Der Schlüssel zur datengetriebenen Prozessoptimierung Process Intelligence vs. Business Intelligence

Unternehmen optimieren ihre Prozesse mit datengetriebenen Technologien. Process Intelligence (PI) und Business Intelligence (BI) sind zwei zentrale Methoden zur Analyse und Verbesserung von Geschäftsabläufen. Doch worin liegen die Unterschiede und welches Tool ist besser für die Prozessoptimierung geeignet?

Während viele mit BI-Plattformen für die Visualisierung von Datenanalyse-Erkenntnissen vertraut sind, ist PI ein neueres Konzept. Es gewinnt schnell an Zugkraft, da es die Prozessausführung nahezu in Echtzeit aufzeigen und Erkenntnisse liefern kann, die alle Prozesse, einschließlich RPA, verbessern. Process Intelligence, beginnend mit Process Mining, kann zu bemerkenswerten Verbesserungen der betrieblichen Effizienz, Kosteneinsparungen, fundierten strategischen Entscheidungen und Business Excellence führen. Damit können Unternehmen die Erwartungen ihrer Kunden erfüllen.

Was ist Process Intelligence (PI)?

Process Intelligence ist eine Sammlung neuer datenwissenschaftlicher Ansätze, die sich auf die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen über alle beteiligten Systeme und Anwendungen hinweg konzentrieren. Process Intelligence-Lösungen werden manchmal als neue Generation der Prozessanalyse bezeichnet. Sie gehen über das traditionelle Process Mining hinaus.

Eine Process-Intelligence-Plattform besteht aus den folgenden Kernfunktionen:

• Beim Process Mining bzw. KI-gestützter Prozessüberwachung werden tatsächliche Daten aus Informationssystemen verwendet, um ein Modell zu erstellen, das genau widerspiegelt, wie ein Prozess abläuft. Es besteht aus Ereignisprotokollen, Audit-Trails oder anderen Aufzeichnungen, die „Breadcrumbs“ darstellen.

• Task Mining umfasst die Erfassung und Analyse von Benutzer-Interaktionen mit Desktop-Anwendungen zur Durchführung von Aufgaben, die mit der Ausführung von Prozessen auf höherer Ebene zusammenhängen. Dies ist besonders wertvoll, wenn Ereignisprotokolle oder Audit-Trails keine detaillierten Informationen über bestimmte Prozessschritte enthalten.

• Die Prozessanalyse ist ein Tool, das speziell für die Interpretation von mehrstufigen Prozessdaten entwickelt wurde. Damit lässt sich feststellen, wie verschiedene Prozessausführungsmuster mit bestimmten Prozessmerkmalen korrelieren. Es ist von entscheidender Bedeutung für die Ermittlung von Engpässen, Ineffizienzen, Compliance-Verfehlungen und Verbesserungsmöglichkeiten.

• Bei der Prozessüberwachung handelt es sich um eine automatisierungsgesteuerte Überwachung laufender Geschäftsprozesse. Ihr Ziel ist es, Abweichungen vom erwarteten Verhalten schnell zu erkennen. Dieses Tool bietet die Möglichkeit, Benutzer zu benachrichtigen oder als Reaktion auf festgestellte Abweichungen Aktionen in verwandten Umgebungen auszulösen.

• Die Prozessvorhersage ist ein auf künstlicher Intelligenz basierender Ansatz zur Vorhersage künftiger Ergebnisse. Die wird durch Analyse aller möglichen Variationen früherer Prozessinstanzen erreicht.

• Mit der Prozesssimulation können Unternehmen „Was wäre wenn?“-Szenarien erstellen. Damit werden die potenziellen Auswirkungen von Änderungen an Prozessdefinitionen oder Ressourcenzuweisungen getestet. Sie können die Wirksamkeit von Entscheidungen zur Prozessoptimierung bewerten, bevor Zeit und Ressourcen für diese Änderungen eingesetzt werden.

Betrachtet man den „Order to Cash“-Prozess durch die Linse von PI, verlagert sich der Schwerpunkt auf ein umfassendes Verständnis aller Variationen und Muster innerhalb des gesamten Prozesses. Dies schließt die Auswirkungen verzögerter oder versäumter Schritte, die Auswirkungen der Prozessabfolge und die Beiträge verschiedener Personen in bestimmten Phasen des Prozesses mit ein.

So könnte die Process Intelligence beispielsweise aufzeigen, dass ein bestimmter Prozessschritt, wie die Auftragsprüfung, zu lange dauert und dadurch Verzögerungen verursacht, die sich auf den gesamten Prozess auswirken. Oder PI kann Fälle aufdecken, in denen wichtige Schritte wie Kreditprüfungen übersprungen werden, was zu einem erhöhten finanziellen Risiko für das Unternehmen führt. Process Intelligence bietet eine ganzheitliche Perspektive und kann entscheidende Einblicke in die Prozessdynamik und Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen.

Was ist Business Intelligence (BI)?

Business Intelligence hingegen ist ein technologiegestützter Prozess, der die Analyse und Präsentation von Geschäftsinformationen umfasst. Das Hauptziel von BI ist es, Unternehmen dabei zu helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese erhalten Einblicke in ihre Geschäftsabläufe, das Kundenverhalten, Markttrends und die Wettbewerbslandschaft.

