KI-Studie von Grammarly und Statista Die Folgen ineffektiver Kommunikation

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Knapp ein Drittel der Angestellten in Deutschland verplempert bis zu fünf Stunden pro Woche, weil die Kommunikation am Arbeitsplatz ineffizient ist. Auch die Kommunikation auf Englisch ist für viele ein Problem. Kann KI die Lösung sein?

Kommunikation ist alles, auch für Unternehmen. Der berufliche Austausch erfährt eine grundlegende Veränderung, charakterisiert durch eine nie dagewesene Geschwindigkeit sowie zunehmende Kommunikationswege. Fachkräfte in Deutschland verwenden bereits 30 Stunden ihrer wöchentlichen Arbeitszeit (75 %) für die Kommunikation über zahlreiche Plattformen. Die meiste Zeit (13,4 Stunden) wird geschrieben. Auf ein Jahr hoch gerechnet entspricht das 77 Arbeitstagen – Tendenz steigend. Über 12 Monate hinweg registrierte jeder zweite Angestellte (59 %) einen Anstieg des schriftlichen Kommunikationsaufwandes.

Dieser Austausch ist heute schon anspruchsvoll, aber wird noch komplexer, wenn er in einer Fremdsprache erfolgt: Englisch wird immer häufiger verwendet, wenn Unternehmen global agieren oder Fachkräfte aus dem Ausland anstellen. In Deutschland ist dieser Trend deutlich spürbar. Laut einer Grammarly-Studie verwenden Fachkräfte die Sprache vorwiegend für die Verständigung mit ausländischen Kunden (65 %), mit Kollegen an internationalen Standorten (35 %) und die Zusammenarbeit in multinationalen Teams vor Ort (30 %).

Doch nicht alles verläuft reibungslos in deutschen Unternehmen. 75 Prozent der befragten Fachkräfte melden bereits heute negative Auswirkungen aufgrund ineffizienter schriftlicher Abläufe. Sei es mangelnde Sprachkompetenz, zeitaufwendige Korrekturen, unverständliche Nachrichten oder der ineffiziente Gebrauch von KI-Tools: Zeitverlust, erhöhte Unternehmenskosten, Produktionseinbußen, Kundenabwanderung und schwindende Jobzufriedenheit stellen deutsche Unternehmen vor enorme Herausforderungen.

Die Folgen

Die Auswirkungen ineffizienter Kommunikation können schwerwiegend sein: Ein Viertel der befragten Führungskräfte gibt an, dass dies zu höheren Betriebskosten führt. Das resultierte bei 15 Prozent sogar in geplatzten Geschäftsabschlüssen. Zwei Drittel der Befragten in Deutschland verlieren deswegen wöchentlich bis zu zwei Stunden Arbeitszeit, was Unternehmen jährlich 11,5 Arbeitstage pro betroffenen Mitarbeiter kostet.

Besonders alarmierend ist, dass 29 Prozent der Angestellten sogar von drei bis fünf Stunden Zeitverlust pro Woche berichten, mit einem Spitzenwert von 38 Prozent bei Gen Z. Einer der Hauptgründe ist die Unklarheit der empfangenen Nachrichten, die zu aufwendigen Abstimmungen führt (44 %).

Herausforderung Englisch

Bei der Geschäftskommunikation auf Englisch steht die Sprachkompetenz im direkten Verhältnis zum Zeitverlust: Während 72 Prozent der Führungskräfte fließend bis verhandlungssicher sind, ist jeder dritte Angestellte (33 %) lediglich konversationssicher. 63 Prozent der Angestellten mit geringen Englischkenntnissen benötigen entsprechend länger für das Verfassen von Nachrichten in der Fremdsprache. Jeder zweite Befragte erlebt generell einen höheren Zeitaufwand beim schriftlichen Austausch auf Englisch (49 %). Fachkräfte berichten von Schwierigkeiten damit, Gedanken klar auszudrücken (41 %), 39 Prozent haben Probleme mit der Grammatik und jeder Vierte ist unsicher über den passenden Tonfall seiner Nachrichten im beruflichen Kontext.

