Kostendiskussion wird zur Wertediskussion

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PMCS helpline

Fortschrittliche IT-Bereiche implementieren daher bereits heute verstärkt Lösungen jenseits der Excel-Welt, die auf das Controlling und Finanzmanagement von IT- und anderen Shared Services im Unternehmen spezialisiert und einfacher an SAP anzubinden sind. Werkzeuge wie die Finanzmanagement-Standardsoftware anafee der PMCS.helpLine Software Gruppe, bieten dazu ein zentrales Datenmodell, über das ein durchgängiges IT-Finanzmanagement etabliert werden kann, welches den gesamten Lebenszyklus von IT-Services umfasst. Sie schaffen binnen weniger Tage Transparenz bei Kosten und Leistungen der IT und unterstützen den Aufbau einer Kostenträgerrechnung.

Dabei werden sämtliche IT-Leistungsarten und -mengen kostenseitig ermittelt und einem eindeutigen Verursacher zugeordnet. Dies vereinfacht die Entwicklung standardisierter IT-Produkte mit konkurrenzfähigen Preisen sowie mithin den Aufbau und das Management eines einheitlichen IT-Servicekatalogs. Sukzessive werden langwierige, manuelle Controlling-Prozesse wie Planung, Kalkulation, Verrechnung und Reporting automatisiert. So ist beispielsweise eine flexible Berichterstellung nach beliebigen Kriterien (z.B. Kostenstellenanalysen oder Plan-Ist-Abweichungen) quasi auf Knopfdruck möglich.

Wettbewerbsfähige Preise

Um herauszufinden, ob IT-Leistungen zu wettbewerbsfähigen Preisen produziert werden, bedarf es einer Stückkostenkalkulation. Dazu müssen IT-Leistungen (Services) als Produkte modelliert und in ihre Teilleistungen (Vorprodukte) aufgeschlüsselt werden. Somit lassen sich die Kosten für jedes dieser Vorprodukte ermitteln und mit Marktpreisen und/oder Benchmark-Daten abgleichen. Sind die Services wie oben beschrieben strukturiert dargestellt, können Budgetverantwortliche sich mit wenig Mühe Vergleichspreise vom Markt einholen, über eine einfache Preisanfrage oder einen RFI (Request for Information) bei möglichen Dienstleistern. Dann ist es ein Leichtes, sowohl für selbst produzierte als auch für extern eingekaufte Services schnell und einfach Vergleichswerte zu ermitteln.

Den Schatz heben

Die Etablierung durchgängiger Strukturen im Finanzmanagement birgt enorme Vorteile für den IT-Bereich. Es versetzt die Verantwortlichen in die Lage, IT-Leistungen gleichzeitig bedarfs- und kostenorientiert anzubieten. Die geschaffene Transparenz ermöglicht dem IT-Bereich einen externen Marktvergleich und fundierte Make-or-buy-Entscheidungen. Das Wichtigste: Der Leistungsbeitrag der IT im Geschäftsprozess kann jederzeit belegt werden. Dies veranlasst auch die IT-Nutzer im Unternehmen, über Sinn und Unsinn von IT-Investitionen nachzudenken und künftig schonender mit IT-Ressourcen umzugehen. So wird die Diskussion um zu hohe IT-Kosten mit nahezu hundertprozentiger Sicherheit zu einer Diskussion um geschaffene Werte.

* Dr. Alexander Becker ist Head of Corporate Strategy bei der PMCS.helpLine Software Gruppe, Bernd Worlitzer Vorstand der Catenic AG, einem Unternehmen der PMCS.helpLine Software Gruppe.

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