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Neues Zusatzmodul für Agorum Core zur Erfassug von Dokumenten DocForm erweitert OpenSource Dokumenten-Management-System

| Redakteur: Elke Witmer-Goßner

Das neue DocForm-Modul für das Open-Source-DMS Agorum Core macht Rechnungen, Lieferscheine oder andere Dokumente fit für die digitale Weiterverarbeitung. Durch die weitgehende Automatisierung und Fehlerkontrolle wird die effiziente Erfassung und elektronische Weiterverarbeitung möglich.

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Ganze Stapel lassen sich mit DocForm schnell und fehlerfrei digital erfassen.
Ganze Stapel lassen sich mit DocForm schnell und fehlerfrei digital erfassen.
( Archiv: Vogel Business Media )

Mit dem Zusatzmodul können ganze Dokumentenstapel am Stück eingescannt und elektronisch erfasst werden. Anhand von aufgeklebten Barcodes oder eingefügten Trennseiten separiert das Modul die einzelnen Dokumente wieder voneinander, leitet sie an die dafür vorgesehenen Geschäftsprozesse, wie beispielsweise Rechnungsfreigabe-Workflows, weiter.

Anschließend archiviert sie die digitalisierten Unterlagen vollautomatisch und revisionssicher an den dafür vorgesehenen Stellen – zum Beispiel in einer Kundenakte oder einem speziellen GDPdU-Ordner, der dem Betriebsprüfer Einblick in alle prüfungsrelevanten Unterlagen gibt.

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Leichte Fehlerkorrektur

Eingabefehler, wie sie in der manuellen Datenerfassung immer wieder vorkommen können, sollen mit dem DocForm-Modul nahezu ausgeschlossen sein. Ungenauigkeiten in der Texterkennung meldet die OCR-Software an den Mitarbeiter, der die Dokumente einscannt. Der Fehler kann sofort am Bildschirm manuell korrigiert werden.

Dokumente, die zum ersten Mal eingescannt werden, beispielsweise die Rechnung eines neuen Lieferanten, werden automatisch zum Training an die verantwortlichen Mitarbeiter geleitet. Die Vorlagen für die gezielte Erfassung der einzelnen Dokumentendaten lassen sich mit einem integrierten, grafischen Trainer, Dem DocForm-Trainer, innerhalb weniger Minuten erstellen.

Die zu erfassenden Felder werden mit der Maus markiert und können so einfach definiert werden. Danach wird das Dokument wieder in den Workflow geleitet. Beim nächsten Scan wird dieses Dokument wieder erkannt und weiterverarbeitet.

Das neue DocForm-Modul ist in die Browseroberfläche des Dokumentenmanagement-Systems integriert und kann somit arbeitsplatzunabhängig genutzt werden. Voraussetzung für den Einsatz sind die installierten Module Workflow, OCR und Preview.

Schnellentschlossene profitieren

Bis Ende Oktober dieses Jahres erhalten alle bestehenden Kunden, die bereits einen Wartungsvertrag besitzen sowie alle Neukunden, die bis zum 31. Oktober einen Wartungsvertrag abschließen, das Modul kostenfrei dazu.

Interessierte Anwender können Agorum Core und das DocForm-Modul live auf der DMS EXPO 2011 testen. Der Stand der Agorum Software GmbH befindet sich in Halle 7, Stand Nr. 7E54.

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