Stress, Unzufriedenheit und weniger Produktivität

Viele Fachkräfte fühlen sich wegen schlechter Kommunikation am Arbeitsplatz gestresst (35 %). Besonders die junge Generation Z steht unter großem Druck, davon berichten 45 Prozent der Altersgruppe. Dies kann sich negativ auf ihre Arbeitszufriedenheit auswirken und sogar die langfristige Bindung an das Unternehmen gefährden. Ein Drittel der Angestellten berichtet davon. Jeder Zehnte erwägt aus diesem Grund sogar einen Jobwechsel. Für ein Viertel aller Befragten führt ineffiziente Kommunikation zu Produktivitätseinbußen wie etwa verpassten Deadlines, längeren Projektlaufzeiten oder verzögerter Problemlösung.

KI soll helfen

Ein wachsender Anteil deutscher Fachkräfte (60 %) setzt bereits auf KI-Tools, um die schriftliche Kommunikation zu optimieren. Hauptanliegen für Führungskräfte sind dabei die Reduktion des Zeitaufwands für Schreibaufgaben (48 %) und die Steigerung der Produktivität (46 %). Auch Angestellte greifen zunehmend auf die Technologie zurück, um vor allem Grammatik-, Rechtschreib- und Zeichensetzungsfehler zu vermeiden (58 %).

55 Prozent der Befragten, die KI einsetzen, berichten über verkürzte Schreibzeiten durch KI-Schreibassistenten. 47 Prozent der Studienteilnehmer nutzen KI auch, um Nachrichten umzuformulieren und auf Verständlichkeit zu optimieren. Aus der Ferne wird die Verständigung noch schwerer: Fachkräfte, die entweder hybrid oder vollständig remote arbeiten, verwenden daher KI-Tools zur Verbesserung der Kommunikation häufiger als jene, die ausschließlich im Büro arbeiten.

KI-Einsatz hat Optimierungsbedarf

Trotz des Nutzens KI-basierter Lösungen für die Kommunikation am Arbeitsplatz besteht eine Diskrepanz zwischen deren Bereitstellung im Unternehmen und der tatsächlichen Anwendung durch Mitarbeiter. 85 Prozent der deutschen Führungskräfte haben diese Technologien in ihrem Unternehmen eingeführt, aber nur 58 Prozent der Angestellten nutzen sie aktiv. Auch die Kompetenz in puncto KI-Anwendung scheint ein Faktor in Bezug auf die Kluft zwischen Verfügbarkeit und Anwendung der Tools zu sein. Jeder fünfte Befragte weist darauf hin, dass es in Teams daran mangelt. „Ein unkoordinierter und sporadischer Einsatz von KI kann zu einer signifikanten Lücke zwischen der Einführung solcher Tools und ihrer tatsächlichen Nutzung durch die Mitarbeiter im Unternehmen führen”, erklärt Grammarly CEO Roy-Chowdhury. „Eine umfassende Strategie für die KI-Implementierung und gezielte interne Schulungen, um die KI-Affinität der Mitarbeiter zu fördern, sind wesentliche Schritte, um diese Kluft zu überbrücken.”

Trotz offenkundigen Wissens über das Potenzial generativer KI sind Bedenken bezüglich dieser Technologie verbreitet: Datenschutz (47 %), Sicherheit von Firmendaten (45 %) und Qualitätskontrollen (41 %) sind die größten Sorgenbereiter. „Daher sind klare Richtlinien für die Auswahl eines vertrauenswürdigen KI-Anbieters wichtig, um sensible Unternehmensdaten zu schützen”, so Roy-Chowdhury. Trotz erwähnter Bedenken stehen 84 Prozent der Führungskräfte der Einführung generativer KI am Arbeitsplatz positiv gegenüber. Die Mehrheit der deutschen Unternehmen, die bereits KI-Technologie zur Verbesserung ihrer Kommunikation nutzen, plant, deren Einsatz weiter zu verstärken, indem sie die eingeführten Tools auf mehrere Teams ausweiten oder zusätzliche Werkzeuge einführen.

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