Veränderung begleiten Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist essenziell für die KI-Mehrwerte

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Wer Künstliche Intelligenz im Unternehmen einführt, sollte im Blick haben, wie sich die smarten Tools auf die Arbeitsgewohnheiten der Menschen auswirken. Mitarbeiter müssen die Neuerungen akzeptieren. Das geht nicht von selbst. Ganzheitliches Adoption & Change Management beschleunigt diesen Lernprozess konstruktiv.

Obwohl Künstliche Intelligenz (KI) beeindruckend sein mag, sind es letztendlich die Menschen, die den Unterschied machen. Erst wenn sie die intelligenten Werkzeuge ungeniert nutzen, kann die Technologie ihr volles Potenzial entfalten.

Die Einführung von KI erfordert jedoch die Bereitschaft, sich von alten Gewohnheiten zu verabschieden. Diese Veränderungen sind für die Beschäftigten mit Sorgen verbunden, da sie um ihre Arbeitsplätze fürchten. Diese Angst ist nicht unbegründet, wie das McKinsey Global Institute prognostiziert: Bis 2030 könnten allein in den USA über eine Million Arbeitsplätze in verschiedenen Bereichen verloren gehen.

Zwar sollen durch KI auch 3,8 Millionen Stellen im obersten Einkommensquintil geschaffen werden, dennoch müssen sich die Menschen auf den Wandel einstellen. Dafür müssen sie den Umgang mit den neuen Tools erlernen. Unternehmen, die auf Adoption & Change Management (ACM) setzen, tragen gezielt dazu bei, dass ihre Belegschaft die Veränderungen versteht, akzeptiert und die kulturelle Transformation tatsächlich umsetzt.

Ganzheitliches ACM – ein Leitfaden

Das ADKAR-Modell hat sich in der Praxis bewährt: Das Bewusstsein der Mitarbeiter sollte zunächst für die Möglichkeiten und Vorteile der KI-Tools geschärft werden (Awareness). Sobald ein Grundverständnis für KI und dem Nutzen von KI vorhanden sind, muss der Wunsch geweckt werden, die Technologie aktiv einzusetzen (Desire). Daraufhin benötigen die Mitarbeiter das notwendige Wissen (Knowledge), um bewerten zu können, wo und wie sie die KI im Tagesgeschäft sinnvoll einsetzen. Dieses beinhaltet sowohl funktionales Know-how als auch das Verständnis für neue Arbeitsprozesse und -abläufe. Erst dann können sie KI-Tools gezielt anwenden.

Praktische Übungen, Quick Guides, regelmäßige kurze Events mit der Möglichkeit Feedback einzuholen und andere fortlaufende Unterstützungsmaßnahmen vertiefen dabei ihre Fähigkeiten (Ability). Zum Schluss sollten die Firmen den Wandel nachhaltig verankern (Reinforcement). Alle diese Schritte gemeinsam gewährleisten, dass die Arbeitsabläufe sich dauerhaft durchsetzen.

Das smarte Tool Microsoft Copilot hält zurzeit Einzug ins Microsoft-365-Universum. Vermutlich setzt sich hiermit die KI-Einführung in vielen Chefetagen auf die Agenda. Doch die Firmen sollten prüfen, ob die Adaptionsrate unter den Beschäftigten hoch genug ist für die Microsoft 365 Collaboration Suite. Falls nicht, sollten sie ein ganzheitliches ACM ins Auge fassen.

Wie sieht die Best Practice für ein ACM aus?

• Vorbereitend Informieren: In Workshops bekommen die Mitarbeiter einen ersten Einblick in die konkrete Anwendung des Tools. Es geht darum, ein grundlegendes Verständnis für die Funktionsweise und die potenziellen Vorteile im Arbeitsalltag zu vermitteln.

• Ziele und Erwartungen benennen: Die Führungskräfte teilen klar mit, welche Ergebnisse sie durch das KI-Tool erreichen wollen und was ihre Anforderungen an die Mitarbeiter sind. Auftaktveranstaltungen können hilfreich sein ebenso wie zielgruppengerechte Infomails oder regelmäßige kurze Events.

