CPO Tamar Yehoshua gibt Einblicke „Wie wir Slack bei Slack nutzen“

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Mit Beginn der Pandemie sind wir bei Slack komplett ins Homeoffice gewechselt. Wie uns dieser abrupte Übergang ohne unsere eigene Plattform gelungen wäre, kann ich mir kaum vorstellen. Sicher ist aber: Slack hat uns enorm geholfen, miteinander verbunden zu bleiben und trotz der Distanz agil und transparent zusammenzuarbeiten. Und so vielfältig haben wir Slack selbst genutzt:

In den ersten Monaten bei Slack musste ich mich durchaus daran gewöhnen, Slack als primäres Kommunikationsmittel zu nutzen. Nach der jahrzehntelangen Arbeit mit E-Mails war das eine große Veränderung für mich. Der Erfolg eines Unternehmens hängt häufig davon ab, dass Informationen zur richtigen Zeit für die richtigen Personen zur Verfügung stehen. Daher findet bei Slack die gesamte Arbeit in Channels statt, E-Mails nutzen wir intern überhaupt nicht. Stattdessen setzen wir auf Channels für sämtliche Dinge wie Ankündigungen, Teamarbeit, Projekte, Unternehmenskultur und natürlich auch für soziale Interaktionen und Spaß bei der Arbeit.

Zu viele Channels? Das gibt es nicht!

Unsere Personalabteilung beispielsweise nutzt Channels für alle Abläufe von der Einstellung (etwa für Vorstellungsgespräche und Jobanzeigen) bis zum Onboarding. Oft sind diese Channels temporär und werden archiviert, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Wenn meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sicherstellen möchten, dass ich ihren Beitrag sehe, müssen sie mich in einem Channel nur mit einem @ erwähnen. Bei wichtigen Beiträgen können sie mit dem Zusatz @channel alle Mitglieder in einem Channel anpingen. Allerdings versuchen wir diese Option eher sparsam einzusetzen.

Außerdem versuchen wir Unterhaltungen soweit es geht öffentlich zu halten, damit Alle Zugriff auf die gleichen Informationen haben und abgestimmt agieren können. Zum Beispiel halten wir auf Führungsebene wöchentliche Produktbesprechungen in kleinen Gruppen ab, damit die Beteiligten ihre Zeit nicht mit unnötigen Meetings verschwenden. Im Anschluss werden die wichtigsten Punkte in einem offenen Channel gepostet, damit alle darauf Zugriff haben.

Zudem haben wir durch die Umstellung auf Remote-Work festgestellt, dass sich zum Teil auch ganze Meetings vermeiden und stattdessen in einen Channel verlegen lassen. Diese Beobachtung teilen auch die Befragten einer Slack Umfrage: So geben rund 80 Prozent der deutschen Slack-Nutzerinnen und Nutzer an, dass fast die Hälfte aller Telefon- und Videomeetings durch eine Slack-Nachricht ersetzt werden könnte.

Automatisieren, was möglich ist

Mit dem Workflow-Builder kann jede Anwenderin und jeder Anwender Aufgaben und die entsprechenden Abläufe automatisieren – und das, ohne auch nur eine Zeile Code schreiben zu können. So haben wir beispielsweise einen einfachen Onboarding-Workflow zu unserem Channel #team-produkt-manager hinzugefügt, um neue Teammitglieder willkommen zu heißen. Alle neuen Produktmanagerinnen und -manager, die dem Channel beitreten, erhalten nun automatisch ein Willkommenspaket mit relevanten Onboarding-Dokumenten. Das erleichtert den Newbies den Start aus dem Homeoffice enorm.

Auch bei Mitarbeiterversammlungen setzen wir einen eigenen Slack-Workflow ein, um Fragen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der verschiedenen Standorte zu sammeln. Die Mitarbeitenden treten dem Channel #all-hands-und-events bei und können dort auf den Aktions-Button (⚡) klicken, um den „Ich habe eine Frage“-Workflow zu starten. Alle eingereichten Fragen werden dann in einem Channel gepostet, von unserem internen Kommunikationsteam priorisiert und einem Sprecher oder einer Sprecherin zugewiesen. Das ist keine Rocket Science, doch das Ergebnis ist enorm: ein offenes, virtuelles Forum, an dem alle Teammitglieder teilhaben können – im Homeoffice oder auch in Zukunft wieder im Büro.

