Von Doppelbesteuerung bis Mindestlohn: Unternehmen, deren Mitarbeiter auch im Ausland eingesetzt werden, müssen bei der Personalabrechnung zusätzlichen Verwaltungsaufwand stemmen.
Die Zeitwirtschaftslösung Virtic erleichtert die Dokumentation der internationalen Einsatzzeiten jetzt dank der mobilen Erfassung über eine Smartphone-App. Beim Grenzübertritt wendet das System der Dortmunder Virtic GmbH & Co. KG automatisch die lokalen Vergütungsregeln an. Ebenso bietet es eine Stichtagsüberwachung im Rahmen möglicher Doppelbesteuerungsabkommen.
Die Arbeitszeiten von Mitarbeitern zu erfassen, die außerhalb des Firmensitzes im Einsatz sind, sei bereits bei inländischen Projekten eine große Herausforderung für Unternehmen, sofern sie auf moderne technische Unterstützung verzichten, erklärt Virtic-Geschäftsführer Michael Stausberg. „Wenn zusätzlich internationale Projekte und die dazugehörigen Zeitdaten dokumentiert werden müssen, gerät die Verwaltung bei herkömmlichen Erfassungsmethoden an ihre Grenzen.“ Zu komplex seien die Abrechnungsmodalitäten rund um länderspezifische Tarif- und Steuerregelungen.
Erfassungsmaske entspricht Kundenanforderungen
Indem aber Mitarbeiter im Außeneinsatz ihre Tätigkeiten über eine App auf ihren Diensthandys festhalten, beschleunigt die mobile Zeitwirtschaftslösung Virtic die Erfassung und Weiterverarbeitung von Zeitdaten. Die per Tastendruck erfassten Arbeitszeiten werden direkt an die Virtic-Server übertragen, wo sie den hinterlegten Projekt- und Mitarbeiterdaten zugeordnet und automatisiert zu Stundenzetteln, Arbeitszeitkonten und Reisekostenabrechnungen verarbeitet werden. Dabei berücksichtigt die Zeiterfassungsapp automatisch die für das aktuelle Einsatzland erforderlichen Werteschlüssel, beispielsweise zu Mindestlohntarifen, Zulagen, Zuschlägen, Saison-Kurzarbeiter- bzw. Schlechtwettergeld oder Verpflegungsmehraufwänden. Sind Mitarbeiter in einem Nicht-Euro-Land im Einsatz, wendet das System den tagesaktuellen Wechselkurs auf die Buchung an.
Da mithilfe der Virtic-Software jeder Grenzübertritt eines Mitarbeiters dokumentiert werden kann, haben Unternehmen zudem permanent die relevanten Stichtage im Rahmen des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Heimat- und Einsatzland im Blick. Das System erfasst tagesgenau alle Lohn- und Arbeitsstunden, aber auch die im Ausland verbrachten Feiertage, Urlaube und andere Fehlzeiten. Denn diese müssen ebenfalls im Rahmen der 183-Tage-Regel (sog. Monteurklausel) berücksichtigt werden, wenn es um die Feststellung des Besteuerungsrechts geht.
Die gebuchten Zeiten werden automatisch mit den zutreffenden Verrechnungssätzen bewertet und auf die entsprechende Kostenstelle verteilt. Lohnbuchhalter, Controller, Projektleiter sowie Geschäftsführung können die Daten sofort über eine webbasierte Nutzeroberfläche einsehen und weiterverarbeiten.