• Copilot-Champions identifizieren und weiterbilden: Sie zeichnen sich dadurch aus, dass sie neugierig sind und das KI-Tool dank zielgerichteter Schulungen rasch verantwortungsbewusst einsetzen können. Deshalb sind sie in der Lage, ihre Kollegen bei Fragen und Problemen zu unterstützen.

• Praxisorientiert trainieren: Wie können Mitarbeiter die KI konkret in ihren Arbeitsabläufen integrieren? Interaktive Schulungsmaterialien, Live-Demonstrationen und praktische Übungen beschleunigen den Lernprozess und bereiten die Mitarbeiter gut vor.

• Laufend rückmelden und unterstützen: Nach der Einführung müssen die Unternehmen am Ball bleiben. Feedback-Schleifen stellen sicher, dass die Belegschaft sich mit den smarten Tools wohlfühlt. Regelmäßige Sprechstunden, FAQ-Dokumente, interne Foren oder Feedback-Umfragen halten den Dialog mit dem Copilot-Team aufrecht.

• Erfolg messen und bewerten: Steigert sich die Produktivität? Verbessert sich die Arbeitsqualität? Reduzieren sich die Fehler? Sind klare Leistungskennzahlen (KPIs) definiert, lässt sich der Mehrwert quantifizieren. Darauf basierend können gezielte Anpassungen vorgenommen werden. So kann die Anwendung weiter optimiert und der maximale Nutzen für das Unternehmen erzielt werden.

Veränderungen mit dem Blick von außen

Wenn Unternehmen externe Dienstleister für das Change Management engagieren, bringen sie eine frische Perspektive ins Spiel. Diese Dienstleister haben einen objektiven Blick und umfangreiche Erfahrung. Dadurch erkennen sie oft Entwicklungen und Sachverhalte, die den internen Teams entgehen. Sie entdecken ungenutzte Potenziale und haben bereits Lösungen für bestehende Herausforderungen in anderen Unternehmen umgesetzt. Darüber hinaus entlasten sie die internen Ressourcen.

Die interne IT-Abteilung kann sich dadurch auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, ohne von den Anforderungen des Veränderungsprozesses abgelenkt zu werden. In enger Zusammenarbeit mit den Unternehmen definieren die Change-Experten klare Ziele, planen entsprechende Maßnahmen und setzen sie maßgeschneidert um. Sie stellen damit sicher, dass der Veränderungsprozess optimal auf die spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens abgestimmt ist.

Ihre Erfahrung ist besonders wertvoll, wenn es um Datenschutz und Compliance geht. Unternehmen müssen genau wissen, was mit den Informationen passiert, die sie dem KI-Tool zur Verfügung stellen. Denn die Einführung von KI birgt neue Risiken. Alles, was Mitarbeiter dem intelligenten Assistenten anvertrauen, muss innerhalb des Unternehmens bleiben. Aber nicht alle KI-Tools gehen auf gleiche Weise mit den Daten um. Die Experten des Dienstleisters unterstützen unter anderem dabei, Richtlinien für den Umgang mit der neuen Technologie zu erstellen.

ACM-Auftrag: Veränderungsbereitschaft fördern

Oft sind langjährige Mitarbeiter oder solche, die um ihren Arbeitsplatz besorgt sind, skeptisch gegenüber neuen Technologien. Auch der Betriebsrat kann als Vertreter der Belegschaft anfangs gegen die Veränderungen sein oder dem skeptisch gegenüberstehen. Es ist wichtig, die Gründe für den Widerstand zu verstehen und auf die Bedenken einzugehen.

Das Geheimnis liegt darin, Ängste offen anzusprechen. Die Erfahrung der ACM-Experten ist auch hierbei hilfreich. Sie haben bereits ähnliche Implementierungen durchgeführt und können den Mitarbeitern bei Fragen helfen oder Bedenken des Betriebsrats ausräumen.

Die Belegschaft wird mit dem Veränderungsprozess nicht allein gelassen. Klare Kommunikation darüber, welche Unterstützungsmöglichkeiten vorhanden sind und wie das Unternehmen sie begleiten wird – das ist entscheidend, wenn ACM erfolgreich sein soll.

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