Emojis erleichtern das Leben

Die Kommunikation in Slack geht weit über das geschriebene Wort hinaus. Emojis sind ebenfalls ein kleiner, aber wichtiger Bestandteil der Art und Weise, wie wir Slack einsetzen. Wenn zum Beispiel eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter einen großen Erfolg verzeichnen kann oder eine wichtige Ankündigung macht, dann werden oft Emojis wie die Konfettibombe geschickt, um zum Ausdruck zu bringen, dass wir uns mit der jeweiligen Person freuen. Ein anderes Beispiel ist das Plus-Zeichen, mit dem wir ausdrücken, dass wir einer Idee zustimmen. Mit dem grünen Häkchen zeigen wir, dass eine Aufgabe erledigt ist.

Eine weitere Funktion, mit der man enorm Zeit sparen kann, ist der „Reacji Channeler“. Nach Installation werden Antworten auf Nachrichten, die ein bestimmtes Emoji enthalten, automatisch in einen dafür festgelegten Channel kopiert. Zum Beispiel verwendet unser Entwicklerteam das Brain-Emoji, um relevante Beiträge oder Dokumente für Teambesprechungen zu markieren. So bleiben alle auf dem Laufenden und sehen, was in den Meetings besprochen wird und welche Ergebnisse es gibt.

Über den eigenen Tellerrand blicken mit Slack Connect

Im vergangenen Jahr haben wir uns insbesondere auf die Funktion Slack Connect gestützt, um den Kontakt zu unseren Kunden trotz der Pandemie aufrechtzuerhalten. Über Slack Connect kann ein Channel mit bis zu 20 externen Partnern geteilt werden. Damit lässt sich die Zusammenarbeit an komplexen Projekten auch über Unternehmensgrenzen hinweg transparent und nahtlos organisieren. Zudem lassen sich Beziehungen zu externen Partnern – von Lieferanten und Agenturen bis hin zu Kunden – weiter intensivieren.

Unsere Entwicklerinnen und Entwickler sowie Produktmanagerinnen und -manager arbeiten direkt über Slack Connect mit ihren Kunden zusammen und fühlen sich dadurch als Teil eines großen Projektteams mit einem starken Gemeinschaftsgefühl. In Deutschland arbeiten wir beispielsweise mit Kunden wie Free Now, Jägermeister oder der Solarisbank über Slack Connect zusammen.

Die Zukunft ist hybrid und asynchron

Viele von uns, mein Team eingeschlossen, haben sich im vergangenen Jahr an das Arbeiten im Homeoffice gewöhnt. Das zeigt auch eine Umfrage des Future Forum von Slack unter Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern weltweit: Demnach wollen 8 von 10 Befragten nicht mehr Vollzeit ins Büro zurückkehren. Das heißt, auch in Zukunft werden wir verstärkt hybrid, also im Wechsel zwischen Homeoffice und Büro, sowie asynchron, also zu den Zeiten, die für uns am sinnvollsten sind, arbeiten. Bei Slack testen wir derzeit technische Lösungen, die dieses hybride und asynchrone Arbeiten weiter unterstützen – etwa Videonachrichten oder Audio-Meetings. Dazu aber sicher bald mehr.

Die exakte Formel wie das Arbeiten nach Corona aussieht, werden wir erst in den kommenden Monaten, vielleicht Jahren, finden. Was wir bei Slack aber schon jetzt sagen können, ist, dass wir auch künftig verstärkt auf unser eigenes Tool setzen werden, um produktiv und abgestimmt zu arbeiten.

* Die Autorin Tamar Yehoshua ist Chief Product Officer für die Kollaborationsplattform Slack.

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