem Cyberangriff die verschlüsselten Daten gestohlen, steht der Dieb letztendlich nur mit Datensalat da, den er nicht entschlüsseln kann. Mithilfe dieses Verfahrens schaffen es virtuelle Datenräume, selbst die höchsten Sicherheitsanforderungen beim Datenschutz zu erfüllen. Sie helfen Unternehmen auch bei der Compliance mit Regulierungen, die Daten betreffen – wie der DSGVO und NIS2, für die eine sichere Verschlüsselung eine der Kernkomponenten darstellt.

Neben der Verschlüsselungsmethode ermöglichen noch weitere Faktoren eine besonders hohe Sicherheit sensibler Daten in virtuellen Datenräumen. Dazu gehört die Möglichkeit, Zugriffsrechte granular zu verwalten. Sensible Daten wie Kundenverträge, Mitarbeiterdaten und proprietäre Unterlagen, sollten wirklich nur den Personen zugänglich gemacht werden, die den Zugriff darauf auch benötigen. Mithilfe von spezifisch einstellbaren Zugriffsrechten sind die Daten vor dem Zugriff durch unbefugte Personen geschützt. Das erhöht die Sicherheit und stärkt das Vertrauen von Kunden, Mitarbeitern und Stakeholdern.

Der Serverstandort als bedeutender Parameter

Ein weiterer Aspekt, den es bei der Auswahl des Datenraumanbieters zu beachten gilt, ist der Serverstandort. Da Betriebe in Deutschland den strengen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung sowie internen Compliance-Regelungen unterliegen, ist auch hier Sorgfalt geboten. Gemäß der DSGVO sind Unternehmen und Organisationen dazu verpflichtet, personenbezogene Daten auf Servern zu speichern, die sich innerhalb der Europäischen Union befinden. Ein Anbieter, der bei mehreren Server-Standorten die freie Auswahl zulässt, ist daher ein wichtiger Wegbereiter zu Datenspeicherung in einem DSGVO-konformen Raum.

Das Ass im Ärmel einer guten Anwendung: Die Nutzungsfreundlichkeit

Neben den eben genannten Punkten sollte die ausgewählte Plattform zudem anwenderfreundlich sein. Eine Plattform für die Zusammenarbeit, die nur schwer zu verstehen oder kaum in gängige Programme integrierbar ist, wird seltener genutzt. Damit steigt das Risiko, dass Mitarbeiter auf andere Lösungen ausweichen und eine Schatten-IT entsteht. Ist die Anwendung eines Programms dagegen nutzerfreundlich, wird die Implementierung im Unternehmen zum Kinderspiel.

Außerdem ermöglicht ein intuitiv anwendbares Programm, das im besten Fall sogar noch Integrationsmöglichkeit in gängige Programme wie Microsoft Outlook und Teams bietet, eine nahtlose und sichere Zusammenarbeit über Arbeitsgruppen und Standorte hinweg. Zusätzliche Add-ons und Tools, wie eine eSign-Option – die lästige Postwege überflüssig macht – erweitern zudem das Leistungsspektrum einiger Anwendungen und tragen zur Vereinfachung vieler Prozesse bei. Das macht schnelle Fortschritte in der digitalen Zusammenarbeit auf bequemem Weg möglich und steigert zugleich die Produktivität im Unternehmen.

Datensicherheit ab Tag 1

Die umfangreichen Anforderungen zur Datensicherheit, die durch die DSGVO und die eigenen Compliance-Richtlinien an die Unternehmen gestellt werden, versetzen viele Unternehmen in große Sorge, ob ihre Daten tatsächlich umfangreich geschützt sind. Die Antwort liegt in der Nutzung von Kollaborationstools, die von Anfang an keinerlei Sicherheitslücken zulassen.

Dass versucht wird, auf die Unternehmensdaten zuzugreifen ist unvermeidbar. Allerdings können Vorkehrungen getroffen werden, die das Ausmaß des potenziellen Schadens deutlich eingrenzen. Hier kommen virtuelle Datenräume ins Spiel, denn ihre Maßnahmen wirken wie ein Sicherheitsnetz, auf das sich Unternehmen im Falle eines Cyberangriffs verlassen können. Durch die hohen Verschlüsselungsstandards, granular einstellbare Zugriffsrechte und die Speicherung auf sicheren Servern kann Datenlecks aktiv vorgebeugt und somit auch die Sorge vor einem verheerenden Betriebsschaden verringert werden.

Mit dem Einsatz virtueller Datenräume ist das Thema IT-Sicherheit zwar nicht vollständig vom Tisch, Virtuelle Datenräume stellen kein Allheilmittel dar, das von der Pflicht entbindet, die eigene IT vollumfänglich abzusichern. Dennoch sorgen sie dafür, dass Daten nicht in die falschen Hände geraten und sensible Kundendaten sowie Geschäftsgeheimnisse auf allen Ebenen geschützt sind. Mit der Nutzung virtueller Datenräume ist für viele Unternehmen ein wichtiger Schritt in Richtung Datensicherheit geschafft. Denn eine solide Datenschutzstrategie erhöht nicht nur das Vertrauen und schlägt sich positiv auf die Reputation nieder. Darüber hinaus zeigt es aktuellen wie zukünftigen Geschäftspartnern, dass das Thema Datensicherheit nicht auf die leichte Schulter genommen und mit vollem Einsatz umgesetzt wird.

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