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Planung berücksichtigt verschiedene Parameter und Auswirkungen

E-Mail-Migration in die Cloud ist kein Alltagsgeschäft

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Analyse der zu migrierenden Daten

Zuerst entscheiden die Verantwortlichen, ob alle Accounts und Mailboxen migriert werden sollen oder aus Gründen der Compliance und Datensicherheit wichtige Accounts hiervon ausgeschlossen werden müssen. Außerdem entscheiden sie, welche Daten für die Fortführung der Geschäftsprozesse nicht mehr benötigt werden, etwa weil ein Mitarbeiter gar nicht mehr im Unternehmen arbeitet oder Anfragen nicht mehr relevant sind. Eine Migration bietet immer einen guten Anlass für die Fachabteilungen, in Mailboxen aufzuräumen. Im Zweifelsfall ist dabei aber Vorsicht geboten, ehe wichtige Informationen verlorengehen.

Zu den zu migrierenden Daten gehören nämlich nicht nur Mails und ihre Anhänge der Anwender, sondern auch Kalender-Einträge zu Meetings oder auch eigene Outlook-Accounts zur Verwaltung von Ressourcen wie Konferenzräumen oder Telefonkonferenzen, die in manchen Unternehmen als ein Account eingerichtet sind und über Outlook verwaltet werden. Auch Listen der Zugangskontrolle (Access Control Lists), die bei öffentlichen Ordnern die Zugriffsrechte auf Accounts regeln, werden berücksichtigt. Das gleiche gilt für Stellvertreter, die einen fremden Terminkalender oder eine Mailbox einsehen und mitverwalten können. Wenn ein Account migriert wird, muss sinnvollerweise auch der Stellvertreter mit umgestellt werden.

Anhänge und Archive

Nicht alle Cloud-Email-Dienste unterstützen außergewöhnlich große Mail-Anhänge. Manche Lösungen dokumentieren solche Fälle, überführen die übergroßen Anhänge nicht und führen die Migration der anderen Inhalte weiter fort. Andere Lösungen stoppen aber in einem solchen Fall den ganzen Prozess der Überspielung der Daten. Datenverlust und eine aufwändige Wiederherstellung der nicht überführten Attachements sind die Folge. Administratoren berücksichtigen daher schon bei der Auswahl des Angebots eventuelle Einschränkungen bei der Unterstützung von großen Anhängen.

Ein zentrales Problem sind private Archive, also PST-Files bei Exchange oder lokale Archive von Lotus-Notes- und Groupwise-Mail-Lösungen. Viele Nutzer legen solche Archive selbst an oder speichern sogar Mails – und damit nicht selten auch wichtige Detailinformationen zu Geschäftsvorgängen – lokal auf dem Desktop oder in anderen Dateiordnern ab. Schnell kann es bei privaten Archiven zu einem unübersichtlichen und auch von der Datenmenge oft unüberschaubaren Wildwuchs kommen. Administratoren können PST-Ordner oft nicht einmal zweifelsfrei dem jeweiligen Besitzer zuordnen. Um Informationen zu sichern, die an anderen Orten unter Umständen nicht gesichert sind – etwa Detailabmachungen mit einzelnen Kunden –, müssen aus Gründen der Compliance auch diese privat abgelegten Mails berücksichtigt werden. Bei einer Migration verschaffen sich die Projektverantwortlichen idealerweise einen Überblick, welche Informationen und Mails für das Unternehmen und den Mitarbeiter nötig sind. Außerdem definieren sie, welche Inhalte privat angelegter Dateien nach den Richtlinien eines Unternehmens oder auch des Datenschutzes gelöscht werden.

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