Datenklassifizierung wird Pflicht Technische KI-Compliance mit Microsoft Purview

Anbieter zum Thema

SoftwareONE Deutschland GmbH

Fsas Technologies GmbH

Flexera Software GmbH

Yorizon GmbH & Co. KG

Copilot und Co. greifen auf alles zu, was Mitarbeiter sehen dürfen – auch auf Vertrauliches. Ohne technische Leitplanken mutiert die künstliche Intelligenz (KI) vom Produktivitätsbooster zum Compliance-Risiko. Purview schafft im Microsoft-Kosmos die nötige Kontrolle.

Während Unternehmen Microsoft Copilot und ähnliche KI-Assistenten ausrollen, übersehen viele einen kritischen Punkt: Das System durchsucht sämtliche Daten, auf die ein Mitarbeiter zugreifen kann – darunter auch streng vertrauliche Informationen. Was passiert, wenn Copilot sensible Inhalte preisgibt?

Die Zahlen sprechen eine deutliche Sprache: 4,4 Millionen US-Dollar kostet ein Datenleck im Durchschnitt, so der aktuelle Cost of a Data Breach Report. Gleichzeitig geben laut dem Microsoft Data Security Index 2024 rund 65 Prozent der Unternehmen zu, dass ihre Mitarbeiter KI-Anwendungen nutzen, die nicht von der IT-Abteilung kontrolliert werden.

Warum KI das Risiko für Datenabfluss vervielfacht

Besonders brisant sind Insider-Risiken. Mitarbeiter können – ob absichtlich oder versehentlich – sensible Informationen über von künstlicher Intelligenz (KI) generierter Inhalte nach außen tragen. Ein typisches Szenario: Ein Angestellter fragt Copilot nach Projektdetails, erhält eine Zusammenfassung und leitet diese per E-Mail an einen externen Partner weiter. Ohne Datenklassifizierung erkennt weder der Mitarbeiter noch die KI, dass der generierte Text vertrauliche Kalkulationen enthält.

KI ohne Datenklassifizierung gleicht dem Autofahren zur Rushhour ohne Verkehrsregeln – Unfälle sind vorprogrammiert. Erst wenn Unternehmen ihre Daten systematisch nach Sensibilität einstufen, können technische Schutzmaßnahmen greifen. In Microsoft 365 übernehmen sogenannte Sensitivity Labels diese Aufgabe. Sie teilen Daten in Kategorien wie „öffentlich", „vertraulich" oder „streng vertraulich" ein. Je nach Einstufung aktiviert das System passende Schutzmaßnahmen: Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen oder visuelle Markierungen. Der entscheidende Vorteil: Sensitivity Labels vererben sich. Wenn Copilot neuen Content auf Basis klassifizierter Daten erstellt, überträgt sich das Schutzniveau automatisch auf den Output. Verbotene Aktionen – etwa das Weiterleiten an externe Empfänger – blockiert das System.

Ein Praxisbeispiel verdeutlicht den Nutzen: Einer der häufigsten Prompts nach der Copilot-Einführung lautet „Findest du Informationen zu Gehältern von XY?" Liegen entsprechende Daten in einem SharePoint-Ordner, auf den der Mitarbeiter zufällig Zugriff hat, liefert Copilot die Information – ohne Klassifizierung. Wurden die Gehaltsdaten jedoch als vertraulich gekennzeichnet und durch eine DLP-Richtlinie geschützt, verweigert die KI die Auskunft.

Warum manuelle Klassifizierung unverzichtbar bleibt

Obwohl Microsoft Purview automatisierte Klassifizierung unterstützt, eignet sich diese in der Praxis nur für etwa fünf Prozent aller Fälle. Der Grund: Oft existieren keine eindeutigen Regeln, wie sensibel ein Dokument einzustufen ist. Verschiedene Stakeholder bewerten dieselbe Information unterschiedlich. Ein Vertriebsdokument mag für die eine Abteilung unkritisch erscheinen, während die Rechtsabteilung es als vertraulich einstuft.

Unternehmen sollten daher mehrere Monate für den Klassifizierungsprozess einplanen. Im ersten Schritt identifizieren IT und Fachabteilungen gemeinsam Use Cases: Welche Daten fließen in welche Prozesse? Welche Labels benötigt das Unternehmen? Sollen bestimmte Informationen nur intern bleiben oder verschlüsselt werden? Diese Auseinandersetzung ist aufwendig, aber unverzichtbar – denn wer falsch klassifiziert, baut seine Compliance-Strategie auf einem brüchigen Fundament.

