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Digitale Personal- und Arbeitgeberakte

Schlankere HR-Prozesse dank digitaler Akten

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Dokumente außerhalb der Personalakte

In einer elektronischen Arbeitgeberakte verwalten Unternehmen sämtliche HR-Dokumente, die nicht in eine Personalakte gehören.
In einer elektronischen Arbeitgeberakte verwalten Unternehmen sämtliche HR-Dokumente, die nicht in eine Personalakte gehören.
(Bild: Forcont)

Allein mit einer digitalen Personalakte lassen sich jedoch noch nicht alle Dokumentenmanagement-Vorgänge abdecken: In jeder Personalabteilung werden auch Dokumente ohne eindeutigen Personenbezug aufbewahrt. Diese Dokumente gehören entweder aufgrund ihres Inhalts nicht in eine Personalakte, oder sie lassen sich keiner bestimmten Personalakte zuordnen. Zum einen sind dies regelmäßig anfallende Beleglisten wie etwa Lohnjournale, in denen alle Gehaltsaufwendungen pro Monat bzw. Jahr aufgeführt sind, oder Zahlungslisten für Lohnsteuer- und Krankenkassenbeiträge.

Zum anderen fallen darunter Dokumente allgemeiner Art, die keine konkrete Person betreffen oder aber gleich mehrere. Beispiele sind Beitragsbescheide (z. B. für die jährlichen Beiträge, die Arbeitgeber an Berufsgenossenschaften zahlen), Korrespondenz mit Arbeitsagenturen (etwa bezüglich vom Arbeitgeber bereitgestellter Ausbildungsplätze), Personalstatistiken und Prämienvorschlagslisten (wenn etwa eine Führungskraft drei Mitarbeiter für eine Bonuszahlung vorschlägt, von denen nur einer die Prämie erhält).

Schließlich gibt es auch Dokumente mit eindeutigem Personenbezug, die nicht in der Personalakte aufbewahrt werden dürfen. So sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Mitarbeitern, die wegen einer bestimmten Erkrankung mehr als sechs Wochen innerhalb eines Jahres arbeitsunfähig sind, ein sogenanntes Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anzubieten. Im Zusammenhang eines BEM darf z.B. nur in die Personalakte aufgenommen werden, ob es dem Mitarbeiter angeboten wurde, ob dieser zugestimmt hat etc. Dokumente, die sensible Informationen zum Gesundheitszustand der betroffenen Person enthalten, wie etwa ärztliche Gutachten oder Stellungnahmen des Rehaträgers, haben in der Personalakte jedoch nichts zu suchen.

Arbeitgeberakte als zusätzliches Modul

Um sämtliche Personaldokumente zeiteffizient und Compliance-konform verwalten zu können, sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Enterprise Content Management-(ECM)-Lösung für die HR-Abteilung darauf achten, dass diese nicht nur die digitale Verwaltung von Personalakten ermöglicht, sondern sämtliche HR-relevanten Dokumente in einer digitalen Arbeitgeberakte erfasst. Diese sollte sauber von den Personalakten getrennt werden können.

Das Arbeitgeberakten-Modul muss ebenso übersichtlich und strukturiert aufgebaut sein wie eine digitale Personalakte, und die Möglichkeit bieten, Prozesse zu automatisieren. Sinnvoll ist z.B. eine Ablagesystematik, in der Beleglisten (Lohnjournale, Zahlungslisten) und sonstige Dokumente getrennt voneinander erfasst werden können. Da erstere oft sehr umfangreich sind und daher von externen Dienstleistern ohnehin nur elektronisch geliefert werden, können sie fast vollständig automatisiert in die Arbeitgeberakte überführt bzw. geladen werden. Bei der Ablage der sonstigen Dokumente sollte es möglich sein, Verbindungen zu Geschäftspartnern und Mitarbeitern herzustellen, sodass sich Dokumente über unterschiedliche Suchbegriffe und -wege auffinden lassen.

Effiziente Suchfunktionalitäten

Neben einem intuitiven Aufbau der Aktenlösung, der jedem Benutzer ein schnelles Zurechtfinden ermöglicht, ist auch eine leistungsfähige Reporting-Funktion unabdingbar. Diese erlaubt es, durch Abfragen nach bestimmten Kriterien schnell und einfach Übersichten zu generieren, sei es nach Dokumentart, Geschäftspartner oder Mitarbeiter. So sollte es beispielsweise möglich sein, mit wenigen Klicks eine Übersicht über die Beitragsbescheide des Pensionssicherungsvereins der letzten fünf Jahre zu erstellen.

Voraussetzung dafür ist, dass ein Benutzer ein Dokument beim Ablegen entsprechend klassifizieren kann: Durch Zuordnung zu Mitarbeitern und Geschäftspartnern ist der Bezug des Dokuments sofort ersichtlich und für die Gliederungsfunktion zugänglich. Für das schnelle Auffinden von Dokumenten darf natürlich auch eine Volltextsuche nicht fehlen; hierfür benötigt die Lösung eine integrierte Texterkennung. Mit diesen Funktionalitäten kann sich jeder Benutzer innerhalb von Sekunden einen Überblick über die gerade benötigten Dokumente verschaffen – und die frei gewordene Zeit für andere Aufgaben nutzen.

* Matthias Edel ist Senior Consultant ECM Products, forcont business technology gmbh

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