DMS-Branche sucht Prozessoptimierer für die digitale Archivierung

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Papierloses Büro als Lachnummer

Zum Zeitpunkt des Management-Buy-Outs propagierten Hersteller von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) noch das papierlose Büro, erinnert sich Elo-Channel-Manager Christopher Zauche. Inzwischen sei die ganze Branche realistischer geworden, nachdem trotz Einführung von DMS-Systemen ausnahmslos weiterhin viel bedrucktes Papier produziert und in den guten alten Leitz-Ordnern abgeheftet wurde. Elo erkannte die Zeichen der Zeit im Jahr 2005, als die neue Stoßrichtung „papierarmes Büro“ formuliert wurde. Inzwischen gilt die Forderung nach Null Papier im Büro firmenübergreifend unter DMS-Anbietern schon fast als Schildbürger-Claim, als widerlegte Marotte aus der Vergangenheit.

Die warmen Semmeln der IT

Die DMS-Branche boomt und wächst seit geraumer Zeit zweistellig. Daher sind hohe Wachstumsraten bei DMS-Anbietern fast schon Normalität. Auch Elo konnte laut Zauche in den Jahren 2002 bis 2009 zweistellige Wachstumsraten verzeichnen. Ohne diverse Alleinstellungsmerkmale beim Elo-DMS sei das aber nicht möglich gewesen. Hierzu zählt beispielsweise die Möglichkeit eines „selbsttragenden Archivs“. Ein Elo-Kunde, der als Rechtsanwalt arbeitet und Dokumente grundsätzlich elektronisch archiviert, kann so über seinen Laptop, beispielsweise bei Gerichtsterminen, über alle Klientendokumente verfügen, wobei auch anschließende Synchronisationen mit dem Kanzleiarchiv vorgenommen werden können.

Auch wenn es im Berufsalltag häufig am kleinen Display scheitern mag: Über eine iPhone-Anbindung lässt sich bereits via Smartphone und Suchfunktion auf archivierte Files zugreifen. Auch Freigabeprozesse, die über hinterlegte Workflow-Schritte realisiert werden, lassen sich inzwischen über das iPhone realisieren. An einer entsprechenden App für den Blackberry wird gegenwärtig gearbeitet, genauso wie an der iPad-Variante. Letztere löst dann auch die Problematik der kleinen Displays beim mobilen DMS-Zugriff.

Das Elo-Portfolio

Bei Elo bearbeitet man den Markt mit drei Produktlinien: Elo Office ist eine netzwerkfähige Variante ohne Server-Komponente, die sich an kleinere Unternehmen mit bis zu zehn Usern richtet. Elo Professional setzt auf eine Client-Server-Architektur und verfügt über eine Workflow-Engine. Und Elo Enterprise ist für große Unternehmen ausgelegt.

Lesen Sie auf der nächsten Seite mehr über den DMS-Alltag aus Sicht des Users und des Systemhauses.

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