Dashboard, Apps und Sicherheit Erste Schritte für die individuelle Anpassung von Nextcloud

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Nutzen Unternehmen Nextcloud als private Cloudumgebung, können Benutzer in der Weboberfläche eigene Einstellungen setzen, um die Umgebung an sich anzupassen. Der Upload von Dateien ist ebenfalls schnell eingerichtet. Wir zeigen die ersten Schritte.

Nach dem Start des Nextcloud-Dashboards stellt sich die Benutzeroberfläche für jeden Benutzer so dar, wie der Admin das vorgegeben hat. Die ersten Schritte bei der Verwendung von Nextcloud sollten zunächst in die Einstellungen des Benutzerprofils gehen, das rechts oben zur Verfügung steht. Über das Nextcloud-Icon oben links wechselt die Ansicht immer wieder zum Dashboard der Nextcloud-Umgebung.

Interessant ist für Anwender der Menüpunkt „Aktivitäten“. Hier zeigt die Weboberfläche alle Aktionen an, die den Benutzer auf Nextcloud betreffen und die er selbst vorgenommen hat. Das Icon mit der Glocke zeigt wiederum Benachrichtigungen an, die den Benutzer betreffen und mit denen er direkt in die jeweilige App springen kann, zum Beispiel wenn Dateien für ihn freigegeben wurden.

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Dashboard an die eigenen Anforderungen anpassen

Direkt auf der Startseite von Nextcloud ist das Dashboard zu finden. Hier zeigt Nextcloud für jeden Anwender die Widgets als Kacheln an, die über „Anpassen“ festgelegt wurden. Diese Einstellungen lassen sich jederzeit ändern. Nach dem Anklicken von „Anpassen“ können Widgets gelöscht oder dem Dashboard hinzugefügt werden. Um ein Widget zu löschen, reicht es den Haken zu entfernen. Soll die Kachel wieder angezeigt werden, muss über „Anpassen“ der Haken wieder gesetzt werden.

Mit „Hole dir weitere Widgets aus dem App-Store“ können hier zusätzliche Apps heruntergeladen und aktiviert werden. Dazu sind natürlich entsprechende Rechte notwendig. Auch der Status, den andere Benutzer angezeigt bekommen, kann direkt auf dem Dashboard angezeigt werden.

Erscheinungsbild und Barrierefreiheit konfigurieren

Über den Menüpunkt „Erscheinungsbild und Barrierefreiheit“ kann jeder Nextcloud-Benutzer persönliche Einstellungen vornehmen und die Oberfläche an seine Anforderungen anpassen. Zunächst zeigt Nextcloud die Oberfläche so an, wie ein Admin diese als Systemstandard definiert hat. Benutzer können die Oberfläche aber anpassen.

Auf der Seite stehen neben dem Design auch Hintergrundbilder und Einstellungen bezüglich der Barrierefreiheit zur Verfügung. Dazu gehören zum Beispiel Legasthenie-Schriftarten und kontrastreiche Anzeigen. Bei „Persönliche Informationen“ ist wiederum der Name, die E-Mail-Adresse, Telefonnummer und der Ort zu sehen. Benutzer können an dieser Stelle Einstellungen anpassen und auch ein Profilbild hochladen. Darüber hinaus kann an dieser Stelle auch die Sprache eingestellt werden. Bei „Details“ zeigt die Weboberfläche an, in welchen Gruppen ein Benutzer Mitglied ist. Außerdem zeigt Nextcloud hier den vom Benutzer verwendeten Speicherplatz an.

Kennwort, Sicherheit und Zwei-Faktor-Authentifizierung einstellen

Über den Bereich „Sicherheit“ kann jeder Benutzer sein Kennwort ändern. Außerdem kann hier die Zwei-Faktor-Authentifizierung konfiguriert werden. Das geht aber nur, wenn ein Admin der Umgebung diese Funktion aktiviert hat. Außerdem zeigt die Oberfläche an dieser Stelle an, auf welchen Geräten derzeit eine Anmeldung mit dem eigenen Benutzerkonto an Nextcloud erfolgt ist.

Erste Schritte mit den Apps im Dashboard

Über die Icons oben links im Dashboard stehen die in der Umgebung aktivierten Apps zur Verfügung. An dieser Stelle erreichen Benutzer die Dateien und Fotos, können Besprechungen und Gespräche über Talk führen oder auch ihre E-Mails anzeigen und E-Mails schreiben. Über die App „Dateien“ stehen die in der Cloud bereits hochgeladenen Dateien bereit. Mit dem Plus-Zeichen lassen sich neue Dateien hochladen, Ordner erstellen und direkt in Nextcloud neue Dateien erstellen.

Die insgesamt gespeicherte Datenmenge an eigenen Dateien ist hier ebenfalls zu sehen. Über das Kontextmenü von Dateien können diese mit anderen Benutzern in Nextcloud geteilt werden. Die Dateien, die wiederum andere Anwender mit einem Benutzer teilen, sind über „Freigaben“ zu sehen. Mit der Fotos-App zeigt Nextcloud die Bilder an, die für Benutzer verfügbar sind. Hier lassen sich auch Bilder bearbeiten, ohne auf zusätzliche Anwendungen setzen zu müssen.

E-Mails in Nextcloud anzeigen
Über den Menüpunkt „E-Mails“ sind in der Nextcloud-Oberfläche die Mails aus den angebundenen Postfächern zu sehen. An dieser Stelle können Benutzer auch mehrere E-Mails aus verschiedenen Postfächern anbinden. Mit „Mail-Einstellungen“ und dann „E-Mail-Konto hinzufügen“ können in der E-Mail-App externe Server angebunden werden. Die Einstellungen bereits angebundener E-Mail-Konten lassen sich über den Menüpunkt mit den drei Punkten und der Auswahl von „Konto-Einstellungen“ anpassen. An dieser Stelle ist es zum Beispiel möglich, Abwesenheitsassistenten, Signaturen oder auch die Serververbindung zu steuern.

Termine mit Nextcloud verwalten
Über den Menüpunkt „Kalender“ planen Anwender Termine und koordinieren diese auch mit anderen Benutzern. Unter dem Menüpunkt „Kalender-Einstellungen“ legen Benutzer die persönlichen Einstellungen für ihren Kalender fest und aktivieren zusätzliche Funktionen, wie Aufgaben oder Geburtstagskalender.

Besprechungen, Telefonate und Chats mit Nextcloud Talk
Nextcloud Talk ist die Chat-App innerhalb von Nextcloud. Mit der App können Benutzer mit anderen Nextcloud-Anwendern in der Umgebung kommunizieren und Chats erstellen. Anrufe erfolgen mit der Schaltfläche „Anruf starten“. Es ist aber auch möglich, Chats ohne Anruf zu führen. Über das Icon mit der Büroklammer unten links können in den Chat Objekte eingefügt werden. Dabei kann es sich um Dateien handeln, die Anwender von ihrem Computer hochladen, Umfragen oder Freigaben auf Nextcloud. Wie bei den meisten Apps in Nextcloud bietet auch Nextcloud Talk unten links eine Schaltfläche für die Anpassung von Einstellungen an.

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