Manche Informationen sollen unter keinen Umständen in eine KI-Antwort einfließen. Vielleicht existieren besonders sensible Bereiche, die das Unternehmen vollständig unter Verschluss halten will. Oder ein Partner hat vertraglich festgelegt, dass seine Daten nicht von einer KI verarbeitet werden dürfen.

Die technische Lösung: Unternehmen klassifizieren diese Daten entsprechend und versehen sie mit Double-Key-Encryption. Weder Copilot noch andere KI-Anwendungen können dann darauf zugreifen. Wichtig zu wissen: Vom Copilot-Suchindex lassen sich Daten nur sehr schwer oder sehr unsauber entfernen. Jedes Dokument ist Teil des semantischen Index für den gesamten Tenant – unabhängig davon, ob der Nutzer eine Copilot-Lizenz besitzt.

Insider-Risiken erkennen und eindämmen

Laut einer Studie von Exabeam sehen 64 Prozent der Cybersicherheitsexperten inzwischen eine größere Gefahr durch interne Bedrohungen als durch externe Angreifer. 53 Prozent berichten von einem Anstieg im vergangenen Jahr, 54 Prozent erwarten einen weiteren Zuwachs.

Microsoft Purview bietet für dieses Szenario dedizierte Funktionen: Das Insider Risk Management überwacht Datenflüsse in Echtzeit und erkennt riskantes Verhalten. Das System stößt automatisierte Untersuchungen an und aktiviert bei Bedarf Adaptive-Protection-Maßnahmen. Das eigentliche Blockieren gefährlicher Aktionen – etwa wenn jemand Kundendaten an eine private E-Mail-Adresse senden will – übernimmt Purview Data Loss Prevention (DLP).

Ein mächtiges Werkzeug ist der Aktivitäten Explorer. Er zeichnet bis ins Detail auf, was auf dem Microsoft-365-Tenant geschieht – inklusive sämtlicher Copilot-Prompts. Unternehmen sollten die Zugriffsrechte für dieses Tool jedoch äußerst restriktiv vergeben, da tiefgreifende Ermittlungen selbst Compliance-Risiken bergen.

Das Monitoring in Purview macht transparent, welche KI-Anwendungen Mitarbeiter tatsächlich nutzen. Unternehmen erkennen so, ob Copilot angenommen wird – oder ob die Belegschaft lieber weiterhin externe Tools wie ChatGPT einsetzt. Schatten-KI untergräbt nicht nur getätigte Investitionen in Unternehmensanwendungen. Sie stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar, weil Daten unkontrolliert das Unternehmen verlassen – ohne dass die IT davon erfährt.

Gastkommentar

Tool-FOMO oder: Warum wir KI nicht im Zuckerrausch kaufen sollten

Alte Daten und Prompts regelmäßig löschen

Eine gute Datenhygiene ist fast ebenso wichtig wie die Klassifizierung selbst. Über die Jahre sammeln sich in Microsoft 365 Unmengen an Altlasten an. Das belegt nicht nur Speicherplatz, sondern beeinträchtigt auch die Ergebnisqualität der KI. Denn Large Language Models wenden Wahrscheinlichkeitsrechnung an: Greifen sie auf große Mengen veralteter Daten zu, liefern sie schlechtere oder sogar falsche Antworten.

Auch alte Prompts verdienen Aufmerksamkeit, denn Copilot speichert automatisch alle Eingaben. Rechtlich besteht keine ausdrückliche Aufbewahrungspflicht. Je nach Branche können sich jedoch aus Aufsichts- oder Nachweispflichten – etwa im Finanzsektor – faktische Anforderungen ergeben. Wer alte Prompts regelmäßig löscht, reduziert das Risiko unangenehmer Überraschungen bei internen Untersuchungen.

Fazit: Compliance als strategischer Baustein

Compliance ist heute keine optionale Ergänzung mehr, sondern Grundvoraussetzung für den sicheren Umgang mit KI. Für Unternehmen im Microsoft-Ökosystem bietet Purview die zentrale Plattform, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen und den Überblick über Datenflüsse zu behalten.

Der Einstieg gelingt am besten mit wenigen Sensitivity Labels und grundlegenden DLP-Richtlinien. Externe Spezialisten helfen dabei, das System von Beginn an richtig aufzusetzen und typische Stolperfallen zu vermeiden. Denn eines ist klar: Compliance ist kein einmaliges Projekt. Unternehmen müssen ihre Maßnahmen kontinuierlich überprüfen und an neue Anforderungen anpassen. Nur so wird Purview vom reinen Werkzeug zum strategischen Baustein einer zukunftsfähigen Sicherheitsarchitektur.

(ID:50772053)