Aus der Sicht des Analysten sind die wichtigsten Elemente von BI folgende:

• Datenanalyse: Analyse der Daten, um Muster, Trends und Anomalien zu erkennen.

• Datenvisualisierung: Darstellung der analysierten Daten in einer visuell zugänglichen Weise, z. B. in Form von Dashboards, Diagrammen und Berichten.

Wird der „Order to Cash“-Prozess mit BI-Tools überprüft, gibt es zahlreiche Möglichkeiten zu analysieren: wie viele neue Aufträge sind heute eingegangen oder wie verteilen sich die Aufträge auf der Grundlage von Verkäufern, Produktfamilien, Regionen usw. Mithilfe dieser Funktionen könnte ein Analyst die Anzahl der im letzten Monat eingegangenen neuen Aufträge nach Tagen aufgeschlüsselt analysieren oder die beliebtesten Produktfamilien. Er könnte sehen, wie sich diese im Laufe der Zeit verändert haben. Außerdem ließe sich die Regionen mit dem höchsten Verkaufsstapel oder die Verkäufer mit dem höchsten Auftragseingang ermitteln.

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Grenzen der BI bei der Prozessanalyse

Was BI nicht sagen kann ist, wie diese Metriken von der Ausführung anderer Teile des Prozesses beeinflusst wurden. Zumindest nicht ohne eine große Menge an benutzerdefinierter Entwicklung und komplexer SQL- oder verwandter Programmierung.

Könnte man z. B. feststellen, ob die Fälle, in denen bestimmte Verkäufer die meisten Aufträge erhielten, mit effizienten Kundeninteraktionen zusammenfielen, bei denen Anfragen umgehend bearbeitet wurden? Und könnte man umgekehrt feststellen, ob niedrige Auftragsraten mit langsamen Reaktionszeiten oder möglicherweise übersehenen Kundenanfragen korrelierten, bei denen der Versuch komplett ignoriert wurde? Hier versagt die BI, da sie nicht in der Lage ist, diese Zusammenhänge herzustellen und aufzuzeigen.

Process Intelligence vs. Business Intelligence: Die Unterschiede

Schwerpunkt:
Process Intelligence konzentriert sich auf die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen, wobei der gesamte Prozesslebenszyklus betrachtet wird. Business Intelligence konzentriert sich auf die tiefgreifende Analyse einzelner Prozessschritte.

Datenquellen:
Process Intelligence verwendet Ereignisprotokolle, Audit-Tabellen, Benutzerinteraktionen und Desktop-Aktivitäten als primäre Datenquellen. BI verwendet Daten aus verschiedenen Quellen. Diese beziehen sich auf einen bestimmten Schritt/Teil eines Geschäftsprozesses, um Muster, Trends und Anomalien zu analysieren und zu visualisieren.

Ergebnisse:
PI für die Prozessoptimierung liefert Erkenntnisse, die Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse helfen. Sie ermöglichen ein besseres Verständnis des globalen Kontextes bestimmter Schritte und der Variationen zwischen Prozessinstanzen. Business Intelligence bietet Einblicke, die Unternehmen helfen, fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Werkzeuge:
Process-Intelligence-Tools umfassen Process Mining, Task Mining, Analytik, Überwachung, Vorhersage und Simulationsfunktionen. BI-Werkzeuge umfassen in der Regel Dashboards, Berichte, Datenanalysen und andere Visualisierungsfunktionen für die Entscheidungsfindung durch Daten.

Wichtige Gemeinsamkeiten zwischen PI und BI

Process Intelligence und Business Intelligence haben Gemeinsamkeiten: Beide nutzen Unternehmensdaten zur visuellen Darstellung von Erkenntnissen. Damit unterstützen sie das Management, die Analyse und die Entscheidungsfindung in Unternehmen. Dieselben Data Warehouses können sowohl in PI- als auch in BI-Tools genutzt werden.

Die gewonnenen Erkenntnisse unterscheiden sich jedoch je nach den Fähigkeiten und Einschränkungen der jeweiligen Plattform. Dieses Wissen ist sowohl für Studienanfänger als auch für Berufstätige von grundlegender Bedeutung. Es bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen und die Optimierung von Geschäftsabläufen in einer datengesteuerten Welt.

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Process Intelligence und Business Intelligence: Was ist das Beste?

Business Intelligence und Process Intelligence mögen auf den ersten Blick ähnlich erscheinen. Sie dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken bei der Beobachtung und Analyse der Abläufe in einem Unternehmen. BI bietet Einblicke in einzelne Prozessschritte und ermöglicht eine detaillierte Analyse der herkömmlichen dimensionalen Aufschlüsselung. PI liefert ein umfassendes Verständnis der Geschäftsprozesse und Erkenntnisse für wirksame Verbesserungen.

Für diejenigen, die neu im Bereich Prozessoptimierung und automatisierte Analysen sind, ist es wichtig zu verstehen: BI und PI erscheinen zwar ähnlich, unterscheiden sich aber stark in ihren Fähigkeiten und Schwerpunkten. Beide sind für Unternehmen, die ihre Abläufe verbessern und sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen wollen, unerlässlich. Das Verständnis der Hauptunterschiede zwischen BI und PI ist entscheidend für die Auswahl der richtigen Werkzeuge und Ansätze, um die Unternehmensziele zu erreichen.

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